Bí quyết sắp xếp hồ sơ ngăn nắp – Thật dễ dàng tìm kiếm

Doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều cần có những hồ sơ tài liệu cần được lưu trữ. Việc lưu trữ hồ sơ hợp lý sẽ giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm hơn, sắp xếp được gọn gàng và ngăn nắp văn phòng hơn. Để tránh việc thất lạc, khó tìm kiếm chúng ta phải sắp xếp hợp lý. Đối với các doanh nghiệp có nhiều hồ sơ cần lưu trữ thì việc tìm một tệp hồ sơ không được sắp xếp ngăn nắp thì quả là điều không dễ dàng.

Bạn đã biết cách sắp xếp, lưu trữ hồ sơ một cách hợp lý chưa. Chúng ta cùng nhau chia sẻ những kinh nghiệm giúp cho việc sắp xếp giấy tờ một cách dễ dàng và ngăn nắp hơn. Mong rằng qua bài viết này sẽ giúp các bạn có thể rút ra kinh nghiệm để lưu trữ hồ sơ thật gọn gàng cho doanh nghiệp mình.

Lý do nên để hồ sơ của văn phòng gọn gàng ngăn nắp

Đầu tiên chúng tôi muốn chỉ ra những lợi ích, nguyên nhân để chúng ta cần phải sắp xếp giấy tờ, hồ sơ thật gọn gàng:

• Dễ tìm kiếm hồ sơ hơn, giúp giảm công sức và thời gian.
• Cất giữ được tốt hơn, giảm tình trạng thất lạc.
• Có thể lưu trữ hồ sơ quan trọng cách hiệu quả.
• Hồ sơ được sắp ngăn nắp sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được diện tích, từ đó có thể lưu trữ thêm nhiều hồ sơ.
• Văn phòng gọn gàng ngăn nắp sẽ được đánh giá cao, mang tính thẫm mỹ.
• Theo các chuyên gia phong thuỷ cũng khuyên chúng ta nên để văn phòng gọn gàng. Tránh hồ sơ, giấy tờ bề bộn như vậy sẽ mất tài lộc.

Cách sắp xếp hồ sơ gọn gàng

Các doanh nghiệp lớn và nhỏ đều đang lưu trữ một khối lượng giấy tờ tương đối nhiều. Các văn bản hợp đồng, hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhân viên, biên bản hành chính, các tài liệu quan trọng. Đôi khi chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nếu không có sự sắp xếp hợp lý. Chúng tôi gợi ý cho các bạn cách sắp xếp như sau. Chúng ta nên phân loại theo từng loại như biên bản hành chính, hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng, các hồ sơ chạy dự án của công ty. Phân loại cụ thể ra theo từng loại và cất riêng trong các ngăn tủ, hoặc nếu lựog hồ sơ quá nhiều thì cần có 1 tủ riêng.

Sau đó chúng ta còn phân theo thứ tự từng năm, từng quý, từng tháng và cả theo ngày đối với những chương trình, dự án của công ty. Còn đối với lưu trữ hồ sơ khách hàng hoặc hồ sơ nhân viên thì chúng ta sẽ lưu trữ theo thứ tự Alphabet. Còn đối với những giấy tờ không có nhóm cụ thể thì nên gôm lại cùng 1 nhóm và để nội dung cụ thể bên ngoài.

Việc sắp xếp như vậy rất tiện. Nếu cần tìm khách hàng hoặc hồ sơ nhân viên chúng ta chỉ cần nhớ tên là có thể dễ dàng tìm kiếm. Còn các chương trình, dự án của công ty thì dựa trên ngày thực hiện. Chỉ đơn giản vậy thôi thì chúng ta đã có thể dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp lưu trữ hồ sơ ngăn nắp hơn rồi.

Chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ uy tín

Đối với các doanh nghiệp có số lượng hồ sơ đạt mức tối đa hoặc văn phòng không còn chỗ sắp xếp thì chúng ta có thể tìm đến các đơn vị lưu trữ hồ sơ. Việc thuê kho lưu trữ hồ sơ sẽ giúp chúng ta bảo vệ an toàn cho các hồ sơ chứng từ ở điều kiện tốt nhất.

Công ty TNHH Dịch Vụ và Lưu Trữ Vina hiểu rõ những gì khách hàng cần, từ đó đưa ra những dịch vụ, sản phẩm phù hợp nhất với khách hàng. Tại đây chúng tôi có quy trình xuất nhập hồ sơ chính xác và nhanh chóng, phần mềm quản lý hồ sơ hiệu quả, hệ thống an ninh với hệ thống chống cháy, chống trộm và camera quan sát 24/24. Chúng tôi đã đạt được chứng chỉ ISO 9001-2015. Nên khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm và đặt niềm tin vào dịch vụ lưu trữ hồ sơ của chúng tôi.

Các tin có liên quan:

>>>>> Dịch vụ lưu hồ sơ an toàn giá rẻ quận 3 của Vinamoves.

>>>>> Cách sắp xếp lưu chứng từ kế toàn Vinamoves.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh

Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com