Đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức cá nhân hay Nhà nước thì công tác lưu trữ hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng từ khi mới thành lập. Dù là doanh nghiệp hay cơ quan đang hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào đi chăng nữa chắc chắn cũng sẽ có những bộ hồ sơ và chứng từ cần lưu trữ song song với sự tồn tại của tổ chức. Kèm theo đó, theo quy định của Nhà nước thì có nhiều loại hồ sơ cần được lưu trữ từ vài năm cho đến vài chục năm.
Các loại giấy tờ này đều là những văn bản quan trọng có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc về sau. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận Gò Vấp, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Tân Bình
Công nghệ hóa công tác lưu trữ – giải pháp hiệu quả nhất hiện nay cho mọi tổ chức
Công nghệ hóa việc lưu trữ văn bản
Tùy thuộc vào ngành nghề hoạt động cũng như quy mô của doanh nghiệp mà hàng ngày số lượng hồ sơ, giấy tờ tiếp nhận (văn bản đến) cũng như những giấy tờ chuyển giao (văn bản đi) có sự khác biệt. Đối với nhiều doanh nghiệp, cơ quan hằng ngày có thể phát sinh và tiếp nhận số chứng từ hồ sơ lên đến và chục kilogam. Cứ mỗi ngày tiếp nhận lượng lớn văn bản như thế thì công đoạn quản và lưu trữ thủ công chắc chắn sẽ gặp vô vàn vấn đề khó khăn phát sinh.
>>> Cập nhật thêm kiến thức liên quan:
- Nghề làm công tác lưu trữ – Nghề hi sinh thầm lặng
- Phương tiện vận chuyển hồ sơ chuyên nghiệp của Vinamoves
- 6 lý do nên chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ uy tín
Để giải quyết những vấn đề thường gặp trong quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp công nghệ hóa để lưu trữ những văn bản đã giải quyết, ít quan trọng và sẽ hủy trong một thời gian ngắn. Đây là một giải pháp cực tốt cho tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm dịch vụ thuê kho lưu trữ. Với việc công nghệ hóa lưu trữ chắc chắn sẽ giảm tải được áp lực công việc cho người làm văn thư, bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp bạn giải phóng được không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới được quy trình và cách thức là việc theo hướng công nghệ hóa, hiện đại hóa. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ như thuê máy chủ ảo hoặc công nghệ Cloud hoặc mua sở hữu hẳn một chiếc máy chủ để tự quản lý (nếu doanh nghiệp bạn đủ điều kiện). Liên hệ đến các công ty dịch vụ cho thuê máy chủ để được tư vấn chi tiết.
Tuy nhiên, đối với nhiều văn bản gốc có dấu mộc, công chứng thì việc scan chuyển hóa thì dạng file lưu trữ trên máy là chuyện không thể. Do vậy trong nhiều tình huống cần thiết thì doanh nghiệp bạn cũng nên thuê kho lưu trữ đạt chuẩn để lưu trữ văn bản an toàn, tuyệt đối.
Ngoài ra, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của một số dịch vụ lưu chứng từ để công việc lưu giữ hồ sơ gốc của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Nếu đang tìm đơn vị lưu giữ chứng từ gốc an toàn hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
