Các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Đối với việc kinh doanh hàng hóa thì vấn đề kiểm kê hàng tồn kho vẫn rất quan trọng. Với một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hợp lý thì sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức bỏ ra, đồng thời vẫn đảm bảo được sự chính xác.

Xem thêm:

Với nhiều doanh nghiệp thì tỷ lệ hàng tồn kho chiếm rất lớn trong tài sản kinh doanh. Vì vậy nên khâu kiểm kê hàng hóa tồn kho được đặc biệt quan tâm. Cần phải có một quy trình bài bản để có thể kiểm kê số lượng hàng hóa khổng lồ trong kho một cách chính xác nhất.

Trong bài viết ngày hôm nay, ta sẽ đi tìm hiểu về các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho cùng với Lưu Hồ Sơ nhé.

Những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên được áp dụng với các doanh nghiệp lưu trữ những sản phẩm, hàng hóa, thiết bị có giá trị cao. Ưu điểm của phương pháp này là có thể xác định được chính xác và liên tục lượng hàng tồn kho. Từ đó có thể hạn chế tối đa các vấn đề sai lệch, thất thoát.

Doanh nghiệp khi thường xuyên nắm bắt được tình hinh hàng hóa sẽ sớm có kế hoạch kinh doanh hoặc xả hàng. Tuy nhiên, nếu kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên thì sẽ tốn khá nhiều thời gian, lượng công việc dành cho người kiểm kho và kế toán cũng nhiều hơn đáng kể.

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ đã được lên kế hoạch hết sức cụ thể theo quy ước của doanh nghiệp trước đó. Có thể hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm sẽ được kiểm tra định kỳ 1 lần.

Xem thêm: Dịch vụ lưu chứng từ trọn gói TP HCM

Đây là hình thức được áp dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp hoặc trung bình, hàng thường xuyên phải xuất lẻ,… Ưu điểm của phương pháp kiểm kê này là sẽ không tốn nhiều thời gian như phương pháp kiểm kê thường xuyên.

Các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Hàng hóa tồn trong kho cần được tiến hành kiểm kê định kỳ, không nên để trong thời gian quá lâu sẽ dễ xảy ra nhầm lẫn hoặc sai sót. Việc sắp xếp kho hàng sao cho thật khoa học cũng đóng một vai trò rất quan trọng giúp cho việc kiểm kê được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Đầu tiên cần phải chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để quá trình kiểm kê được diễn ra thuận lợi. Sau đó thì hãy phân công nhân sự tham gia vào quá trình kiểm kê này thật hợp lý.

Thường thì nhiệm vụ này sẽ do thủ kho và kế toán đảm nhận, hoặc cũng có thể được giao cho quản lý phụ trách. Cần phải lên kế hoạch cho việc kiểm kê hàng tồn kho tại khu vực nào trước, khu vực nào sau, loại hàng hóa nào cần được ưu tiên kiểm tra,…

Các bước tiến hành kiểm kê hàng tồn kho

Các bước tiến hành kiểm kê hàng tồn kho

Các bước tiến hành kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Dựa vào phần mềm quản lý cùng với đó là các báo cáo về hàng tồn kho từ trước, bạn có thể lập bảng kê hàng tồn kho theo một danh sách đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự và khu vực một cách hợp lý.

Bước 2: Tiến hành việc kiểm tra số lượng hàng thực tế tại kho, sau đó ghi chú vào bảng kiểm kê đã được lập sẵn trước đó. Cần có 2 người cùng thực hiện việc này và ghi số liệu độc lập với nhau sẽ tăng tính chính xác cho việc kiểm kê.

Bước 3: So sánh số lượng hàng hóa giữa hai biên bản kiểm kê xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có thì cần phải kiểm kê lại lần nữa để có thể đưa ra được số liệu chính xác nhất.

Bước 4: Khi đã chốt lại được số lượng hàng hóa thực tế còn tồn trong kho, cần phải đối chiếu lại với số lượng được ghi trong báo cáo. Nếu xảy ra sự chênh lệch thì cần sự giải thích cụ thể từ người chịu trách nhiệm quản lý kho.

Bước 5: Sau khi giải trình về nguyên nhân có sự chênh lệch thì cần điều chỉnh lại sao cho đúng với số liệu thực tế đã kiểm tra.

Bước 6: Lập biên bản về quá trình kiểm kê hàng tồn kho, cùng với đó là yêu cầu xác nhận của các bên liên quan.

Hy vọng rằng qua bài viết này các bạn sẽ nắm rõ được các bước thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào khác, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp trong thời gian sớm nhất nhé.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: https://www.luuhoso.com
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

Quản trị hàng tồn kho là gì?
Tổng hợp mẫu bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa
Menu
1800 9224