Như ở phần 1 Vinamoves đã chia sẽ những câu hỏi phổ biến thường gặp về quy định lưu lưu trữ các loại tài liệu, chứng từ… kèm theo đó là những đáp án chi tiết. Nếu bạn chư xem phần 1 thì hãy xem lại tại đây.
Ở phần này chúng ta cùng tìm hiểu về cách lập và quản lý các loại hồ sơ, tài liệu tại cơ quan lưu trữ và một phần kiến thức về chỉnh lý tài liệu. Cụ thể hãy tham khảo nội dung sau đây:
Phần II: THU THẬP TÀI LIỆU
Mục 1: LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN
lập và quản lý hồ sơ
Câu 1. Tại sao phải lập hồ sơ? Ai là người có trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan?
Cần phải lập hồ sơ vì nếu lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng sau đây:
Thứ nhất, đối với cá nhân, việc lập hồ sơ sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được dễ dàng, giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác và qua đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Đồng thời, nếu lập hồ sơ tốt sẽ giúp cá nhân và cơ quan, tổ chức cung cấp đầy đủ bằng chứng khách quan về quá trình giải quyết công việc trước các cơ quan thi hành pháp luật khi cần thiết.
Thứ hai, đối với cơ quan, tổ chức, việc lập hồ sơ sẽ giúp cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu được chặt chẽ, hạn chế thất thoát, mất mát tài liệu. Đồng thời, lập hồ sơ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ, cụ thể là:
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
– Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan;
– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Câu 2. Những hồ sơ nào phải nộp vào Lưu trữ cơ quan? Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu liệu sau:
– Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
– Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
– Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
Câu 3. Có thể giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sớm hơn hoặc muộn hơn thời hạn nộp lưu được không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
– Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
– Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Với quy định “trong thời hạn 01 năm hoặc 03 tháng” có nghĩa là việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan có thể được thực hiện trước 01 năm hoặc 03 tháng, nghĩa là không phải chờ đủ tròn 01 năm hoặc chờ đủ tròn 03 tháng, kể từ khi công việc kết thúc mới được nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Cũng tại Điều 11 Luật Lưu trữ có quy định trong trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ công việc thì thời hạn giữ lại không được kéo dài quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Câu 4. Trình tự và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như thế nào?
Trả lời:
Trình tự, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Luật Lưu trữ và Khoản 3, Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV, cụ thể như sau:
– Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ về công việc đã kết thúc, thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
– Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
– Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
Câu 5. Tài liệu lưu trữ điện tử là gì? Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các yêu gì?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ thì tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Khoản 12 Điều 4 Luật Giao dịch
điện tử). “Phương tiện điện tử” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Khoản 10 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử)
Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:
– Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
– Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Câu 6. Bản gốc tài liệu lưu trữ sau khi đã số hóa có được hủy hay phải giữ lại?
Trả lời:
Tài liệu được xác định giá trị ở hai mức: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn dưới 70 năm. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP thì cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu chứng từ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá. Điều đó cũng có thể được hiểu rộng ra là đối với tài liệu lưu trữ bảo quản có thời hạn nếu được số hóa thì có thể hủy được bản gốc theo quy định của pháp luật sau khi đã thực hiện xong việc số hóa.
Câu 7. Ai có trách nhiệm quản lý tài liệu của HĐND, UBND, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp ở cấp xã?
Trả lời:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 14/2011/TT-BNV thì Chủ tịch U ND xã, phường, thị trấn (sau đây viết tắt là xã) có trách nhiệm quản lý tài liệu của HĐND, U ND, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp ở xã.
Giúp Chủ tịch UBND xã trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ là người làm lưu trữ tại Văn phòng UBND xã. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ thì người làm lưu trữ tại Văn phòng UBND xã có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
- CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Câu 8. Tại sao phải chỉnh lý tài liệu?
Trả lời:
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chỉnh lý tài liêu
Sở dĩ phải thực hiện việc chỉnh lý tài liệu vì tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chưa được cán bộ, công chức, viên chức lập thành hồ sơ ho c nếu có lập cũng chưa đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ. Tình trạng tài liệu lộn xộn, chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu chẳng những gây khó khăn cho việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu mà còn gây áp lực nặng nề trong việc bảo quản tài liệu từ việc đầu tư xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản đến việc triển khai áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ .
