Chia sẻ cách phân loại và sắp xếp hồ sơ theo phương pháp số

Lưu trữ hồ sơ theo phương pháp số là đánh số thứ tự dựa vào những đặc điểm nhận biết nào đó chẳng hạn như ngày lưu kho, số hóa đơn chứng từ hoặc đại loại là đánh số theo kệ tủ kệ. Lưu trữ bằng phương pháp số sẽ giúp cho bạn tránh được những sai sót về thời gian đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.

Lưu trữ hồ sơ theo phương pháp số

Lưu trữ hồ sơ theo phương pháp số là gì?

Phương pháp đánh số lưu trữ theo thời gian có thể thực hiện theo nhiều cách. Chẳng hạn trong một hệ thống ký số cuối, hệ thống này được thực hiện bằng cách đánh số từ phải sang trái, điều này trái ngược hoàn toán với thoái quen của con người là đọc từ trái sang phải, điều này vô tình tạo một sự nhấn mạnh trong nhận thức, nó có thể giúp bạn loại bỏ những sai xót và người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. Ngoài ra, phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

Xét về thế mạnh của hình thức lưu trữ này; có thể dễ dàng mở rộng, cho phép bạn có thể dễ dàng nhận diện nhanh các đề mục hồ sơ, thêm vào đó bạn có thể sắp xếp theo một hình thức riêng xem như một sự bảo mật nào đó và hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu. Tuy nhiên một bất lợi cũng không hề nhỏ nếu áo dụng phương thức lưu trữ này là cần phải có thời gian để bạn set – up một ý tưởng hoàn hảo và nếu các chữ số trong tham chiếu bị đổi chỗ thì những hồ sơ được đưa vào sẽ bị sai.

Phương thức lưu trữ số, đánh số theo thời gian

Không cần phải nói nhiều thì mọi người cũng có thể hình dung được phương thức lưu trữ này. Các hồ sơ được đưa vào lưu trữ sẽ được đánh số dựa trên thời gian nhập kho, ngày, tháng, tuần, quý hoặc năm tùy theo loại tài liệu được lưu trữ. Song song đó, phương thức lưu trữ này có thể phối hợp với những phương thức lưu trữ khác như lưu trữ hồ sơ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thờ gian bên trong hồ sơ.

>>> Thông tin hữu ích cho bạn:

Thuận lợi: Phương thức này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian vì các hồ sơ khác nhau có thể được lưu trữ cùng nhau vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác (kết hợp phương thức nhập file trên máy tính)

Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.

Khi xem xét việc thiết lập một phương pháp lưu trữ hồ sơ bất kỳ, nhưng sẽ có một số điểm cần phải được lưu ý từ khi khởi đầu cho đến lúc thiết kế. Chúng bao gồm: chi phí phân bổ kể cả chi phí vốn và thu nhập, có bất kỳ giới hạn nào về khoảng trống hay không, nhớ rằng việc cung cấp khoảng trống có một chi phí đi kèm với nó; khoảng thời gian mà những hồ sơ đó được giữ lại, tức là nó sẽ dựa trên một cơ sở thường xuyên và nếu không thì những sắp xếp nào cho việc bỏ đi những hồ sơ không còn sử dụng; nếu các hồ sơ được sử dụng thường xuyên thì chúng có dễ dàng tiếp cận hay không; năng lực nhân viên nào phải có để điều hành hệ thống; và có thực hiện những bản sao nào từ hồ sơ hay không.

Với những chia sẻ trên, công ty Vinamoves – dịch vụ lưu hồ sơ chứng từ bậc nhất Việt Nam chúng tôi rất mong có thể giúp cho các bạn có thêm một vài kiến thức nhỏ bổ sung cho công lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/