Cách sắp xếp, bảo quản lưu hồ sơ bằng phần mềm máy tính

Mục lục:

Các công đoạn lưu hồ sơ bạn cần biết

Các công đoạn của việc thực hiện lưu hồ sơ luôn cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, việc thực hiện lưu trữ hồ sơ cho tốt sẽ tránh tính trạng mất quá nhiều khoảng không gian trong văn phòng của chúng ta để thực hiện việc chứa đựng hồ sơ.

Ngoài ra tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi mà bạn cần truy xuất hồ sơ mà chúng được để quá lung tung. Từ đó việc lưu trữ hồ sơ trở thành một trong những công tác chính của kinh doanh mà chúng ta cần phải lưu ý để thực hiện cho thật tốt và thật toàn diện.

Phần mềm lưu hồ sơ

Vậy, công tác lưu kho hồ sơ này của chúng ta bao gồm các công đoạn nào. Sau đây chúng tôi xin liệt kê các công đoạn chuẩn của công tác lưu trữ hồ sơ mà các bạn cần biết để có thể thực hiện cho thật chính xác. Giúp cho hồ sơ lưu trữ của bạn luôn nằm trong tình trạng hoàn hảo và dễ dàng, không mất thời gian khi bạn tìm kiếm, truy xuất một loại hồ sơ nào rất lâu trước đó. Các công đoạn trên bao gồm:

Công đoạn phân loại

Công đoạn phân loại là một công đoạn cực kỳ quan trọng. Nó giúp cho các loại hồ sơ của bạn được hệ thống tốt hơn. Chúng ta thực hiện công đoạn này bằng cách chọn các loại hồ sơ giống nhau để chung một kệ. chẳng hạn như tài liệu, hồ sơ cá nhân hay các loại hồ sơ khác.

Kế đó là công đoạn sắp xếp:

Công đoạn sắp xếp

Công đoạn sắp xếp này chúng ta thực hiện để chúng theo thứ tự thời gian tùy theo số lượng nhiều hay ít mà mỗi kệ có thể theo năm, theo tháng để từ đó chúng ta khi cần tìm kiếm theo thứ tự thời gian thì thực hiện cũng dễ dàng hơn.

Kế đó là chúng ta cần phải đánh dấu các loại hồ sơ:

Công đoạn ghi chú, đánh dấu

Chúng ta để chung các tập hồ sơ có chung loại, theo mốc thời gian hay theo dự án tùy vào lĩnh vực kinh doanh của các công ty để cho chúng vào trong các gói bao bì có đánh dấu về thời gian để chúng ta có thể tìm kiếm theo khoảng thời gian một cách chuẩn hơn.

Với phần mềm, lưu trữ hồ sơ sẽ tiện lợi hơn

Và sau khi thống kế chúng ta cần phải có sự quản lý kỹ lưỡng các thông tin lưu trữ về vị trí sắp xếp, các loại kệ nào ở đâu. Các loại hồ sơ nào nằm trong kệ nào.

>>> Bài viết có thể bạn quan tâm:

Với phần mềm máy tính, lưu hồ sơ dễ dàng hơn

Khi sử dụng phần mềm hỗ trợ từ máy tính cho công đoạn này bạn sẽ thực hiện chúng một cách dễ dàng hơn. Các phần mềm lưu trữ trên máy tính chính là các phần mềm được viết ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý hồ sơ. Chúng được nghiên cứu kỹ càng về nhu cầu quản lý để có thể cung cấp cho người dùng những chức năng tốt nhất trong quản lý lưu kho hồ sơ.

Ưu điểm của các phần mềm này khi chúng ta ứng dụng chúng trong lưu trữ hồ sơ là gì?

Các ưu điểm của lưu hồ sơ bằng phần mềm máy tính

Thứ nhất, với sự tiện ích của các chức năng có trong phần mềm. Việc bổ sung thêm thông tin dữ liệu của các loại hồ sơ mới như chúng sẽ được thêm vào kệ nào, ngăn nào và trong bao bì hồ sơ nào một cách nhanh chóng.

Thứ hai khi truy xuất, chỉ với một số thao tác đơn gian chúng ta cũng có thể tìm ra được vị trí chính xác của loại hồ sơ cần tìm mà không phải tra sổ sách lâu lắc như khi xưa. Từ đó các loại phần mềm quản lý hồ sơ dành cho máy tính có thể giúp cho chúng ta quản lý hồ sơ tốt, chính xác, nhanh chóng và tiện lợi hơn các cách ghi chép cũ kỹ khi xửa rất nhiều.

Cách thức lưu hồ sơ bằng phần mềm máy tính

Để có thể sử dụng thật tốt phần mềm quản lý các loại hồ sơ. Đầu tiên chúng ta cần phải xác định các yếu tố để lựa chọn như sau:

Chọn mua phần mềm quản lý

Ngày nay có rất nhiều phần mềm quản lý hồ sơ được kinh doanh trên thị trường. Để có được tính năng sử dụng cao nhất, sự cập nhật tốt nhất bạn cần phải lựa chọn các phần mềm bản quyền. Được xây dựng và phát triển bởi các nhà cung cấp phần mềm uy tín để đảm bảo cho tính năng sử dụng của chúng ta. Hạn chế sử dụng các phiên bản thử, miễn phí vì chúng rất hay sản sinh các lỗi gây mất dữ liệu.

Và lựa chọn phần mềm còn phụ thuộc vào nhu cầu quản lý hồ sơ của các bạn nữa. Các bạn cần phải xác định quy mô lưu trữ, nhu cầu để chọn gói dịch vụ phần mềm tốt nhất. Thường đây là các yếu tố mà các dịch vụ lưu hồ sơ thường tập trung quan tâm và đầu tư cho mình.

Tiến hành nhập liệu, ghi chú giữa hồ sơ và máy tính

Sau khi có được các phần mềm tiêu chuẩn. Bạn chỉ cần cẩn thận nhập vào các số liệu yếu cầu từ phần mềm để phần mềm tiến hành lưu trữ có hệ thống. Sau đó khi mà bạn cần tìm kiếm theo tên, ngày thì phần mềm sẽ dễ dàng trả ra cho bạn các kết quả tốt nhất nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc lưu trữ thủ công trước đây của chúng ta.

Trên đây là cách sắp xếp, bảo quản lưu hồ sơ bằng phần mềm máy tính mà Lưu Hồ Sơ muốn chia sẻ, nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin bên dưới đẻ được tư vấn và hỗ trợ. Ngoài ra, để sử dụng dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận 6 TPHCM, thì hãy để Lưu Hồ Sơ hỗ trợ bạn nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/