Mỗi cơ quan, tổ chức bên cạnh việc bố trí các phòng làm việc đều phải bố trí các phòng làm việc đều phải bố trí kho lưu trữ hồ sơ, lưu chứng từ. Việc bố trí kho lưu trữ vô cùng cần thiết vì đó là nơi lưu trữ tài liệu, kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong nhiều năm. Sau khi được cho vào các folder thì sẽ tiếp tục được đưa đến kho lưu trữ vì các tài liệu này vẫn còn được khai thác, tra cứu, sử dụng thường xuyên.
>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ trọn gói quận Bình Thạnh, Phú Nhuận, Gò Vấp, Tân Bình
Kho lưu trữ hồ sơ
Nhưng làm sao để có thể bố trí, sắp xếp những tài liệu trong kho một cách ngăn nắp, khoa học và thuận lợi nhất cho việc sử dụng, đặc biệt khi diện tích kho lưu trữ không đổi mà tài liệu thu về mỗi năm một nhiều hơn luôn là vấn đề rất được quan tâm. Để bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý, khoa học, chúng ta phải thực hiện đồng thời các nội dung sau kết hợp với việc sử dụng văn phòng phẩm hợp lý.
Phải nắm rõ và thiết lập được thông tin về khối tài liệu có trong kho để bố trí vị trí sắp xếp tài liệu hợp lý:
Các bạn cần phải nắm rõ những thông tin cơ bản như tên các phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng, tài liệu rời lẻ hay tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh,… Đây là điều quan trọng, mang tính quyết định để có thể lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp.
>>> Bài viết liên quan:
- Nguyên nhân cần phải tối ưu môi trường cho kho lưu hồ sơ
- Những điều cần biết về lưu hồ sơ đối chiếu máy tính
- Những nhọc nhằn khi thực hiện tự lưu hồ sơ
Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết được những tài liệu nào thường xuyên khai thác, sử dụng, những tài liệu nào ít được khai thác, sử dụng để có thể bố trí các vị trí thuận lợi: Chẳng hạn như dùng kẹp giấy cố định các tài liệu cùng một công ty theo thứ tự ngày tháng,..
Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý
Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều sử dụng văn phòng phẩm giá cố định, sử dụng giá di động, vì thế để thuận lợi hơn cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng giữa các giá tài liệu nhất định phải có một khoảng cách tương đối để làm lối đi. Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 2 giá sát vào nhau để có thể tiết kiệm diện tích kho.
Sắp xếp các tài liệu lên kho lưu hồ sơ
Sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc được quy định:
Tài liệu sau khi được điều chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp. Dựa vào thông tin trên nhãn hộp tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoan giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào.
Đặt tên cho các giá đựng tài liệu
Để có thể thuận lợi hơn cho việc tra tìm, trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ nhận biết và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của khối tài liệu.
Thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ:
Như chúng ta đã biết, diện tích của một kho lưu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn được giao nộp, thu thập để đưa vào lưu giữ, bảo quản trong kho. Do đó, không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc giải phóng diện tích kho là rất cần thiết. Do đó, qua mỗi năm thì các tổ chức, doanh nghiệp nên thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ để có thể chứa và lưu trữ được nhiều tài liệu.
Cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ mà dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ Hồ Chí Minh – Lưu Hồ Sơ chia sẻ, hy vọng có thể giúp bạn trong việc tối giản hóa quá trình lưu trữ. Ngoài ra, để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác hãy thường xuyên theo dõi website của chúng tôi nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
