Việc lưu trữ hồ sơ là một công việc rất quan trọng và đồi hỏi độ bảo mật cũng như là độ an toàn tuyệt đối cho hồ sơ. Bởi lẽ chúng rất dễ bị hư hại do những yếu tố tự nhiên như acid, nắng gió, nhiệt độ và độ ẩm của môi trường xung quanh. Ngoài ra còn do tác động của côn trùng, nấm móc hay các tác nhân hóa học khác. Bên cạnh đó còn có những yếu tố chủ quan do con người như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách và phương pháp bảo quản tài liệu không hợp lý cũng gây ảnh hưởng rất nhiều đến tài liệu. Chính vì thế người làm công tác bảo vệ hồ sơ cần có những kiến thức khoa học đặc biệt là về hóa học cũng như sinh học để có thể bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.
Những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu
Nguyên nhân đầu tiên đó chính là do môi trường mà cụ thể ở đây chính là nhiệt độ và độ ẩm . Việt Nam là một quốc gia nằm trong khí hậu nhiệt đới có nắng nóng cũng như mưa nhiều. Vì thế việc này ảnh hưởng rất nhiều đến công tác bảo quản hồ sơ của các doanh nghiệp nếu như không có cách quản lý cũng như là phương pháp bảo quản một cách hợp lý. Giấy và mực đều có một độ bền tương đối song nó sẽ mau chóng hư hỏng nếu như môi trường không được bảo đảm. Dù chúng ta không thể xóa bỏ được ảnh hưởng của môi trường. Nhưng có thể hạn chế sự ảnh hưởng của chúng một cách tương đối cũng là một công việc rất hiệu quả khi lưu trữ hồ sơ.
Hệ thống lưu trữ hiện đại
Việc theo dõi nhiệt độ và độ ẩm để có thể kiểm soát môi trường một cách hiệu quả đó chính là một việc bảo vệ chống lại sự thay đổi của khí hậu. Chúng ta biết rằng ảnh hưởng của bụi và hóa chất sẽ làm cho tài liệu dễ mục mủn sẽ dễ dàng làm cho tài liệu bị hư hỏng nhanh chóng hơn. Các hóa chất như gastoxin, photoxin,..để khử trùng foormaldehyl, thymol để xử lý nắm mốc và khử acid thì bao giờ cũng có một dư lượng hóa chất nhất định. Bụi sinh học có chứa các bào tử nấm mốc sẽ phát triển nhanh chóng nếu độ ẩm lớn hơn đến 70%.
Kho lưu trữ sạch sẽ
Ánh sáng cũng góp phần làm cho tài liệu hư hỏng một cách nhanh chóng hơn. Ánh sáng làm cho tài liệu bị suy yếu và làm cho giòn sợi giấy hơn. Có thể làm cho sợi giấy ngả màu vàng hoặc có thể sẫm lại làm cho chữ bị nhòa và khó nhìn hơn rất nhiều. Ngoài ra còn có tác nhân do côn trùng và nấm móc gây hại hồ sơ rất nguy hiểm.
