Chia sẻ tất cả kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ nhân viên

Bạn đã bao giờ gặp tình huống mình phải tìm kiếm hồ sơ hơn cả tiếng đồng hồ những vẫn chưa có kết quả. Những tình huống này rất mất thời gian, làm công việc chúng ta bị trì hoãn. Trong bài viết này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu những cách lưu trữ hồ sơ nhân viên, khách hàng và giấy tờ của doanh nghiệp thật hiệu quả. Việc sắp xếp theo thứ tự ban đầu có tốn thời gian nhưng về lâu dài chúng ta sẽ dễ dàng tìm kiếm, lục lại hồ sơ nhanh hơn.

>>> Xem thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận 6 TPHCM

Những bất lợi khi lưu hồ sơ không theo nguyên tắc

Việc cất giữ hồ sơ bừa bộn làm chúng ta gặp rắc rối trong quá trình tìm kiếm. Hoặc một nhân viên không đến công ty được và khách hàng của anh ta cần được xử lý gấp thì chúng ta sẽ khó khăn. Hoặc một nhân viên nghỉ việc nhưng lại không bàn giao cho bất kì ai, vậy có phải chúng ta sẽ đau đầu tìm kiếm hồ sơ khách hàng và công việc anh ta đang quản lý không nào.

Những rắc rối trên chung quy lại là do chúng ta chưa có hệ thống sắp xếp và quản lý hồ sơ hiệu quả. Điều chúng ta cần lúc này chính là sắp xếp, lên kế hoạch quản lý hồ sơ cho hiệu quả hơn.

>>> Bài viết bạn có thể quan tâm: 

• Các phương pháp lưu trữ hồ sơ ở Quận 7
• Quy định về kho lưu trữ hồ sơ chuyên dụng
• Download ngay một số mẫu giấy khám sức khỏe xin việc làm

Cách quản lý hồ sơ cách khoa học

Việc có thể tiến hành sắp xếp lưu chứng từ chúng ta cần phải có bước chuẩn bị thật cụ thể. Trước tiên chúng ta cần phải chọn loại tủ hồ sơ phù hợp. Xác định số lượng hồ sơ của chúng ta cần lưu trữ ở hiện tại và trong thời gian sắp tới. Chọn tủ có nhiều ngăn, hộc tủ để dễ phân loại từng hồ sơ. Mỗi ngăn cần có kích thước phù hợp với bìa hồ sơ mà chúng ta sử dụng.

Nếu doanh nghiệp có diện tích nhỏ thì có thể sử dụng các loại kệ treo tường. Tận dụng khoảng không gian bên trên để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ. Kệ hồ sơ có nhiều kích thước, do đó chúng ta có thể thoải mái lựa chọn sao cho phù hợp nhất. Lưu ý là nên sử dụng tủ rộng rãi và có thể lưu trữ trong tương lai.

Phân loại hồ sơ

Các hồ sơ phải được phân loại thành từng mục để dễ phân biệt. Hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng, hồ sơ ứng tuyển, biên bản họp, các chương trình quảng cáo, xúc tiến bán hàng của doanh nghiệp. Ngoài ra các hồ sơ kế toán cũng cần phải lưu trữ cẩn thận, các loại thuế, giấy tờ, bill. Tuỳ theo mỗi loại hồ sơ mà chúng ta có cách phân loại khác nhau. Ví dụ như hồ sơ nhân viên và hồ sơ khách hàng chúng ta có thể phân loại theo bảng chữ cái. Các biên bản họp, chương trình xúc tiến bán hàng thì lưu trữ theo ngày, tháng quý. Các giấy tờ kế toán thì phân loại theo loại, và sắp xếp theo ngày tháng.

Lựa chọn đơn vị lưu trữ hồ sơ của Lưu Hồ Sơ 

Nếu việc sắp xếp, phân loại hồ sơ làm chúng ta mệt mỏi và cảm thấy khó khăn thì chúng ta có thể lựa chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ, chứng từ của Lưu Hồ Sơ.

Qua hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ hồ sơ, chúng tôi luôn thực hiện theo phương châm “Bảo quản hồ sơ như kho báu”. Chúng tôi luôn mang lại sự tin tưởng, tín nhiệm của khách hàng, phục vụ cho hơn 300 doanh nghiệp lớn. Khi các bạn có nhu cầu muốn tìm hiểu thêm thông tin về dịch vụ lưu trữ hồ sơ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thêm thông tin.

 

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

• Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
• Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn: http://luuhoso.com/