Mục lục:
Bảo quản hồ sơ như thế nào, có nên tự lưu giữ hồ sơ là những câu hỏi được các bạn làm công tác văn thư hay thắc mắc. Có rất nhiều hình thức phương pháp để lưu giữ hồ sơ. Không có một quy định hay nguyên tắc chung nào để bảo quản hồ sơ. Tuỳ vào sự lựa chọn của mỗi người mà chúng ta lưu giữ, bảo quản thích hợp.
Hồ sơ dữ liệu là loại tài sản của doanh nghiệp vì vậy việc lưu giữ hồ sơ, bảo quản hồ sơ như thế nào hiệu quả, hợp lý là rất quan trọng. Ngày nay có những công cụ để lưu giữ hồ sơ qua các ứng dụng, phần mềm. Giúp tiện lợi cho công tác bảo quản hồ sơ trên máy tính. Còn những hồ sơ tài liệu trên giấy thì có cách nào lưu giữ an toàn. Bài viết dưới đây Vinamoves sẽ gợi ý cho bạn cách bảo quản hồ sơ an toàn hiệu quả.
Có nên tự lưu giữ hồ sơ – Nguyên tắc lưu giữ hồ sơ
Lưu giữ hồ sơ là việc thường thấy trong văn phòng công sở hay ở mọi nơi. Việc tự quản lý lưu trữ hồ sơ giúp chúng ta tiết kiệm chi phí và thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận trong công ty. Nhưng việc tự lưu giữ hồ sơ sẽ gia tăng nhanh trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tự lưu giữ hồ sơ sẽ chiếm mất khoảng không gian của công ty, càng nhiều hồ sơ thì càng khó tìm kiếm.
Có nên tự lưu giữ hồ sơ
Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ là sắp xếp hồ sơ sao cho khi ta tiếp cận hồ sơ dữ liệu nhanh chóng tìm ra khi cần. Lưu giữ rõ ràng các số liệu và cập nhập thường xuyên để hệ thống thống nhất. Nên chia nhỏ để dễ bảo quản và cập nhập thông tin dữ liệu và thống nhất một kiểu hồ sơ, đây là điều cơ bản để lưu giữ hồ sơ.
Lưu giữ hồ sơ ở nơi an toàn cao, có sự kiểm soát thường xuyên để phòng chống khi có hỏa hoạn xảy ra. Hay những hồ sơ lâu ngày dính bụi bẩn, giấy úa vàng làm mất mát dữ liệu, nhất là những dữ liệu quan trọng, dữ liệu hồ sơ mật của công ty. Cần có những dụng cụ chuyên dụng để bảo vệ giấy tờ hồ sơ.
Bảo quản hồ sơ như thế nào an toàn
Lưu trữ hồ sơ theo thời gian
Bảo quản hồ sơ an toàn
Đây là phương pháp thuận tiện rất nhiều trong công cuộc quản lý bảo quản hồ sơ, chúng ta có thể kiểm tra lại tất cả và loại bỏ những hồ sơ đã hết hiệu lực dễ dàng.Tuy nhiên có một bất lợi là phương pháp này không được trong thời gian lâu dài khi thay đổi thì sẽ làm xáo trộn mọi thứ, cần có thời gian sắp xếp mọi thứ lại.
Lưu trữ theo tên, danh mục, mã số
Cách này thường thấy trong việc lưu trữ sách trong các thư viện. Bảo quản theo cách này thì cần có một bảng mục lục để tránh mơ hồ, gây khó khăn cho tìm kiếm. Phương pháp này cần phải có thời gian để thường xuyên kiểm tra.
Lưu giữ bảo quản hồ sơ
Việc lưu trữ bảo quản hồ sơ như thế nào cũng nhằm mục đích tạo thuận lợi khi chúng ta kiếm tìm thông tin dữ liệu. Để lựa chọn được nơi lưu trữ bảo quản hồ sơ an toàn thì các bạn nên xem xét đến không gian lưu trữ phù hợp an toàn, lưu trữ đúng trình tự, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Dịch vụ lưu hồ sơ của Vinamoves chúng tôi đã hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực, có nhiều kinh nghiệm trong việc bảo quản hồ sơ. Nếu bạn có nhu cầu hay đang tìm một nơi lưu trữ hồ sơ cho công ty mình thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn
Xem thêm:
Lưu trữ trên đám mây là gì| Có an toàn hiệu quả
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
