Công ty lưu giữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO – Vinamoves

Theo nghị định của chính vụ về vấn đề lưu hồ sơ của doanh nghiệp, thì tất cả các doanh nghiệp trong nước phải đảm bảo hồ sơ của công ty trong điều kiện an toàn và đảm bảo nhất. Tuy nhiên, tùy từng việc đảm bảo không gian để lưu giữ hồ sơ cẩn thận không phải doanh nghiệp nào cũng làm được.

Chính vì thế, dịch vụ lưu giữ hồ sơ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Nhiều doanh nghiệp đã giải quyết vấn đề của mình và bắt đầu chuyên tâm vào công việc kinh doanh. Một trong số những công ty có dịch vụ lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO uy tín phải kể đến như Vinamoves, một đơn vị có tiếng và uy tín trong ngành.

Những doanh nghiệp nào đang khó khăn trong vấn đề lưu giữ hồ sơ hoặc đang mất thời gian tìm một đơn vị uy tín thì có thể đến với Vinamoves. Dịch vụ uy tín, nhân viên phục vụ tận tâm chắc chắn làm bạn hài lòng trong quá trình sử dụng dịch vụ tại chúng tôi.

Giới thiệu đơn vị lưu giữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Trước khi giới thiệu đến quý bạn công ty chuyên lưu giữ hồ sơ có uy tín, chất lượng, chúng tôi sẽ cùng tìm hiểu một vấn đề cần chú ý khác như vai trò của lưu giữ hồ sơ, lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn iso là như thế nào.

Vai trò của lưu giữ hồ sơ

Đây là công việc đóng vai trò khá quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể sẽ có một số vai trò sau:

• Lưu giữ những tư liệu hoạt động của công ty
• Sử dụng để truy xuất dữ liệu trong trường hợp cần thống kê, báo cáo.
• Sử dụng hồ sơ, tư liệu để đánh giá lại hoạt động kinh doanh, từ đó đề ra hướng giải quyết mới.
• Có thể sử dụng trong trường hợp những cơ quan có thẩm quyền yêu cầu
• Lưu giữ an toàn các hồ sơ của nhân viên, những tài liệu khác

>> Bài viết hữu ích: Các điều luật lưu trữ hồ sơ kế toán của doanh nghiệp hiện nay

Lưu lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Theo tiêu chuẩn của ISO 9001, thì việc quản lý hồ sơ sẽ phải đảm bảo các yếu tố như nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định được thời gian lưu giữ và biết cách hủy hồ sơ.

– Nhận biết: Công đoạn này bao gồm quy định ký hiệu của biểu mẫu, cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, bao gồm số biểu mẫu để có thể truy xuất hồ sơ nhanh chóng, chính xác. Ở mỗi phòng ban cần có thêm danh mục loại hồ sơ để có thể nắm rõ được những mình đang lưu giữ những gì.

– Bảo quản: Để có thể lưu giữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, các hồ sơ đều được lưu giữ trên các file, kèm bìa còng và cứng. Các hồ sơ lưu trữ được phân loại về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Tiêu đề file cần ghi rõ ràng, và màu sắc cũng khác nhau cho mỗi loại hồ sơ riêng biệt.

>>Tham khảo thêm: Mẹo lưu chứng từ và hồ sơ một cách khoa học

– Thời gian lưu trữ: Mỗi loại hồ sơ hoặc tùy theo yêu cầu của khách hàng hoặc tùy yêu cầu của luật pháp mà những hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau. Thường thì sẽ tối thiểu một năm để đảm bảo công việc đánh giá nội bộ công ty.

– Phương pháp hủy hồ sơ: Những hồ sơ hết hạn được hủy bỏ, cái này cũng tùy theo mức độ quan trọng khác nhau của các loại hồ sơ. Những hồ sơ quan trọng cần phải lập hội đồng, một số phương pháp hủy thường là đốt hoặc dùng máy cắt giấy. Các hồ sơ có mức quan trọng bình thường có thể đem bán.

Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu giữ hồ sơ uy tín

Công ty TNHH dịch vụ và lưu trữ Vinamoves là một trong những công ty lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO uy tín tại tphcm. Qua nhiều năm hoạt động, chúng tôi luôn nỗ lực để không ngừng ngày càng nâng cao chất lương dịch vụ lưu trữ hồ sơ.

Chính vì thế, chúng tôi ngày càng được khách hàng tin tưởng và sử dụng dịch vụ tại công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt huyết, chuyên môn. Chúng tin rằng với những nỗ lực không ngừng, chúng tôi sẽ có cơ hội hợp tác lâu dài với quý doanh nghiệp.