Dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ – An Toàn Tiết Kiệm Tiện Lợi

Công ty cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ Vinamoves mang đến cho các bạn nhiều gói dịch vụ nhằm dễ dàng lựa chọn và sử dụng để cất giữ, lưu hồ sơ của doanh nghiệp được tốt hơn. 

Lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp là một việc khá quan trọng nhưng đa phần chúng ta đều ý chú ý đến, khi cần tìm lại hồ sơ thì sẽ gặp nhiều khó khăn. Hoặc chỉ lưu trữ bằng những phương pháp thủ công, không có hệ thống, thống kê rõ ràng.

• 

Trong bài viết này Vinamoves sẽ chia sẻ với các bạn những kinh nghiệm, cách thức lưu kho hồ sơ có hệ thống và dịch vụ lưu trữ hồ sơ của chúng tôi. Dịch vụ thuê kho lưu trữ, lưu chứng từ của chúng tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm và phục vụ các khách hàng lớn nhỏ tại Việt Nam. Mời các bạn tham khảo bài viết nhé

>>> Bài viết hữu ích dành cho bạn: 

• Tổng hợp các cách thức bảo dưỡng kho lưu hồ sơ tốt nhất
• Cách giữ kho lưu hồ sơ luôn an toàn trong mùa mưa
• Nguyên nhân và cách phòng chống tình trạng đóng bụi kho lưu trữ hồ sơ

Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ

Vì sao chúng ta phải lưu hồ sơ một cách có hệ thống, rõ ràng. 

• Trong các hoạt động của doanh nghiệp đều cần đến những thông tin, hồ sơ đã cũ để tham chiếu số liệu thông tin nhằm thống nhất công việc của 1 giai đoạn hoặc của cả hai bên. 
• Các hồ sơ cũ giúp cho chúng ta tham khảo lại và nghiên cứu những công việc mới được tốt hơn. Từ những thông tin cũ rút ra kinh nghiệm cho kế hoạch, dự án mới. 
• Những thông tin như: kế toán, tài chính, hoá đơn thu mua …. cần phải được cất giữ cẩn thận để kiểm toán, báo cáo tài chính với Cục thuế, các đơn vị nhà nước.
• Ngoài ra thì còn có các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp như hồ sơ nhân viên, kế hoạch sản xuất, chi tiêu, ….. cũng cần cất giữ để khi có dịp sẽ đối chiếu hoặc kiểm tra, xem xét lại.

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ 

Để có thể dễ dàng tìm kiếm hồ sơ thì bước phân loại và cách thức lưu trữ phải được rõ ràng thống nhất và sắp xếp một cách có khoa học. Dưới đây Vinamoves xin chia sẻ với các bạn 4 cách phân loại để lưu kho hồ sơ theo hệ thống. ưu trữ theo thứ tự vần, mẫu tự

• 

Đối với các lưu trữ này thì chúng ta có thể áp dụng cho loại hồ sơ: Khách hàng, dự án, nhân viên. Để sắp xếp theo thứ tự vần, mẫu tự chúng ta cần làm rõ các thông tin sau:

• Tên đầy đủ, Mã số của hồ sơ được làm nổi bật ở bên ngoài. 
• Thêm các thông tin phụ cho trường hợp lưu theo tên và hai hồ sơ trùng tên với nhau.
• Sử dụng các loại như thẻ đánh dấu để ký hiệu từng mục tên: ví dụ như A – B – C – D.

Lưu trữ theo nội dung

Hồ sơ có thể áp dụng trong cách lưu trữ này gồm: Dự án khách hàng, hồ sơ tổng của công ty, các loại giấy tờ quyết toán, thanh toán. Chúng ta sẽ lưu trữ các loại hồ sơ có chủ đề giống nhau thành một nhóm. Ví dụ như công ty về dịch vụ Agency thì có thể phân loại: Dịch vụ Facebook ads, Google Ads, SEO, Email marketing, ….

• 

Từ những mục nội dung này chúng ta lại phân chia ra theo tên dự án hoặc tên khách hàng. 

Lưu theo khu vực

Đối với các công ty có đội ngũ Sale lớn mạnh, nguồn khách nhiều thì nên lưu trữ dự án, khách hàng theo phương pháp này để dễ dàng phân công bạn phụ trách, hỗ trợ khách hàng kịp thời nhất. 

