Chia sẻ mẹo lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế

Làm một người kế toán, quản lý sổ sách công ty là công việc thường trực một trong những vấn đề khiến cho tất cả những người làm kế toán luôn cảm thấy vướng bận nhất là sắp xếp và lưu trữ hồ sơ. Nếu bạn không biết cách sắp xếp hồ sơ chứng từ sao cho khoa học thì chính bạn sẽ tự làm khó chính bản thân của bạn, sẽ vô cùng mất thời gian để bạn có thể tìm kiếm chứng từ nào nào đó khi bạn cứ vứt lung tung.

luu-tru-ho-so-ke-toan

Lưu trữ hồ sơ kế toán thuế

>>> Một số bài viết liên quan: 

Còn tùy thuộc vào từng mô hình hoạt động của doanh nghiệp mà số lượng hóa đơn, hồ sơ, chứng từ sẽ có sự khác biệt và một doanh nghiệp có thể có từ 1 đến rất nhiều nhân viên kế toán, do vậy cách sắp xếp bố trí cũng sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, kho lưu trữ hồ sơ thì chắc chắn cũng chỉ có một, doanh nghiệp nào vừa và lớn thì may ra sẽ có một kho lưu trữ còn không thì thường sẽ thuê kho hoặc dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài.

Không thể biết được doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào, ngày sẽ tập nhận và phát sinh bao nhiêu hồ sơ, chứng từ và hóa hóa đơn, nhưng mình tin chắc dù ở đang ở mức độ nào đi chăng nữa thì những chia sẻ sau đây cũng sẽ giúp ít nhiều cho những bạn kế toán mới đi làm.

Phương thức lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế hiệu quả

1. Sắp xếp và lưu trữ chứng từ gốc

Trước hết, chúng ta cần sắp xếp các chứng từ gốc hàng tháng theo một tuần tự của bảng kê khai thuế đầu ra và cả đầu vào đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế mỗi tháng và đúng theo thứ tự từ tháng 1 cho đến tháng 12 của năm.

Bạn có thể tham khảo cách sắp xếp cụ thể như thế này: Đối với các chứng từ gốc, hóa đơn đầu vào và đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế. Từng chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo hóa đơn bán ra và kẹp theo phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.

>>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu chứng từ giá rẻ trọn gói quận 7, quận 8, quận 9 TP Hồ Chí Minh 

Hóa đơn đầu vào phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. Nếu là bán chịu phải kẹp phiếu hoạch toán và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Khi sắp xếp báo cáo mà đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là:

Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/

Giải pháp lý tưởng cho công tác lưu trữ hồ sơ và chứng từ gốc
Hướng dẫn bảo quản tư liệu lưu trữ lâu ngày (Phần 1)
Menu
1800 9224