Tổng hợp các cách thức bảo dưỡng kho lưu hồ sơ tốt nhất

Bảo dưỡng kho lưu hồ sơ giúp cho việc lưu kho hồ sơ, chứng từ của doanh nghiệp tổ chức được thuận lợi và dễ dàng hơn. Vậy có những cách thức bảo dưỡng kho lưu hồ sơ nào?

Trong bài viết dưới đây, Lưu Hồ Sơ sẽ cùng bạn tìm hiểu và tổng hợp các cách thức bảo dưỡng kho lưu hồ sơ tốt nhất hiện nay nhé.

>>> Bài viết bạn nên xem:

Tầm quan trọng của việc bảo dưỡng kho lưu hồ sơ định kỳ

Các kho chuyên dùng để lưu hồ sơ, các loại hồ sơ cần bảo quản thì như nhiều bài viết trước chúng ta đã đề cập bạn cần phải xây dựng một kho lưu đầy đủ tiêu chuẩn để có thể bảo quản cho chúng thật an toàn trong một thời gian dài. Sắp xếp và vận hành kho lưu hồ sơ sao cho khi cần truy xuất chúng ta có thể truy xuất thật nhanh chóng và dễ dàng.

Vệ sinh kho lưu là quy trình cần thiết

Ngoài ra, còn một yếu tố mà chúng ta cần phải quan tâm nữa đó chính là quá trình bảo dưỡng hồ sơ. Hầu hết tất cả các loại công trình, máy móc, vật dụng…. Tất cả mọi thứ trong kho lưu của chúng ta sẽ không thể duy trì mãi ở một trạng thái nhất định. Lúc bạn xây dựng có thể nó đạt tiêu chuẩn, tuy nhiên 1 hay 2 năm sau thì tất cả mọi thứ sẽ xuống cấp.

Ở trên chính là lý do mà tại sao chúng ta cần thực hiện bảo quản kho lưu hồ sơ sao cho thật tốt để các loại hồ sơ lưu trữ của chúng ta luôn được duy trì mức độ bảo quản và bảo vệ một cách tốt nhất và hoàn hảo nhất.

Những tiêu chí cần đạt được khi thực hiện bảo dưỡng kho lưu

Trước khi bạn thực hiện việc bảo quản cho kho lưu hồ sơ của chúng ta, các bạn cần phải xác định được mình cần phải làm gì, làm theo thứ tự một cách tiêu chuẩn và đúng đắn nhất. Sau đây sẽ là các tiêu chí cực kỳ cần thiết mà chúng ta đặt ra để từ đó có thể xây dựng quy trình bảo dưỡng cho kho lưu hồ sơ của mình một cách trọn vẹn.

Chúng tôi sẽ đề cập lần lượt các yếu tố quan trọng theo thứ tự từ độ ưu tiên cao nhất đến thấp nhất để chúng ta có thể theo đó mà thực hiện công việc bảo quản hồ sơ lưu trữ của mình cho thật tốt và thật hoàn hảo, bảo vệ chúng giúp chúng luôn trong tình trạng tốt nhất trước khi được sử dụng nhé.

Đảm bảo an toàn cho hồ sơ, kiểm tra thật kỹ càng

Tiêu chí đầu tiên chính là hồ sơ. Sau một thời gian dài hoạt động, việc đầu tiên bạn cần kiểm tra không phải là các thiết bị, kho lưu mà chính là các loại hồ sơ này. Bạn cần kiểm tra xem chúng có còn nguyên vẹn không, có bị các tác động xấu như ẩm ướt, cong góc, rách hay bám bụi không để từ đó chúng ta có biện pháp xử lý nhanh chóng nhất có thể.

Kế đó là chúng ta cần phải di dời hồ sơ ra bên ngoài tạo khoảng không gian để có thể kiểm tra và bảo dưỡng cho kho lưu. Nơi chứa tạm phải là một nơi an toàn, tốt nhất là bạn phải dời ra theo thứ tự sắp xếp để đến khi bảo dưỡng xong kho lưu, để lại vị trí cũ chúng không bị xáo trộn.

Chắc chắn thiết bị bảo quản lưu trữ còn hoạt động tốt

Sau đó, bạn tiến hành kiểm tra các loại thiết bị chưa trong kho lưu hồ sơ (http://luuhoso.com) để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Chẳng hạn như kệ để hồ sơ, bạn kiểm tra xem chúng còn chắc chắn không, với các loại kệ sắt thì bạn phải xem chúng có bị rỉ sét không để sơn lại. Kệ gỗ thì bạn xem chúng có bị mối mọt ăn không nhất là ở phần chân.

Sau đó chúng ta tiến hành kiểm tra đến các loại máy móc như máy thông khí, máy ấy, máy điều hòa ẩm. Nếu đảm bảo chúng còn hoạt động tốt thì bạn mới đi đến bước tiếp theo. Còn không bạn phải thực hiện sửa chữa hoặc thay thế ngay lập tức để đảm bảo sự an toàn của toàn bộ hồ sơ được lưu trữ trong kho.

Chú trọng về vệ sinh

Tình trạng vệ sinh kho lưu cũng là vấn đề cần lưu ý. Trong quá trình vận hành chúng ta thường xuyên đi ra, đi vào nên môi trường bụi bẩn bay vào kho lưu, cát, bụi là điều không thể nào chúng ta có thể tránh được. Từ đó chúng ta cần phải vệ sinh lại thật sạch sẽ.

Cần làm trống kho lưu trước khi bảo dưỡng

Để cho quá trình này diễn ra nhanh chóng. Thông thường các bạn cần phải có kế hoạch vệ sinh kho lưu định kỳ hàng tháng, hàng tuần để giữ cho kho lưu luôn nguyên vẹn và đến khi bảo dưỡng kho lưu hồ sơ thì chúng ta cũng không phải mất nhiều thời gian cho vấn đề này.

Lựa chọn sử dụng dịch vụ nếu không đủ sức bảo quản kho lưu

Nếu điều kiện của bạn không cho phép để thường xuyên bảo dưỡng kho lưu, vệ sinh kho hay vận hành kho lưu thì để chắc chắn có nơi chứa hồ sơ an toàn, bảo mật chúng ta cần phải tìm ra được một hình thức khác hoàn hảo hơn để sử dụng. Thuê kho lưu trữ chính là một trong những hình thức tối ưu nhất.

Với dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ uy tín, chất lượng như Vinamoves, các bạn sẽ dễ dàng có được một nơi lưu trữ kho hồ sơ hoàn hảo nhờ các gói dịch vụ cho thuê kho, lưu hồ sơ cho chúng ta và từ đó chúng ta sẽ có được sự lựa chọn tốt hơn thay vì tốn tiền nhiều để xây dựng kho lưu, bố trí kho lưu thường xuyên và mang lại cho chúng ta nhiều hình thức đầu tư độc đáo nhất chúng ta có thể thực hiện được.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/