Cách sắp xếp lưu chứng từ kế toán Lưu Hồ Sơ

Sắp xếp, lưu chứng tư đối với một cơ quan kế toán rất quan trọng nhất là tình hình hiện nay có những công ty đến 5 năm còn chưa quyết toán xong và các kế toán không làm liên tục trong một thời gian dài trong một công ty, thì những người kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế toán cũ nếu như việc sắp xếp không có kha học. Tùy vào số lượng hóa đơn chứng tư cũng như tình hình thực tế quy mô của từng công ty mà kế toán sẽ có những  cách sắp xếp lưu trữ hệ thống lưu chứng từ kế toán. Dưới đây Lưu Hồ Sơ xin chia sẻ với bạn cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học, hợp lý để dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ trọn gói quận Bình Thạnh, Phú Nhuận, Gò Vấp, Tân Bình

Cách sắp xếp lưu chứng từ tại Lưu Hồ Sơ

1.Công tác sắp xếp chứng từ gốc

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,…có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi, hóa đơn bán ra phải có phiếu thu, nếu thanh toán qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng.

Lưu chứng từ

Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, Môn Bài, TTDB, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNDN tạm nộp hàng quý…

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và Biên bản nghiệm thu, thanh lý nếu có. Trường hợp này chỉ áp dụng khi bán hàng thu được tiền mặt với điều kiện hóa đơn VAT < 20.000.000đ vì theo quy định hóa đơn > 20.000.000đ phải thanh toán qua ngân hàng nếu không thanh toán qua ngân hàng thì phần thuế GTGT đó của bên mua sẽ không được khấu trừ Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.

Nếu phát sinh trên 20 triệu:

  • Với công ty xây dựng: phải làm hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu , biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán, chuyển khoản; hóa đơn gtgt bán ra
  • Công ty thương mại, dịch vụ: Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có,…

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

>>> Bài viết dành cho bạn: 

2.Sắp xếp bao cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuấ nhập khẩu, môn bài, tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

Lưu chứng từ

3.Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

Sắp xếp, lưu chứng từ đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra.

Kiếm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương, hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.

4.Hồ sơ pháp lý

Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng.

Các công văn đến và đi liên quan đến cơ quan thuế.

Trên đây là dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ, chất lượng của Lưu Hồ Sơ sẽ giúp cho bạn đỡ mất thời gian trọng việc quản lý cũng như thực hiện, cũng như giảm đi được những gánh nặng chi phí hàng tháng cho mình. Đó là điểm lợi ích to lớn của chúng tôi.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/

 

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ ở Quận 7
Bí quyết sắp xếp hồ sơ ngăn nắp – Thật dễ dàng tìm kiếm
Menu
1800 9224