Thực hiện chỉnh lý tài liệu sẽ giải quyết được các vấn đề sau:
– Tài liệu được phân loại, lập thành hồ sơ và xác định giá trị;
– Đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn từ 05 năm trở lên được sắp xếp khoa học theo phương án hệ thống hóa, được thống kê thành Mục lục hồ sơ ho c được lập cơ sở dữ liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu khi có yêu cầu;
– Đối với tài liệu loại ra được thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ và qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Câu 9. Khi chỉnh lý tài liệu phải soạn thảo những văn bản hướng dẫn nào? Vì sao phải soạn thảo những văn bản đó?
Trả lời:
Khi chỉnh lý tài liệu cần phải soạn thảo các văn bản sau đây:
Thứ nhất, bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nội dung cơ bản của bản Lịch sử đơn vị hình thành phông gồm: Hoàn cảnh ra đời, ngày tháng năm thành lập và giải thể cơ quan (nếu cơ quan đã chấm dứt hoạt động); chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của cơ quan và những thay đổi (nếu có).
Lịch sử phông là bản tóm tắt về tình hình, đặc điểm của phông tài liệu. Nội dung cơ bản của bản Lịch sử phông gồm: Tên phông; giới hạn thời gian của phông; thành phần tài liệu của phông (các loại hình tài liệu, tài liệu của đơn vị tổ chức nào); tình hình tài liệu (mức độ phân loại, xác định giá trị, sắp xếp tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu); công cụ tra cứu và tình hình giao nộp…
Mục đích biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và giúp những người tham gia chỉnh lý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình của phông ho c khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Thứ hai, bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm (nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ) theo một phương án phân loại phù hợp và hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ nhằm bảo đảm cho việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất. Ngoài ra, bản hướng dẫn phân loại còn được dùng để sắp xếp hồ sơ đã được lập. Dưới góc độ này, bản hướng dẫn phân loại còn được gọi với tên khác là phương án hệ thống hoá tài liệu.
Thứ ba, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Đây là bản kê các nhóm hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông được dùng làm căn cứ để người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất.
Thứ tư, Kế hoạch chỉnh lý
Đây là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện chỉnh lý, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc chỉnh lý tài liệu
Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý sau khi dự thảo cần được lấy ý kiến góp ý, hoàn thiện và trình người có thẩm quyền phê duyệt. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu xét thấy cần thiết, các văn bản này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.
Câu 10. Khi chỉnh lý, tài liệu phải được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ? Vậy nguyên tắc đó là gì?
Trả lời:
Các nguyên tắc nghiệp vụ được vận dụng trong quá trình chỉnh lý tài liệu gồm:
Một là, nguyên tắc không phân tán phông. Nguyên tắc này được vận dụng khi thực hiện để phân phông nếu khối tài liệu đưa ra chỉnh lý có nhiều phông bị để lẫn với nhau. Khi phân phông, tài liệu thuộc phông nào phải đưa đúng về phông đó.
Hai là, trong từng phông, tuỳ thuộc vào lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và thực tế tài liệu có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại sau đây:
– Phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định và đã ngừng hoạt động.
– Phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định và còn đang hoạt động.
– Phương án “M t hoạt động – Thời gian” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức không ổn định và đã ngừng hoạt động.
– Phương án “Thời gian – M t hoạt động” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức không ổn định, không rõ ràng và còn đang hoạt động.
– Phương án “Vấn đề – Thời gian” ho c “Thời gian – Vấn đề” vận dụng để phân chia tài liệu của đơn vị hình thành phông có ít tài liệu ho c đối với tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu hồ sơ.
Câu 11. Những loại hồ sơ nào cần phải được đánh số tờ, lập Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc?
Trả lời:
Đánh số tờ, lập Mục lục văn bản và Chứng tư kết thúc là những nội dung của việc biên mục hồ sơ . Công việc này được thực hiện đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
Câu 12. Mục lục hồ sơ có thể dùng để thống kê chung cho tất cả các hồ sơ (bao gồm hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn) được lập ra trong quá trình chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một phần phông hay không?
Trả lời:
Mục lục hồ sơ là một loại công cụ dùng để thống kê và tra tìm các hồ sơ của một phông hay một phần phông và được lập trong quá trình chỉnh lý tài liệu của một phông ho c một khối tài liệu. Tuy nhiên, không nên lập Mục lục hồ sơ để thống kê chung tất cả hồ sơ giữ lại mà nên lập thành 02 Mục lục: Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn (để thống kê các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn) và Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn (để thống kê các hồ sơ bảo quản có thời hạn). Việc thống kê riêng thành 02 Mục lục hồ sơ không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp lưu hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (nếu Mục lục hồ sơ được lập ở Lưu trữ cơ quan) mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét tiêu hủy hồ sơ khi đã hết thời bảo quản.
