Cách để chuẩn bị một kho lưu chứng từ cỡ nhỏ hiệu quả

Giới thiệu về kho lưu chứng từ diện tích nhỏ

Với nhu cầu lưu hồ sơ hay lưu chứng từ mỗi một doanh nghiệp mỗi khác hiện nay. Việc xây dựng các kho lưu trữ cũng rất đa dạng về kích cỡ. Tuy nhiên với tình hình chung về lưu kho hồ sơ ngắn hạn của các đơn vị đang thực hiện kinh doanh và co nhu cầu xây kho lưu trữ cỡ nhỏ thì đó chính là một trong những nhu cầu khá lớn hiện nay.

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

Các dạng kho lưu trữ cỡ nhỏ chính là các dạng kho xây dựng chung với các hệ thống công trình và thường thì chúng có diện tích chỉ cỡ bằng một văn phòng làm việc chuyên dùng để lưu trữ các dạng hồ sơ chứng từ có thời gian lưu ngắn từ các đơn vị kinh doanh không có nhiều hồ sơ phát sinh cần phải lưu trữ.

Thông thường thì một kho lưu trữ cơ nhỏ chỉ có diện tích dưới 10 m vuông. Tuy nhiên chúng cũng cần được trang bị đầy đủ các loại thiết bị cần thiết cho lưu trữ như hệ thống kệ lưu, các loại máy điều hòa, thông thoáng khí để giúp môi trường trong kho lưu luôn được giữ ở mức độ hoàn hảo nhất khi thực hiện lưu kho hồ sơ.

Nhu cầu khi xây dựng kho lưu cỡ nhỏ

Với các hệ thống kho lưu hồ sơ hay kho lưu hàng hóa (http://luuhoso.com/kho-chua-hang-hoa.html) cỡ nhỏ thì nhu cầu sử dụng và xây dựng chúng ngày nay thực sự rất cao. Trong thời buổi kinh tế hiện nay, các đơn vị công ty nhỏ lẻ, tầm, trung hoạt động trong các khu đô thị ngày càng nhiều. Họ có những loại hồ sơ cần lưu trữ nhưng không nhiều bằng các công ty lớn.

Tuy nhiên chúng vẫn khá chiếm chỗ, diện tích trong các khu văn phòng làm việc. Chúng cần một nơi để tập trung lưu trữ. Và từ đó nhu cầu sở hữu các kho lưu cỡ nhỏ dành cho các loại hồ sơ của các công ty doanh nghiệp này được hình thành.

>>> Bài viết liên quan: 

• Các thiết bị cần có trong một kho lưu chứng từ cơ bản
• Hướng dẫn khắc phục tải video up lên drive bị mờ và giảm chất lượng
• Hướng dẫn lưu trữ đám mây không giới hạn lớn nhất

Những đặc điểm cần biết về kho lưu cỡ nhỏ

Vậy, các loại kho lưu trữ hồ sơ cỡ nhỏ này có những đặc điểm gì. Cùng tìm hiểu qua bài viết hôm nay để so sánh mức độ nhu cầu về lưu trữ hồ sơ của bạn nên xây dựng kho lưu cỡ nhỏ hay cỡ lớn hoặc sử dụng các dịch vụ cho thuê kho lưu để đáp ứng nhu cầu về mặt lưu trữ của mình nhé.

Đầu tiên chính là mục đích để xây dựng, sở hữu và sử dụng kho lưu cỡ nhỏ này là gì?

Mục đích sử dụng

Ngày nay. Chúng ta có thể dễ dàng thấy được các hệ thống kho lưu dạng nhỏ ở rất nhiều đơn vị kinh doanh. Mục đích xây dựng của các loại kho lưu trữ dạng nhỏ này chính là để lưu trữ các loại hồ sơ bán hàng, kinh doanh không cần lưu trữ lâu và trong quá trình kinh doanh chúng cũng nảy sinh ra ít.

Từ đó loại kho lưu dạng nhỏ này vô cùng phù hợp với các đơn vị kinh doanh nhỏ và vừa, nơi mà các loại hồ sơ cần lưu trữ mỗi tháng không nhiều và không cần đến các hệ thống kho lưu hồ sơ lớn và cao cấp.

Ưu điểm khi xây dựng

Ưu điểm của các loại kho lưu dạng nhỏ này là tiết kiệm được chi phí đầu tư, xây dựng nhanh. Đôi lúc chỉ cần dành ra một văn phòng làm việc đang còn trống. Bố trí tủ kệ là chúng ta đã có được một kho lưu dạng nhỏ nhanh chóng rồi.

Chưa kể các loại kho lưu này thường tốn rất ít nhân sự. Đôi lúc chỉ cần một nhân viên quản lý kho lưu là đủ để vận hành kho lưu trữ dạng nhỏ cho chúng ta thật tốt.

Những điểm hạn chế

Tuy nhiên các dạng kho lưu này thường có trữ lượng lưu trữ khá khiêm tốn. Thời gian lưu không lâu vì nếu các dạng hồ sơ lưu trữ quá lâu chúng sẽ bị tình trạng không đủ chỗ để lưu trữ các loại hồ sơ mới.

Vì thế khi thực hiện đầu tư xây dựng các loại kho lưu nhỏ chúng ta cần phải tính toàn thật kỹ lưỡng để tiến hành xây dựng.

Cách chuẩn bị để xây dựng kho lưu cỡ nhỏ thật tốt

Như đã đề cập tuy là kho lưu dạng nhỏ nhưng bạn cũng cần đầu tư thật tiêu chuẩn như trong các dịch vụ lưu kho hồ sơ để chúng ta có thể thực hiện lưu hồ sơ thật khoa học và phù hợp.

Sau đây là các bước để chúng ta chuẩn bị quy trình xây dựng kho lưu dạng nhỏ thật tốt.

Phân tích nhu cầu lưu kho

Đầu tiên là tiến hành phần tích, chúng ta phải phân tích xem số lượng hồ sơ chúng ta dùng để lưu trữ là khoảng bao nhiêu một, tháng, lưu trữ cần tốn khoảng thời gian bao lâu để từ đó lựa chọn diện tích kho lưu và số lượng kho lưu cho phù hợp.

Thiết kế và xây dựng

Kế đó chúng ta cần có sự thiết kế, xây dựng và bố trí tủ kệ sao cho đủ với nhu cầu lưu kho hồ sơ mà chúng ta đã phân tích ở trên để có thể tiến hành lưu kho thật tốt và nhanh chóng.

Vận hành kho lưu cỡ nhỏ

Trong quá trình vận hành kho lưu cỡ nhỏ, tùy độ phức tạp của mô hình lưu trữ mà chúng ta đầu tư nhân viên quản lý kho lưu cho phù hợp và hãy nhớ vệ sinh kho lưu, kiểm tra tình trạng kho lưu định kỳ để kho lưu luôn có môi trường lưu trữ chuẩn bạn nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/