Cách sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán sao cho khoa học, phù hợp là điều quan trọng và thiết yếu nhất trong công việc của người kế toán thuế. Ngoài việc để có thể lưu trữ thì chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần dùng
Phụ thuộc vào số lượng hóa đơn chứng từ và tình hình thực tế trên quy mô kinh doanh của từng doanh nghiệp và công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán khác nhau.
>>> Bạn nên biết: Mẹo lưu chứng từ và hồ sơ một cách khoa học
Công tác lưu hồ sơ
1. Công tác sắp xếp – lưu trữ chứng từ gốc
Chúng ta cần phải sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã được in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng, bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.
Các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào và đầu ra được kẹp chung với các tờ khai thuế GTGT hàng tháng phải nộp cho cơ quan thuế. Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo hóa đơn bán ra và kẹp theo phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có thể.
>>> Bài viết liên quan:
- Những điều cần quan tâm khi lưu hồ sơ mùa mưa
- Cách bảo quản hồ sơ không bị xáo trộn
- Tiến trình quản lý hồ sơ trong văn phòng
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Khi sắp xếp báo cáo mà đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là:
Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.
Hệ thống lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
Hệ thống lưu trữ
Tất cả các hợp đồng gốc có dấu mực đỏ đều được tập hợp và lưu trữ tại phòng kế toán. Tập hợp phân loại theo từng dự án, nội dung công việc vào từng hồ sơ lưu trữ có tên đề án. Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ lại một bản gốc, các bản gốc còn lại thì phòng hành chính lưu trữ.
Sắp xếp hồ sơ
Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gồm các tài liệu sau:
- Tờ trình, kế hoạch
- Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá….
- Hợp đồng gốc.
- Các phụ lục ký thêm.
- Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán.
- Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý.
- Các chứng từ nộp thuế (nếu có).
- Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo.
- Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay ngân hang.
- Các biên bản thoả thuận khác (nếu có).
- Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan.
Hy vọng với bài chia sẻ mà dịch vụ lưu trữ hồ sơ chia sẻ trong bài viết có thể giúp bạn sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế của doanh nghiệp, tổ chức mình sao cho an toàn gọn gàng nhất. Chúc các bạn thành công!
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
