Mục lục:
File lưu hồ sơ có công dụng gì? File lưu hồ sơ được tồn tại ở những dạng nào? Nếu bạn đang băn khoăn về chủ đề trên thì có thể theo dõi ngay bài viết dưới đây.
Công việc quản lý hồ sơ của doanh nghiệp bao gồm sắp xếp, lưu trữ, quản lý, hủy bỏ… không thể thiếu các File lưu hồ sơ. Đây là nơi lưu trữ, bảo vệ những văn bản, chứng từ quan trọng của tổ chức. Cùng tìm hiểu những File lưu hồ sơ thường thấy và công dụng của chúng ngay sau đây.
>>> Bài viết cùng chủ đề:
Các dạng lưu file hồ sơ
Thông thường, các công ty doanh nghiệp sẽ lưu file hồ sơ theo 2 dạng chính sau.
Lưu file mềm hồ sơ
Đây là những thư mục được tạo trong laptop, máy tính, điện thoại, usb… để lưu trữ file tài liệu bao gồm các định dạng như File Word, Excel, hình ảnh, video liên quan đến giấy tờ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra hiện nay còn có một số phần mềm hỗ trợ cho phép doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ một cách hệ thống và khoa học. Phương pháp lưu hồ sơ file mềm sẽ giúp người quản lý dễ dàng cập nhật, truy xuất thông thông tin nhanh hơn so với việc tìm lại giấy tờ gốc.
Lưu file mềm trên máy tính là phương pháp tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện, tuy nhiên chúng cũng có mối hiểm họa là virus hoặc hacker xâm nhập làm mất dữ liệu.
Lưu file cứng hồ sơ
Đây là phương pháp lưu giữ chứng từ gốc bao gồm giấy tờ, văn bản… Được lưu trữ và phân loại qua các bìa hồ sơ và cần phải có không gian lưu trữ. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải lưu giấy tờ theo quy định bắt buộc của pháp luật.
Công dụng của File lưu hồ sơ
Dù được lưu trữ trên File lưu trên máy tính hay file lưu trực tiếp trên văn bản, chứng từ xác thực thì File lưu hồ sơ sẽ giúp cho tổ chức, doanh nghiệp:
- Giúp file lưu trữ toàn bộ hồ sơ, giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh được nguyên vẹn nhất;.
- Tránh bị ảnh hưởng của tác động bên ngoài như môi trường, một số sự cố xảy ra như dột nước, chuột bọ…giúp giấy tờ được bảo đảm an toàn;
- Các File lưu hồ sơ sẽ giúp người quản lý sắp xếp một cách khoa học hơn bằng cách ghi ký hiệu bên ngoài bằng số hoặc chữ cái. Đây là một phương pháp lưu hồ sơ khoa học giúp tìm ra hồ sơ cần tìm nhanh chóng nhất, giúp tiết kiệm thời gian hơn.
Từng loại File lưu hồ sơ sẽ có công dụng khác nhau
- Lưu hồ sơ trong các loại bìa cứng (bìa còng) được làm bằng bìa giấy cứng, bên ngoài có bọc thêm lớp nhựa cứng cáp chống thấm nước vào bên trong. Loại này có dây ghi chú dán bên ngoài giúp người dùng phân loại hồ sơ.
- Loại này dùng để lưu trữ tài liệu, chứng từ, hồ sơ được giữ phẳng, sạch sẽ. Loại này cũng giúp bạn phân loại dễ dàng tài liệu và được sử dụng phổ biến ở văn phòng.
- Túi đựng lưu hồ sơ: giúp lưu hồ sơ không bị rách nát hay bị hỏng;
- Hộp/ Kệ lưu hồ sơ: có sức chứa nhiều và rộng rãi hơn, có thể lưu hồ sơ với số lượng lớn. Chúng giúp người dùng bảo vệ tài liệu, có thể đóng nắp lại khi không cần thiết;
Sử dụng dịch vụ Lưu hồ sơ
Lưu giữ chứng từ, hồ sơ là điều bắt buộc. Tuy nhiên nếu phải lưu trữ trong nhiều năm với số lượng lớn sẽ là một vấn đề gây khó khăn cho những người làm công việc hành chính văn phòng.
Vì vậy thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ là một cách giải quyết tối ưu nhất cho các doanh nghiệp. Chúng tôi luôn có đầy đủ diện tích kho chứa đủ tiêu chuẩn an toàn và các thiết bị, dụng cụ phục vụ trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
Trên đây là những giải đáp cho thắc mắc File lưu hồ sơ có công dụng gì. Mong rằng bạn sẽ có phương pháp lưu hồ sơ phù hợp nhất.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
- Website: http://luuhoso.com/lien-he
- Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Tác giả Thanh Hương
Nguồn: Lưu Hồ Sơ
