Cách sắp xếp và lưu trữ hồ một cách khoa học hiệu quả

Hồ sơ lưu trữ luôn là một trong các tư liệu các nhân hay tổ chức cần phải bảo quản một cách bảo mật và an toàn. Những thông tin và số liệu ghi bên ngoài hồ sơ như tên hồ sơ hay những thông tin cơ bản khác nhau tùy vào từng loại hồ sơ. Bên trong mỗi hồ sơ phải được sắp xếp các tư liệu một cách khoa học. Vậy phương pháp lưu trữ như thế nào mới hiệu quả và thường hay áp dụng cho vấn đề lưu trữ hồ sơ của các doanh nghiệp.

Lưu trữ hồ sơ bằng những phương pháp khoa học

Với vấn đề lưu trữ hồ sơ cá nhânvào bìa kẹp hồ sơ tên riêng biệt bên ngoài thì ghi tên và những thông tin cơ bản khác nhau liên quan đến quá trình lưu trữ. Bên trong mỗi hồ sơ thì phải sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần đến xa nhất. Với loại hồ sơ hỗn hợp thì phải sắp xếp theo mẫu để dễ truy tìm các tư liệu. Với hồ sơ cùng tên và phát sinh một cách liên tục thì phải được phân loại theo từng giai đoạn. Trường hợp các hồ sơ khác nhau nhưng cùng một tên thì phải đặt những mã phụ hoặc sử dụng các bìa hồ sơ có màu sắc khác nhau để phân biệt.

Bảo mật an toàn

Bảo mật an toàn

Với hồ sơ theo chủ đề thì tên của chủ đề thì phải được đặt tên một cách cụ thể để có thể dễ dàng nhận biết. Không dùng các chủ đề mơ hồ và quá chung chung vì điều này sẽ làm cho ngườ quản lý trở nên rối hơn trong quá trình tìm kiếm. Tốt nhất thì bạn nên sử dụng các thẻ hướng dẫn theo mẫu tự hoặc là thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính. Ngoài ra bạn cũng có thể lưu trữ hồ sơ trên máy tính một cách dễ dàng tuy nhiên thì độ bảo mật và an toàn có thể không đảm bảo. Vì nếu như máy tính hư hỏng và không có hệ thống lưu trữ dự phòng thì rất dễ mất hết tất cả dữ liệu liên quan.

Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ

Ngoài ra cách lưu trữ hồ sơ theo mã số cũng được rất nhiều người sử dụng với các loại hồ sơ được lưu trữ một cách liên tục tăng dần thì sẽ không đơn giản và không hết số. Thường thì hệ thống lưu trữ sẽ sử dụng các số tự nhiên dễ đánh số và tăng dần theo số lượng hồ sơ. Sử dụng kết hợp giữ chữ và số mà trong đó thì thường sẽ có các mã hiệu để có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng. Phương pháp sử dụng số để phân loại hồ sơ một cách thuận tiện. Và phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau để phân tán hoạt động lưu trữ.

Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học
Mẹo quản lý và bảo quản tài liệu cho doanh nghiệp
Menu
1800 9224