Các biện pháp kỹ thuật xử lý và bảo quản kho lưu trữ hồ sơ (Phần 1)

Sau khi xây dựng hoàn thành cho doanh nghiệp mình một kho lưu trữ hồ sơ thì chưa có nghĩa là đã giải quyết được mọi vấn đề về công tác lưu trữ. Trong công tác lưu trữ hồ sơ vấn đề không ngừng được xuất hiện. Kết thúc một vấn đề sẽ mở ra thêm những vấn đề khác, việc quản lý kho lưu trữ là cả một công đoạn không hề đơn giản.

bao-quan-kho-luu-tru-ho-so

Kiểm tra định kỳ bảo quản kho lưu trữ

Trong bài viết này hãy cùng Vinamoves tham khảo một số phương pháp bảo quản kho lưu trữ hồ sơ hiệu quả nhất mà chúng tôi đang áp dụng cho các hệ thống kho lưu trữ tại công ty.

>>> Bài viết bạn nên đọc: 

Trang bị hệ thống bảo quản kho lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn

Hệ thống chống ẩm 

Độ ẩm thấm chính là nguyên nhân chính gây ra mọi ảnh hưởng nghiêm trọng đến tuổi thọ của các tài liệu được lưu trữ, đồng thời cũng là nguyên dân hình thành nên nắm mốc, mối mọt… Chính vì thế, đầu tư hệ thống chống ẩm là điều quan trọng nhất. Đặc biệt đối với những kho lưu trữ được xây dựng ở những nơi có ẩm độ cao, gần sông có nhiều hơi nước. Để chống ẩm cho kho lưu trữ cần áp dụng các biện pháp sau:

– Thông gió: Dùng quạt thông gió hoặc mở cửa thường xuyên để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu được lưu trữ bên trong. Lưu ý: chỉ tiến hành thông gió trong kho khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhật độ ngoài kho tối thiểu là 5 ºC. Mở thông gió nhưng phải biết cách ngăn chặn côn trùng từ ngoài bay vào.

Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho.

– Dùng hóa chất hút ẩm: Đây là phương pháp chính nhằm diệt cũng như loại bỏ hoàn toàn những khí độc hình thành nên nấm mốc bên trong phòng. Bạn có thể dùng silicagel để chống ẩm hộp đựng hồ sơ vì nó có có thể tái sử dụng nhiều lần bằng cách sau 3 tháng sử dụng phải lấy silicagel ra khỏi hộp đựng hồ sơ và sấy khô ở nhiệt độ khoảng 130 ºC trong suốt 6 giờ rồi dùng lại.

– Ngoài ra bạn có thể dùng một số phương pháp phòng trang tốn nhiều chi phí như dùng máy hút ẩm để vệ sinh định kỳ, chạy máy điều hòa liên tục 24/7 trong suốt thời gian lưu trữ.

Chống mốc cho kho lưu trữ

Nếu bạn thực hiện tốt công đoạn phòng chống, thiết lập tốt hệ thống chống ẩm thì việc hình thành nấm mốc sẽ mất thời gian rất lâu mới đủ khả năng gây hại đến tài liệu được lưu trữ. Tuy nhiên, đối với những kho lưu trữ lâu tài liệu lâu dài việc xuất hiện nấm mốc cũng là điều khó tránh khỏi. Do vậy, một số biện pháp diệt nấm mốc sau đây chắc chắn sẽ có dịp để bạn sử dụng.

Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc. Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quan trọng bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.

Lưu ý chỉ dùng các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.

Các biện pháp kỹ thuật xử lý và bảo quản kho lưu trữ hồ sơ (Phần 1) vừa được Lưu Hồ Sơ chia sẻ trong bài viết, hy vọng có thể giúp ích được cho bạn. Để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác, hãy thường xuyên theo dõi website của chúng tôi nhé, hoặc liên hệ ngay qua thông tin bên dưới khi bạn cần thuê kho lưu trữ uy tín, giá rẻ.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/

Những trang thiết bị cần có trong kho lưu trữ hồ sơ
Các biện pháp kỹ thuật xử lý và bảo quản kho lưu trữ hồ sơ (Phần 2)
Menu
1800 9224