Mục lục:
Các yếu tố quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ là điều bạn cần nắm rõ trước khi đưa ra quyết định tìm thuê cho công ty một đơn vị lưu hồ sơ.
Dịch vụ lưu hồ sơ là giải pháp được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên để tìm được một đơn vị chất lượng mà giá thành hợp lý điều trước tiên bạn cần đó là hiểu rõ được các yếu tố định giá của một kho lưu trữ. Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.
>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ trọn gói quận Bình Thạnh, Phú Nhuận, Gò Vấp, Tân Bình
Quy trình lưu trữ hồ sơ
Tổng hợp, vận chuyển hồ sơ
Tiến hành tổng hợp tài liệu và đóng gói. Ở bước này, bạn có thể tự mình đóng gói hoặc nhờ nhân viên của đơn vị bạn thuê làm việc này. Sau đó, các thùng hồ sơ sẽ được phân loại và sắp xếp gọn gàng lên xe, vận chuyển về kho lưu trữ.
Tổng hợp, vận chuyển hồ sơ
Bảo quản hồ sơ
Hồ sơ được bảo quản trên kệ sắt, sắp xếp theo quy trình khoa học, dễ dàng trích lục khi cần thiết. Đảm bảo các yếu tố môi trường được vệ sinh thường xuyên. Ngoài ra, luôn đề cao việc an toàn dữ liệu lên hàng đầu, bảo mật tuyệt đối thông tin.
Bảo quản hồ sơ
Tra cứu hồ sơ
Khi cần sử dụng, bạn chỉ cần gửi email cho đơn vị lưu trữ. Dựa vào thông tin cung cấp hồ sơ sẽ được gửi trực tiếp đến bạn hoặc bản scan tùy theo yêu cầu.
Những giấy tờ, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ, hai bên sẽ thống nhất để tiêu hủy đúng theo quy định của pháp luật hoặc tiến hành hoàn trả lại về công ty.
>>> Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng chuẩn nhất
- Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục
- Hướng dẫn bảo quản tư liệu lưu trữ lâu ngày (Phần 1)
Các yếu tố quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ
Vị trí kho lưu trữ
Yếu tố đầu tiên đó chính là vị trí địa lý. Đối với kho lưu trữ ở những nơi trung tâm thành phố sẽ luôn có giá thành cao hơn so với các vùng lân cận ngoài trung tâm.
Vị trí kho lưu trữ
Hình thức lưu trữ
Các đơn vị lưu hồ sơ thường sẽ dựa vào số lượng thùng tài liệu lưu trữ của bạn chiếm bao nhiêu phần diện tích của kho để báo giá. Ngoài ra, còn có thể tính theo khối lượng hay số lượng thùng mà bạn sử dụng.
Số lượng hồ sơ cần lưu trữ
Số lượng càng nhiều thì giá dịch vụ sẽ càng cao. Tuy nhiên, về việc này bạn hoàn toàn có thể thương lượng với các đơn vị cung cấp để thống nhất mức giá hợp lý nhất cho hai bên.
Tần suất trích lục hồ sơ
Giá dịch vụ cũng sẽ tăng cao hơn nếu bạn có nhu cầu thường xuyên trích lục để sử dụng hồ sơ, lý do là vì nếu hồ sơ thường xuyên được lấy ra và cất vào sẽ khó khăn hơn trong việc quản lý, bảo quản hồ sơ.
Thời gian lưu trữ
Chi phí lưu kho sẽ được tính theo mỗi tháng bạn sử dụng dịch vụ, tuy nhiên nếu lưu trữ với thời gian dài việc này cũng hoàn toàn có thể thương lượng lại với đơn vị thuê để giảm bớt chi phí cho bạn.
Vị trí trong kho
Thường thì để được đặt tài liệu ở những vị trí dễ quản lý và trích lục như gần lối đi, ngang tầm với thì bạn phải trả khoản phí cao hơn so với những nơi khuất tầm nhìn. Chính vì vậy, tùy vào nhu cầu trích lục của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn một vị trí phù hợp trong kho.
Yêu cầu tính bảo mật
Có những loại hồ sơ có tính đặc thù bảo mật cao, cần được lưu trữ nghiêm ngặt như niêm phong, khóa, lưu không gian riêng,…việc này cũng sẽ quyết định đến giá dịch vụ lưu hồ sơ của bạn.
Yêu cầu tính bảo mật
Dịch vụ đi kèm
Ngoài phí dịch vụ cơ bản có thể sẽ có thêm một vài chi phí như thuê pallet, xe nâng, quản lý báo cáo xuất nhập tồn, tiêu hủy hồ sơ,…Về việc này bạn nên làm rõ và thương lượng với đơn vị lưu trữ trước khi quyết định sử dụng dịch vụ.
Qua bài viết chúng ta đã hiểu hơn về các yếu tố quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ để bạn có thể dễ dàng hơn trong việc lựa chọn được một đơn vị lưu hồ sơ chất lượng với giá thành hợp lý. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc về dịch vụ lưu hồ sơ chứng từ giá rẻ Tp Hồ Chí Minh cũng như toàn quốc.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
- Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
- Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com
Tác giả: Hoàng Nam
Nguồn: http://luuhoso.com/
