Mục lục:
Việc tìm hiểu những cách sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách hợp lý luôn là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Bởi vì tài liệu luôn là những tài sản quý giá đối với mọi cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong việc quản lý và vận hành hoạt một một cách tốt nhất.
Cách sắp xếp tài liệu trong khi lưu trữ phù hợp nhất sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều về thời gian, công sức của cá nhân, doanh nghiệp đó. Vậy nên nếu như bạn đang quan tâm đến vấn đề này thì những thông tin dưới đây từ lưu hồ sơ sẽ giúp bạn làm được điều đó, hãy cùng xem qua nhé.
Nắm rõ thông tin tài liệu để thực hiện cách sắp xếp trong kho lưu trữ phù hợp
Để thực hiện tốt nhất những vấn đề này thì bạn cần biết chính xác những thông tin về tài liệu mà mình đang muốn lưu trữ, ít nhất là những thông tin cơ bản như: tên, thời gian, loại hình và số lượng tài liệu cần lưu trữ để lựa chọn vị trí sắp xếp sao cho phù hợp nhất.
Dựa vào những thông tin về tài liệu thì bạn sẽ biết được tài liệu nào thường xuyên được khai thác, ít khai thác để bố trí cho phù hợp như:
Ví dụ: Kho lưu trữ của doanh nghiệp A có 2 phông lưu trữ:
– Một là dành cho chiến lược phát triển trước đây, hai là phông chiến lược phát triển về sau.
+ Trong đó những hồ sơ liên quan đến chiến lược phát triển trước đây bạn có thể sắp xếp ở những vị trí ở xa như ở giữa hoặc cuối kho.
+ Đối với chiến lược hiện tại thì cần sắp xếp ở những vị trí thuận lợi để tiện sử dụng khi cần đến.
Cách sắp xếp này khá là phổ biến, tuy nhiên vẫn có nhiều nơi không quan tâm lắm nên dẫn đến các vấn đề mất khá nhiều thời gian để tìm và lấy ra sử dụng khi cần đến.
⇒ Tin cần xem: Lưu chứng từ giá rẻ quận 12
Sắp xếp các giá tài liệu sao cho hợp lý nhất
Hiện nay, hầu hết đa phần các doanh nghiệp thường sử dụng các giá cố định thay vì giá di động vì vậy nên nếu muốn thuận lợi trong việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ việc khai thác, sử dụng thì giữa các tài liệu đều cần phải có một khoảng cách tương đối để làm lối đi. Đối với giá tài liệu chỉ để được một mặt trước thì ta nên sắp xếp mặt sau của cả hai giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.
Sắp xếp tài liệu theo các nguyên tắc đã được quy định sẵn từ trước
Những tài liệu sau khi được chỉnh lý đều sẽ được sắp xếp vào các hộp ( cặp) và dựa vào thông tin trên nhãn hộp sẽ được sắp xếp theo giá và trật tự của số được ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và trong mỗi khoang giá được xếp theo hướng quay mặt vào giá.
Trong cả kho thì tài liệu thường được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc chính xác là từ trái qua phải và từ ngoài vào trong theo hướng người đi từ cửa vào kho.
⇒ Xem thêm: Hướng dẫn cách lưu hồ sơ khoa học nhất
Đặt tên các giá tài liệu theo quy trình có sẵn
Để thuận lợi cho việc tra tìm thì trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu và tên các bảng giá này sẽ chính là tên phông hoặc tên khối tài liệu đặc trưng nào đó để dễ nhận biết nhất và số thứ tự của giá tài liệu cũng sẽ được để cố định trật tự trên các giá trong kho và cố định các vị trí cần thiết của từng khối tài liệu.
Đó là những cách sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng để lưu trữ sao cho phù hợp. Hoặc nếu như doanh nghiệp bạn không có nhiều thời gian và diện tích để làm kho lưu trữ thì có thể liên hệ với các đơn vị dịch vụ thuê kho lưu trữ hiện tại để được tư vấn và sử dụng dịch vụ.
Lưu Hồ Sơ cũng là một trong số những đơn vị giúp bạn làm tốt được điều này và khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi bạn sẽ không cần phải thực hiện các cách sắp xếp tài liệu phù hợp với kho lưu trữ đó mà tất cả sẽ đều được nhân viên làm hết. Điều bạn cần làm là chỉ quản lý tất cả hồ sơ với chiếc điện thoại của mình ở bất kỳ đâu chỉ cần có internet.
