Các hệ thống vận hành lưu hồ sơ cần có

Như thế nào là vận hành kho lưu hồ sơ

Vận hành lưu trữ hồ sơ là một công đoạn mà chúng ta sau khi đã xây xong kho lưu, chúng ta bắt đầu cho hồ sơ vào trong tiến hành sắp xếp, lưu trữ.

Không giống như nhiều bạn thường nghĩ là vận hành kho lưu chỉ đơn giản là đem hồ sơ vào cất là xong. Trên thực tế lưu kho hồ sơ là cả một quy trình chuẩn mà bạn cần phải thực hiện với mục tiêu chính là giữ cho hồ sơ ngăn nắp, an toàn và có thể truy xuất khi chúng ta cần bất cứ lúc nào.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận, 6 TPHCM

Chuông chống cháy cho kho lưu

Và khi chúng ta thực hiện lưu trữ kho lưu hồ sơ, sẽ có nhiều yếu tố xoay quanh công đoạn vận hành chứ không chỉ có các yếu tố về xây dựng và đầu tư mà nhiều bài viết trước chúng tôi hay đề cập. Và qua bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng đi đến công đoạn lúc chúng ta vận hành kho lưu để tìm yếu các hình thức vận hành và hệ thống vận hành như thế nào là đạt tiêu chuẩn nhất mà chúng ta có thể thực hiện.

>>> Bài viết liên quan:

Các yếu tố cần có khi vận hành kho lưu hồ sơ

Qua quá trình lưu kho hồ sơ nhiều năm và thực hiện dịch vụ lưu chứng từ cho khách hàng, chúng tôi rút ra rất nhiều kiến thức mà trong đó có các yếu tố để vận hành kho lưu cho thật tiêu chuẩn và mang lại cho chúng ta nhiều yếu tố tiêu chuẩn hơn để cho chúng ta có thể mang lại cho mình những hình thức hoàn hảo nhất cho chúng ta thực hiện.

Sau đây là các yếu tố nhất định bạn cần thực hiện và quan tâm thực hiện để có tể có quá trình lưu trữ hồ sơ thật chuẩn cho chúng ta ngày nay.

Không gian của kho lưu trữ

Không gian không chỉ quan trọng lúc chúng ta bắt đầu thực hiện xây dựng kho lưu mà trong quá trình vận hành kho lưu không gian cũng rất quan trọng bạn cần sắp xếp hồ sơ sao cho lúc nào chúng ta cũng có khôn g gian thật tốt để chứa hồ sơ mới, các loại kệ bố trí phải hợp lý dễ dàng truy xuất hồ sơ cũng như dọn về sinh thường xuyên.

Đặc biệt khi không gian lưu kho hồ sơ sắp đầy chúng ta cần có những hình thức giải quyết tốt nhất để chúng ta có thể đem lại những hình thức giải quyết tối ưu như nới rộng kho lưu, xây thêm kho lưu hay thuê kho lưu phụ từ các dịch vụ lưu hồ sơ bên ngoài để có thể sử dụng.

Môi trường khi lưu trữ

Môi trường lưu trữ là một khái niệm rất quan trọng, chúng ta cần phải luôn giữ môi trường của không gian lưu trữ thật tốt và ổn định như lúc vừa mới thực hiện lưu kho thông qua nhiều yếu tố khác nhau mà chúng ta có thể thực hiện chẳng hạn như chúng ta thực hiện vệ sinh và kiểm tra kho lưu thường xuyên để đảm bảo kho lưu sạch sẽ không có quá nhiều bụi bặm đóng vào các kệ hay hồ sơ lưu trữ.

Lưu trữ hồ sơ

Hoặc chúng ta có thể đầu tư, nâng cấp các loại máy móc giúp cho môi trường kho lưu luôn được giữ thật ổn định.

Quản lý khi thực hiện lưu trữ

Và khi vận hành kho lưu trữ chúng ta nhất định phải có một nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp để thực hiện lưu trữ các loại hồ sơ, kiểm tra và sắp xếp định kỳ hồ sơ cũng như tổ chức bố trí hồ sơ sao cho thật tốt để nhanh chóng có thể đáp ứng được nhu cầu truy xuất các loại hồ sơ khi có nhu cầu mà chúng ta gọi đó là nhân viên quản lý kho hay bộ phận văn thư lưu trữ.

Các hệ thống vận hành kho lưu cần có

Vậy thì chúng ta để có thể đáp ứng được nhu cầu trên, bắt buộc chúng ta phải có hệ thống vận hành kho lưu thật tốt thông qua việc tổ chức đầu tư hợp lý và rõ ràng khi thực hiện công tác lưu trữ đầy thử thách này.

Và sau đây là hai tiêu chí chính trong vận hành kho lưu mà chúng ta cần biết, thực hiện sao cho thật tốt và hoàn hảo để đem về cho chúng ta thật nhiều yếu tố chuyên nghiệp đem đến cho mình các quy cách tốt hơn trong việc đảm bảo kho lưu trữ luôn vận hành tốt.

Hệ thống duy trì môi trường lưu

Kho lưu hồ sơ

Qua các hệ thống máy móc đảm bảo chất lượng như máy tuần hoàn khí, mà giữ khô kho lưu trong mùa mưa, chúng ta cần đầu tư nhiều loại máy có khả năng giữ vững yếu tố ổn định và chúng ta gọi là tính chuẩn mực của môi trường kho lưu.

Kế đó là vấn đề trọng tâm về bảo mật:

Hệ thống giảm sát, bảo vệ

Khi thực hiện lưu hồ sơ lúc nào chúng ta cũng cần đảm bảo cho kho lưu của chúng ta thật hoàn hảo và các loại hồ sơ lưu trong kho chỉ có những người có thẩm quyền mới có thể sử dụng và xem. Từ đó hệ thống kho lưu cần có camera giám sát, một bảo vệ đảm nhận nhiệm vụ luôn duy trì mọi hình thức tốt nhất trong kho lưu và có thể giúp cho chúng ta có được những hình thức hoàn hảo nhất để từ đó chúng ta đảm bảo kho lưu trữ của mình luôn đạt được các tiêu chí tốt và chuẩn nhất khi thực hiện ngày nay.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/