Mục lục:
Hồ sơ hay giấy tờ dữ liệu là những thứ vô cùng quan trọng đối với bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào. Bài viết này sẽ hướng dẫn mọi người cách bảo quản hồ sơ an toàn trong suốt quá trình vận chuyển bằng xe tải của Lưu Hồ Sơ.
Xe tải là một phương tiện thường được sử dụng trong việc vận chuyển hàng hóa, kể cả việc vận chuyển hồ sơ chứng từ đến kho lưu trữ. Vì tính chất quan trọng của hồ sơ, trước khi đưa hàng vào xe vận tải chúng ta phải có cách bảo quản hồ sơ để đảm bảo an toàn, tránh những rủi ro có thể xảy đến.
Khi nào cần vận chuyển hồ sơ?
Khi nào cần vận chuyển hồ sơ?
Các doanh nghiệp hiện tại đều phải lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật nhà nước. Những loại giấy tờ cần phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ, giấy tờ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.
- Tài liệu và các giấy tờ liên quan đến tài sản công ty.
- Báo cáo của ban kiểm soát, quyết toán và các bản thanh tra của các cơ quan ban ngành.
- Điều lệ, hồ sơ nhân sự…
Thời gian lưu trữ hồ sơ thường sẽ là 5 đến 10 năm. Một số loại giấy tờ quan trọng sẽ được quy định lưu trữ vĩnh viễn.
Xem thêm:
Với một số công ty hoạt động kinh doanh mua bán diễn ra thường xuyên, số lượng giấy tờ trên tích lũy trong vòng 5 năm sẽ rất nhiều. Khiến cho không gian lưu trữ tại trụ sở công ty sẽ không còn đủ chỗ. Lúc này bạn sẽ cần vận chuyển hồ sơ đến một trung tâm lưu chứng từ rộng rãi hơn.
Những rủi ro hay gặp phải trong quá trình vận chuyển hồ sơ
Những rủi ro hay gặp phải trong quá trình vận chuyển hồ sơ
Khi vận chuyển hồ sơ bằng xe tải, trong quá trình vận chuyển từ vị trí công ty đến kho lưu trữ sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề. Dưới đây là một số vấn đề hay gặp phải:
- Thất lạc hồ sơ: Đây là trường hợp hay gặp phải nhất và gây ra nhiều rắc rối khi vận chuyển hồ sơ. Có nhiều lý do không biết vô tình hay cố ý, bạn đã để sót hồ sơ ở xe tải hoặc bị rơi rớt trong quá trình vận chuyển.
- Hồ sơ bị ướt trong quá trình vận chuyển: Hầu hết quá trình đóng gói hồ sơ hiện nay đều bằng thùng carton và khi di chuyển bằng xe tải nếu gặp trời mưa sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Vì thùng của những chiếc xe tải thường không kín và dễ dàng cho nước mưa xâm nhập gây ướt hồ sơ.
- Hồ sơ bị giam giữ: Đây là trường hợp ít gặp nhưng cũng gây khá nhiều rắc rối là khi mà xe đang di chuyển nhưng bị thanh tra giao thông kiểm tra. Sau đó thu giữ toàn bộ giấy tờ đang vận chuyển trên xe để về xác nhận. Việc này thường thì sẽ lấy lại được nếu đúng đó là hồ sơ của công ty. Chỉ có điều sẽ mất thời gian.
Cách bảo quản hồ sơ an toàn khi vận chuyển
Cách bảo quản hồ sơ an toàn khi vận chuyển
Để có thể đảm bảo việc vận chuyển hồ sơ bằng xe tải diễn ra an toàn và trơn tru nhất. Bạn cần phải chú ý thực hiện đầy đủ các thao tác sau đây:
Sắp xếp giấy tờ gọn gàng
Việc sắp xếp giấy tờ gọn gàng sẽ giúp cho bạn dễ dàng hiểu được vị trí giấy tờ nằm ở đâu. Nhằm dễ dàng tìm kiếm sau này. Tốt hơn hết là đánh số thứ tự và ghi tên giấy tờ vào phía bên ngoài thùng để tiện quản lý sau này.
Nên chọn những xe tải có bạt che mưa
Khi vận chuyển bằng xe tải bạn nên xác nhận trước với phía dịch vụ cho thuê xe rằng nhất định phải vận chuyển bằng chiếc xe tải có bạt che mưa. Để hạn chế tình trạng bị ướt hồ sơ khi vận chuyển.
Nhắc tài xế đi đúng quy tắc an toàn giao thông
Tài xế xe tải cần tham gia khóa học bằng lái xe tải và tuân thủ theo đúng các quy tắc về an toàn giao thông đã được học. Như vậy sẽ vừa đảm bảo tính mạng cho người lái, vừa giữ an toàn cho hồ sơ quan trọng.
Những gì Trung tâm đào tạo lái xe dạy bạn nên vận dụng và đi đúng, tuân thủ luật giao thông để không bị vi phạm và gây giam giữ hồ sơ của khách.
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách bảo quản hồ sơ trong quá trình vận chuyển bằng xe tải. Hi vọng sẽ giúp ích cho mọi người khi cần vận chuyển hồ sơ. Lưu Hồ Sơ chúng tôi chuyên cho thuê kho lưu trữ hồ sơ cho các công ty doanh, nghiệp tại TPHCM. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.
Nguồn: http://luuhoso.com
