Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng chuẩn nhất

Lưu hồ sơ xây dựng một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc bảo quản và quản lý hồ sơ. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng đúng cách sẽ như thế nào?

Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, số dự án cần được lưu trữ hồ sơ không chỉ một mà là rất nhiều. Sắp xếp chúng một cách hợp lý để có thể dễ dàng tìm thấy khi cần sử dụng quả thực là điều không hề đơn giản. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn điều đó.

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 7, quận 8, quận 9 TPHCM

Cách đựng hồ sơ xây dựng

Trước tiên để dễ dàng hơn trong việc quản lý, bạn cần lựa chọn tủ hồ sơ với nhiều ngăn khác nhau. Một chiếc tủ với nhiều ngăn sẽ có thể phù hợp để lưu trữ nhiều loại hồ sơ có kích thước khác nhau, phân loại theo từng dự án, lĩnh vực khác nhau cũng đơn giản hơn.

Ở ngoài mỗi ngăn tủ tiến hành dán tên ghi chú để thuận tiện trong quá trình tìm kiếm.

Trường hợp diện tích văn phòng của bạn không cho phép một tủ hồ sơ với kích thước lớn thì bạn có thể nghĩ đến loại tủ, kệ treo tường. Hình thức lưu trữ và ghi chú cũng tương tự như tủ thông thường nhưng lại tiết kiệm được cho bạn về không gian.

>>> Bài viết liên quan:

• Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục
• Hướng dẫn bảo quản tư liệu lưu trữ lâu ngày (Phần 1)
• Chia sẻ mẹo lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế

Lưu trữ hồ sơ bên trong các thùng có nắp đậy để bảo vệ và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Những giấy tờ cần lưu trữ lâu hay ít khi cần sử dụng đến thì có thể bảo quản chung một vị trí.

Ghi chú bên ngoài cho mỗi tập hồ sơ, lựa chọn bìa đựng phù hợp. Ví dụ tài liệu hay cần trích lục lấy ra sử dụng thì có thể sử dụng những loại bìa cứng hơn để tránh làm nhăn hồ sơ, loại ít dùng tới thì có thể dùng kẹp giấy, hay bìa mỏng để bảo quản.

Phân loại hồ sơ

Do lượng hồ sơ nhiều cũng như hiệu quả hơn trong việc trích lục tài liệu. Bạn cần phân loại chúng theo một số cách sau:

• Phân loại theo dự án: chia giấy tờ theo chi tiết từng dự án có thể là theo khu vực, thời gian hay đối tác.
• Phân loại theo chủ đề: giấy tờ có cùng chủ đề hay các đối tác hoạt động trong các lĩnh vực giống nhau, bạn có thể xếp chúng vào cùng một khu vực.
• Phân loại theo thời gian: dựa vào thời gian dự án hay thời hạn cần lưu trữ để phân loại

Sắp xếp hồ sơ 

Sau khi phân loại xong, việc tiếp theo của bạn là sắp xếp hồ sơ lên tủ sao cho hợp lý nhất.

• Sắp xếp theo thời gian: xếp theo thứ tự thời gian tăng hoặc giảm dần để có thể dễ dàng xác định khi cần tìm kiếm.
• Sắp xếp theo mẫu tự: dựa vào ghi chú bên ngoài, tên của các tập tài liệu, bạn tiến hành sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái.
• Sắp xếp theo tính chất: căn cứ theo mục đích sử dụng, giá trị tài liệu, có thường xuyên cần trích lục hay không? để có thể sắp xếp theo vị trí khu vực phù hợp.

Lập danh mục hồ sơ

Để quá trình tìm kiếm và quản lý sau này hiệu quả và nhanh chóng, bước tiếp theo bạn cần làm là lập danh mục cho những nhóm hồ sơ đã được sắp xếp theo quy tắc lên trên kệ.

Bạn tạo những danh mục cụ thể cho hồ sơ trong máy tính và thường xuyên cập nhật thông tin những hồ sơ lấy và bổ sung vào kho lưu trữ.

Lưu trữ hồ sơ xây dựng

Tùy vào mỗi doanh nghiệp và tính chất của tài liệu mà có thể sẽ có những quy tắc sắp xếp khác nhau sao cho hợp lý. Một vài gợi ý cho bạn về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng như sau:

• Thêm vào số thứ tự cho mỗi tập tài liệu
• Tất cả các tập lưu trữ đều phải được dán nhãn, ghi chú để làm dấu hiệu nhận biết khi tìm kiếm.
• Tạo danh mục, bảng excel để tiện cho việc quản lý hồ sơ, kiểm soát được quá trình xuất nhập kho của tài liệu.

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu được một vài gợi ý cho cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sao cho thật hợp lý và hiệu quả. Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí bạn hoàn toàn có thể tham khảo thêm các dịch vụ lưu hồ sơ đang được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất về dịch vụ lưu chứng từ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
• Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
• Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam

Nguồn: http://luuhoso.com/lien-he