Các phương pháp lưu trữ hồ sơ ở Quận 7

Mục lục:

Hồ sơ có rất nhiều loại. Vì vậy để có thể lưu trữ hồ sơ một cách hợp lý nhất thì bạn sẽ cần phải biết đến những phương pháp. Từ đó công việc lưu trữ cũng như tìm kiếm đến hồ sơ mình cần mới có thể diễn ra một cách nhanh chóng nhất.

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ

1.Lưu theo vần, mẫu tự

Hồ sơ cá nhân thì nên bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tài liệu theo ngày tháng từ gần đến xa nhất.

Hồ sơ hỗn hợp thì sắp xếp các tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.

Hồ sơ cùng một tên nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.

>>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 7, quận 8, quận 9 TPHCM

Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên thì đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

Hồ sơ theo chủ đề thì đặt tên theo chủ đề cụ thể, không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung. Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề và sử dụng các công cụ hỗ trợ, cùng với các loại kẹp hồ sơ. Ngoài ra cần có thể một bản mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho việc tìm kiếm.

Hồ sơ theo địa danh thì cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề, và cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để truy tìm.

2.Lưu theo số, mã số

Hệ thống lưu trữ số liên lạc đơn giản và không hết số, và chỉ sử dụng số tự nhiên. Ngoài ra bạn có thể kết hợp chữ với số để tạo thành các mã số. Trong đó thường có chữ là các mã hiệu, số thì chỉ thứ tự trong mã đó.

3.Phương tiện và thiết bị lưu trữ

Sử dụng thêm các phương tiện lưu trữ đi kèm cùng với các vật dụng hỗ trợ tìm kiếm, và khoa học kỹ thuật sẽ giúp ít rất nhiều trong thời đại lưu trữ ngày nay, và phổ biến nhất là máy vi tính cá nhân.

>>> Bài viết có thể bạn quan tâm:

4.Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt là khi các tài liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ được những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.

Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.

Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.

Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.

5.Sắp xếp theo trình tự thời gian

Các tài liệu hồ sơ khi được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hay thời gian phát sinh. Hệ thống này thường sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp khác nhau do đó mà đây là một phương pháp lưu trữ được sử dụng phổ biến.

Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.

6.Sử dụng hệ thống lưu trữ hiện đại

Một vấn đề chủ yếu của lưu hồ sơ quận 7 là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có 2 biện pháp khắc phục cho điều này là sử dụng việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng, nằm trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ và nhỏ hơn.

Như vậy với những thông tin cung cấp trong bài viết chúng tôi tin rằng bạn đã có thể nắm được các phương pháp lưu trữ hồ sơ ở Quận 7, nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin bên dưới nhé. Đừng quên khi cần dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ chất lượng tại Tp Hồ Chí Minh hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com