Lưu trữ hồ sơ theo trình tự thời gian

Đối với cách lưu theo trình tự thời gian chúng ta có thể áp dụng vào lưu hồ sơ, quyết toán, thanh toán. Ví dụ như: giấy tờ kế toán thu chi trong tháng 1, tháng 2, .. Quý I, Quý II…

Mẹo quản lý lưu trữ kho hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm

Ngoài việc phân loại sắp xếp hồ sơ chúng ta còn cần lưu ý những yếu tố sau:

• 

• Chọn tủ hồ sơ thích hợp. Tùy theo cách phân loại cần được thêm vào lưu trữ kho hồ sơ mà chúng ta lựa chọn loại tủ thích hợp. Chú ý đến kích thước của hồ sơ để chọn hộc tủ vừa vặn, không quá to cũng không quá nhỏ. 
• Dựa vào diện tích của văn phòng để chọn thiết kế tủ hợp lý.
• Sử dụng những dụng cụ đánh dấu để phân biệt từng nhóm tài liệu.
• Ngoài ra chúng ta còn phải chú ý đến việc bảo quản hồ sơ trong thời gian dài để tránh mối mọt, hư hao tài liệu. 

Các bước lưu trữ hồ sơ tài liệu

Chúng ta thực hiện theo các bước sau đây để có thể dễ dàng lưu trữ hồ hơn nhé.

Bước 1: Phân loại tài liệu, hồ sơ. Chúng ta sẽ phân loại tuỳ theo hồ sơ và mục đích mà mình muốn như các phương pháp mà Vinamoves đã hướng dẫn ở phần đầu: lưu theo vần, lưu theo nội dung, lưu trữ hồ sơ theo khu vực và lưu hồ sơ theo trình tự thời gian. 

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, đưa hồ sơ mới vào tủ đựng hồ sơ dựa theo cách phân loại hồ sơ sẵn có. 

• 

Bước 3: Cập nhật vào danh mục quản lý. Để tiện cho việc quản lý hồ sơ chúng ta sẽ cập nhật hồ sơ mới hoặc lập bảng danh mục quản lý để dễ dàng kiểm tra và rà soát. 

Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ của Vinamoves

Hiện nay nhà nước đã ban hành hồ sơ của các doanh nghiệp phải được lưu trữ an toàn và trong điều kiện tốt nhất, do đó các doanh nghiệp cần phải tìm kho lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp mình. Vinamoves là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ, cho thuê kho lưu trữ hồ sơ hiện nay. 

• 

Hiểu được sự bận tâm và khó khăn của quý khách hàng trong quá trình sắp xếp, lưu kho hồ sơ, giấy tờ Vinamoves đã nghiên cứu các giải pháp và mang đến Công ty cho thuê kho lưu trữ an toàn, hiệu quả. Hồ sơ được bảo quản trong môi trường tốt nhất, tiến trình nhập và xuất hồ sơ an toàn đảm bảo sự bảo mật cho doanh nghiệp. 

Bảng giá của dịch vụ thuê kho lưu trữ

Bảng giá dịch vụ cho thuê kho của Vinamoves
1 Tháng	Liên hệ
3 Tháng	Liên hệ
6 Tháng	Liên hệ
12 Tháng	Liên hệ
Trên 12 tháng	Liên hệ

Dịch vụ lưu trữ hồ sơ của Vinamoves với các ưu điểm sau

• Quy trình xuất nhập hồ sơ bằng mã vạch quản lý hiện đại đảm bảo nhanh chóng và chính xác. 
• Phần mềm quản lý hồ sơ trực tuyến theo công nghệ tiên tiến, dễ dàng theo dõi và kiểm soát từ xa. 
• An toàn cho hồ sơ với hệ thống an ninh 24/7 bảo mật, cùng các hệ thống chống cháy, chống đột nhập và camera giám sát an ninh. 
• Hỗ trợ vận chuyển hồ sơ nhanh chóng, liên tục và an toàn. 

Khi các bạn có nhu cầu tìm hiểu về dịch vụ thuê kho lưu trữ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thông tin cụ thể hơn. Vinamoves – Công ty cho thuê kho lưu trữ rất hân hạnh được nhận lưu trữ hồ sơ của quý khách. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Trụ sở chính: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000
• VPĐD: 247 Lê Văn Thịnh, Phường Cát Lái, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 098 278 88 80 – (+84)28 6258 9547 – (+84)28 6258 9548 – 1800 9224
• Email: info@vinamoves.com
  Website: http://luuhoso.com/lien-he

Biên tập bởi Trâm Anh
http://luuhoso.com/