Quản lý hồ sơ là một công việc vô cùng quan trọng và phải biết sắp xếp hay xem xét lại các văn bản hồ sơ trong một tổ chức đó. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ và quản lý hay tiêu hủy các vấn đề hồ sơ có liên quan.
Chính vì thế công tác lưu trữ hồ sơ là rất cần thiết và tiết kiệm được các chi phí mua sắm nhiều thiết bị. Đảm bảo thời gian cung cấp thông tin một cách kịp thời ngoài ra việc xử lý công việc một cách nhanh gọn và hiệu quả hơn. Hoặc có thể dễ dàng tìm kiếm khi nhân viên xin nghỉ hoặc vắng mặt.
Nguyên tắc lưu trữ cần thiết và vai trò của việc quản lý hồ sơ
Phải có nguyên tắc tuân thủ khi quản lý hồ sơ hệ thống vì thế cần có cách tiếp cận hồ sơ một cách nhanh chóng để có thể tìm đến khi cần. Hệ thống cần phải đơn giản và dễ hiểu để có thể vận hành nếu không thì rất dễ bị nhầm lẫn và điều này sẽ làm cho chậm trễ việc truy cập của bạn trong một thời gian rất lâu. Bởi vì thế khi chọn lựa cho mình một hệ thống lưu trữ thì các nhà doanh nghiệp cần phải bảo đảm tính linh động nhằm mở rộng và nhận được một số lượng nhiều loại hồ sơ khi cần đến. Đôi khi phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lấp đặt hệ thống lưu trữ và việc điều hành nó.
Đơn giản hóa việc lưu trữ
Đây là một lý do quan trọng để bảo đảm hồ sơ lưu trữ có thể được bảo đảm một cách an toàn. Xem xét đến các vấn đề như hỏa hoạn và sự hư hỏng do bụi đất, ánh sáng và độ ẩm của môi trường tác động lên hồ sơ. Hệ thống phải chính xác phải luôn được cập nhật việc lưu trữ không bị tụt lại phái sau. Phải luôn bảo đảm những tài liệu quan trọng dễ dàng tìm thấy khi cần và thiết lập hẳn một danh mục để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Sử dụng các màu sắc khác nhau để phân loại và lưu chứng từ nhằm có thể tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm.
Sử dụng màu sắc để lưu trữ
Việc phân loại thứ tự hồ sơ cần phải tuân theo những đề mục chắc chắn được nêu sẽ được ưu tiên lưu trữ trước. Việc phân loại hồ sơ phải dựa trên từ ngữ theo thứ tự của các chữ cái hoặc là chuỗi các chữ cái. Việc viết tắc là hoàn toàn không nên vì điều này có thể dễ dàng nhận biết với bạn nhưng sẽ rất khó khăn khi vấn đề này được giải quyết bằng một ai khác. Tài liệu nên chia thành từ nhóm nhỏ để lưu trữ và tìm kiếm một cách dễ dàng và cụ thể hơn.
