Làm thế nào để lưu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất

Để hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp được sắp xếp có quy trình và khoa học, Lưu hồ sơ sẽ đưa ra giải pháp làm thế nào để lưu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất.

Mặc dù đã quản lý file trên phần mềm, việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bản gốc là việc làm cần thiết đối với các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Sau đây sẽ là những phương pháp lưu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng để đảm bảo tính khoa học và an toàn.

>>> Bài viết tham khảo:

Lý do cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự

Lý do cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự

  • Lưu trữ hồ sơ của nhân viên là yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải tuân thì theo quy định của pháp luật. Theo quy định, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ trong vòng 5 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. 
  • Bộ hồ sơ nhân sự có ảnh hưởng tới quá trình làm việc, thời gian đóng góp và ảnh hưởng trực tiếp đến lương thưởng của nhân viên đó. Những hồ sơ này sẽ được bộ phận hành chính nhân sự lưu lại toàn bộ và có trách nhiệm bảo mật.
  • Dùng trong các đợt thanh tra, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp;
  • Giúp doanh nghiệp quản lý năng lực nhân viên, giúp đưa ra những định hướng phát triển nhân sự;
  • Hỗ trợ giải quyết một số vấn đề phát sinh với nhân viên hoặc có xảy ra tranh chấp xảy ra ngoài ý muốn.

Bộ hồ sơ nhân sự cần có những gì

Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ sẽ có những giấy tờ sau:

  • Bản khai sơ yếu lý lịch, tờ khai thông tin cá nhân của lao động;
  • Bản thông tin quá trình công tác tại doanh nghiệp như: thời gian thử việc, ngày làm chính thức, ngày thăng chức, chức vụ hiện tại của lao động;
  • Hợp đồng lao động, chế độ phúc lợi áp dụng cho nhân viên;
  • Thông tin trong quá trình công tác tại doanh nghiệp như ngày nghỉ phép, ngày đi muộn, tiến độ công việc…
  • Thông tin kỷ luật nếu có;
  • Thông tin chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc  nếu có;
  • Một số giấy tờ liên quan khác.

Cách lưu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất

Để lưu hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp thường áp dụng 2 cách hay sử dụng nhất là lưu trữ hồ sơ theo dạng văn bản và lưu hồ sơ trên phần mềm máy tính. Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 hoặc có thể lưu bằng cả 2 phương pháp để dễ dàng đối chiếu. Quy trình lưu hồ sơ nhân sự sẽ được thực hiện như sau.

Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Việc này rất quan trọng để giúp cho việc lưu trữ hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể phân loại theo chủ đề như : hồ sơ lý lịch, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm… Trong các nhóm này bạn có thể phân loại thành các nhánh nhỏ hơn như phòng ban, chức vụ, số năm làm việc, giới tính…

Ngoài ra còn một phương phương pháp phân loại theo thời gian làm việc, có thể phân loại theo tháng, theo quý nếu công ty lớn, có nhiều nhân viên; theo năm nếu công ty không có quá nhiều biến động về nhân sự. Mỗi nhóm thời gian bạn có thể phân thêm nhiều nhóm khác để việc tìm kiếm hồ sơ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

Bạn cũng có thể phân loại hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái, theo địa lý… Tùy theo tính chất, số lượng nhân sự mà bạn có thể lựa chọn phân loại hồ sơ phù hợp.

Lựa chọn nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự

Lựa chọn nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự

Nơi lưu trữ hồ sơ phải bảo đảm các quy định chung để giấy tờ được giữ nguyên vẹn trong nhiều năm. Kho lưu hồ sơ nhân sự cần thỏa mãn những điều kiện sau;

  • Nơi lưu hồ sơ khô ráo, thoáng mát, không có nguy cơ ẩm mốc hay thấm nước;
  • Không có côn trùng như mối mọt và động vật hay gặm nhấm như gián, chuột…Chúng sẽ làm hỏng hồ sơ của bạn;
  • Nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự đủ rộng để có thể lưu trữ được nhiều năm;

>>> Xem thông tin chi tiết  dịch vụ lưu trữ  hồ sơ chuyên nghiệp nhất tại TP HCM

Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Bạn tiến hành lưu trữ hồ sơ theo lựa chọn cách phân loại ở trên. Bạn có thể sắp xếp theo từng mục, cho vào từng bìa lưu trữ, có ghi tên mục phân loại và sắp xêp theo thứ tự bạn dễ quản lý nhất. Trước khi lưu trữ hồ sơ gốc, bạn nên nhập file mềm trên máy tính một cách chính xác để dễ truy xuất thông tin mỗi khi cần sử dụng.

Kiểm tra hồ sơ lưu trữ và cập nhật thường xuyên

Kiểm tra hồ sơ lưu trữ và cập nhật thường xuyên

Bạn nên có kế hoạch kiểm tra hồ sơ định kỳ để đảm bảo chất lượng lưu trữ và còn nguyên vẹn. Việc này cũng giúp bạn phát hiện ra được lỗi sai hay sự thất lạc hồ sơ để tự điều chỉnh và sửa chữa trong quá trình lưu trữ.

Những thông tin về lao động có thể thay đổi, thêm bớt liên tục. Việc sắp xếp khoa học sẽ giảm bớt gánh nặng cho bạn khi cần phải bổ xung, sửa đổi thông tin của nhân viên.

Lưu hồ sơ mong rằng những thông tin phía trên sẽ giúp bạn hiểu rõ được làm thế nào để lưu hồ sơ nhân sự hiệu quả nhất. Chúc bạn tháo gỡ được những rắc rối trong vấn để lưu trữ hồ sơ nhân viên và luôn hoàn thành tốt công việc của mình

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: http://luuhoso.com/lien-he 
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương
Nguồn: Lưu Hồ Sơ 

Hướng dẫn lưu kho đồ điện lạnh chuẩn nhất
Những điều cần biết khi lưu kho đồ vải tiết kiệm chi phí
Menu
1800 9224