Lưu trữ hồ sơ chứng từ là việc làm không thể thiếu đối với hầu hết mọi doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp lớn việc lưu trữ hồ sơ không đơn thuần chỉ lưu trữ trên một chiếc kệ nhỏ hay trong một căn phòng nhỏ mà là cần cả một nhà kho để lưu trữ hết những hồ sơ, chứng từ, hóa đơn, tư liệu đã giải quyết và chưa giải quyết… Lưu trữ chỉ là một vấn đề nhỏ khó khăn nhất trong công tác lưu trữ hồ sơ chính là quản lý và một điều quan trọng không kém chính là cách bảo quản và vệ sinh phòng kho lưu trữ.
Kho lưu trữ hồ sơ chứng từ đạt chuẩn
Hướng dẫn cách bảo quản lưu trữ hồ sơ chứng từ
>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM
Những phương thức bảo quản chứng từ trong kho lưu trữ bao chỉ bao gồm những phương thức khá đơn giản, nhưng và không thường xuyên dọn dẹp cho nên không khí bên trong dần trở nên ẩm mốc sinh mối mọt, không khí ứ đọng kèm theo nấm mốc sinh sôi thì chẳng khác nào bạn đang làm việc trong một môi trường độc hại ảnh hưởng đến sức khỏe bản thân. Bên cạnh đó, sự xuất hiện của mối một là điều kiện cấm kỵ hàng đầu trong việc bảo quản kho lưu trữ hồ sơ.
>> Bài viết liên quan:
- Chia sẻ mẹo lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
- Giải pháp lý tưởng cho công tác lưu trữ hồ sơ và chứng từ gốc
- Nghề làm công tác lưu trữ – Nghề hi sinh thầm lặng
Để tạo động tự cũng như thói quen để người quản lý kho lưu trữ hồ sơ thường xuyên làm vệ sinh bảo quản thì ngay từ ban đầu chủ doanh nghiệp cần phải chịu đầu tư trang bị kệ đựng và sắp xếp bố trí sao cho ngăn nắp, thiết kế hệ thống kho đạt chuẩn, thông thoáng. Vì theo tâm lý chung chỉ khi cảm thấy không gian sạch sẽ thì mọi người mới ý thức giữ gìn, còn nếu không gian dơ bẩn, không gian không được thiết kế gọn gàng thì mọi người cũng sẽ không ý thức, nhìn căn phòng bề bộn từ đó cũng lười dọn dẹp.
Riêng đối với việc bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài bạn cần biết cách kiểm tra thế nào làm một nhà kho đạt chuẩn để giao gửi những văn từ quan trọng, còn không chính bạn sẽ là người hối hận. Những điều bạn cần kiểm định đơn giản như sau: cách thiết kế phòng kho, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, các thiết bị an ninh, camera, thiết bị báo động và chữa cháy, các hệ thống điều chỉnh nhiệt độ, ánh sáng và độ ẩm… Đặc biệt luôn lưu tâm đến hợp đồng ký kết, đảm bảo một chứng từ được mua bảo hiểm.
Để bảo quản tốt tài mọi tài liệu trước hết bạn cần thực hiện các biện pháp khoa học nhằm ngăn cản hoặc hạn chế tối đa của các nhân tố phá hoại tài liệu một cách tự nhiên, thường được gọi là sự lão hóa tự nhiên của tài liệu, cũng như đề ra kế hoạch phòng địch phá hoại hoặc đánh cắp thông tin.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
