Kệ nhà kho dùng để lưu trữ hồ sơ, lưu trữ hàng hóa, tài liệu, sách, những vật dụng không cần thiết nhưng vẫn sử dụng,.. khi không cần thiết các bạn có thể cất chúng vào nhà kho đến khi cần thì mang ra sử dụng.
>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận Gò Vấp, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Tân Bình
Cách sắp xếp kho lưu hồ sơ
Kệ nhà kho rất cần thiết với các tài liệu, sách vở lâu năm cần được lưu trữ giúp cho sản phẩm, sách vở,… chống mối mọt, ẩm mốc nhưng để có thể sắp xếp sao cho kệ nhà kho hợp lý sạch sẽ là cả một quá trình cần thiết.
>> Bài viết liên quan:
- Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
- Những điều cần quan tâm khi lưu hồ sơ mùa mưa
- Cách bảo quản hồ sơ không bị xáo trộn
Cách sắp xếp kho lưu trữ hồ sơ
Việc bố trí sắp xếp kệ nhà kho sao cho an toàn hợp lý là vô cùng cần thiết vì đó là nơi lưu trữ tài liệu, sách vở của cơ quan hay xí nghiệp, hàng hóa hay những vật dụng không cần thiết ít sử dụng nhưng vẫn còn sử dụng. Tất cả những tài liệu, sách vở, những vật dụng này sau khi được đưa vào kho trên kệ lưu trữ vẫn được khai thác, tra cứu, sử dụng. Nhưng để bố trí, sắp xếp những tài liệu trên giá kệ chứa hàng nhà kho một cách ngăn nắp, khoa học, hợp lý và thuận lợi nhất cho việc khai thác sử dụng, đặc biệt khi diện tích kho lưu trữ không đổi mà tài liệu mỗi năm thì ngày càng tăng lên nhiều.
Lưu hồ sơ
Để thuận lợi cho việc tìm kiếm sử dụng, trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Thường xuyên dọn dẹp, nếu những sách vở, tài liệu, vật dụng trong kho nếu không cần thiết thì nên cân nhắc việc bỏ luôn chúng. Diện tích của một kho lưu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn được giao nộp, thu thập để đưa vào lưu giữ, bảo quản trong kho. Do đó, không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc giải phóng diện tích kho là rất cần thiết.
Do đó, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử sau đó hãy tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu bị bao hàm, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả, đồng thời giúp cho việc an toàn trong quá trình tìm kiếm tài liệu để trên kệ cao.
Hy vọng với bài chia sẻ mà dịch vụ lưu trữ hồ sơ chia sẻ trong bài viết có thể giúp bạn bố trí, sắp xếp kệ nhà kho lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp tổ chức mình sao cho an toàn gọn gàng nhất. Chúc các bạn thành công!
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
