Chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

Lưu trữ hồ sơ theo ISO chính là một phương pháp lưu trữ, quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn Quốc tế. Chúng sẽ thực hiện theo một quy tắc, được gọi là quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.

Vai trò lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp là điều bắt buộc và rất quan trọng liên quan tới hoạt động trong kinh doanh cũng như đảm bảo về tính pháp lý. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách bố trí lưu trữ hồ sơ khác nhau, nhưng hiện nay lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO đang được thịnh hành và được nhiều đơn vị áp dụng. Cùng đi tìm hiểu chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

>>> Bài viết cùng chuyên mục:

Các tiêu chuẩn  lưu trữ hồ sơ theo ISO

Các tiêu chuẩn  lưu trữ hồ sơ theo ISO

Các tiêu chuẩn  lưu trữ hồ sơ theo ISO

Theo tiêu chuẩn ISO này, các đơn vị lưu hồ sơ phải đáp ứng được tất cả các tài liệu sau đây:

  • Chính sách quy chuẩn chất lượng;
  • Mục tiêu chất lượng của tổ chức lưu trữ hồ sơ;
  • Mục tiêu chất lượng phân loại theo từng cấp phòng ban;
  • Sổ tay ghi chép chất lượng;
  • Đảm bảo thực hiện 6 thủ tục cơ bản của lưu trữ hồ sơ bao gồm kiểm soát tài liệu hồ sơ, đánh giá nội bộ, kiểm tra rà soát sản phẩm không phù hợp, cách khắc phục, hành động phòng ngừa

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015 sẽ kiểm soát theo quy trình sau đây: nhận biết hồ sơ, bảo quản hồ sơ, sử dụng hồ sơ, xác định thời gian lưu trữ và các phương pháp hủy hồ sơ.

Nhận biết hồ sơ

Theo tiêu chuẩn ISO, việc tạo hồ sơ, cập nhật, lưu trữ hồ sơ cần được thỏa mãn những yếu tố sau:

  • Dấu hiệu nhận biết và sự mô tả: thể hiện qua thời gian lập hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, hồ sơ phòng ban nào, tác giả hoặc có số tham chiếu;
  • Định dạng hồ sơ: có thể là hình ảnh, video, ngôn ngữ, giấy tờ…;
  • Sự xem xét và phê duyệt;

Quy trình nhận biết hồ sơ bắt buộc phải quy định về mã ký hiệu của biểu mẫu làm gốc, có số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ nhanh và chính xác. Các phòng ban phải có danh mục phân loại hồ sơ để nắm rõ số hồ sơ phòng mình đang lưu trữ. Từng loại hồ sơ phải có danh sách truy xuất cụ thể.

Bảo quản hồ sơ

Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà doanh nghiệp nên quy định các lưu trữ riêng, nhưng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ:

  • Hồ sơ phải được lưu trữ trong các loại bìa còng, bìa cứng hoặc các hộp đựng hồ sơ có thể bảo quản tốt;
  • Các hồ sơ lưu phải được phân loại rõ ràng, tùy theo tính chất của hồ sơ như phân loại về thời gian, phân loại khách hàng…
  • Tiêu đề các File lưu hồ sơ phải được phân loại rõ ràng và lưu trong bìa màu khác nhau;
  • Hệ thống quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn này nhắm đến sự tiện lợi, nơi lưu trữ phải được kiểm soát và luôn có sẵn khi có nhu cầu sử dụng;
  • Mọi hồ sơ lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật và luôn được bảo vệ nguyên vẹn;

Sử dụng hồ sơ

Các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp có quyền sử dụng hồ sơ để phục vụ cho chuyên môn và công việc. Khi sử dụng, tùy theo sự quan trọng của giấy tờ mà quyết định có thông báo sử dụng hay là không.

Nhưng để đảm bảo an toàn cho hồ sơ, đặc biệt là đối với những hồ sơ quan trọng, người sử dụng hồ sơ phải xuất trình giấy yêu cầu hoặc giấy giới thiệu được phép sử dụng và có thỏa thuận về thời gian sử dụng rõ ràng.

Thời gian lưu trữ hồ sơ

Thời gian lưu trữ hồ sơ

Thời gian lưu trữ hồ sơ

Thời gian lưu trữ hồ sơ sẽ phụ thuộc vào mục đích doanh nghiệp, yêu cầu khách hàng, quy định của Pháp luật… Tuy nhiên tất cả các hồ sơ lưu trữ đều không dưới một năm để đảm bảo sự đánh giá theo từng kỳ hạn. Có những hồ sơ sẽ được lưu trữ trong vòng 3 năm, 5 năm, 10 năm, trên 10 năm và có thể lưu trữ vĩnh viễn. Bạn đọc có thể tham khảo những thời hạn lưu trữ hồ sơ tại đây.

Nếu những doanh nghiệp lớn phải lưu trữ số lượng hồ sơ lớn, thì bắt buộc phải xây kho riêng để lưu trữ hồ sơ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ  hồ sơ bên ngoài để đảm bảo lưu trữ đúng thời gian  quy định.

Phương pháp hủy hồ sơ

Những hồ sơ hết hạn sẽ có nhiều phương pháp hủy bỏ khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng của hồ sơ đó. Ví dụ những hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng để tiến hành phương pháp hủy như đốt bỏ, cắt vụn. Đối với những giấy tờ bình thường thì có thể gạch bỏ hoặc bán lại….

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO áp dụng được cho nhiều lĩnh vực khác nhau, đây sẽ là phương pháp giúp cho doanh nghiệp bảo vệ, quản lý hồ sơ một cách chặt chẽ. Đây cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng lưu trữ hồ sơ của một tổ chức.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: http://luuhoso.com/lien-he 
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Thanh Hương
Nguồn: Lưu Hồ Sơ

Những điều cần biết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Cho thuê kho lưu hàng hóa chất lượng tốt nhất TPHCM
Menu
1800 9224