Hướng dẫn cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Một trong những cách để quản lý hàng tồn sau một ngày dài sản xuất ra và nhập vào đó là lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên excel.

Đối với dân kế toán hoặc quản lý hàng hóa, bài toán đặt ra đó là lập bảng sao cho logic, chuẩn công thức nhằm kiểm kê đúng số lượng hàng tồn và hàng nhập thực tế. Hẳn khi bắt tay vào làm sẽ có nhiều vướng mắc bởi chưa nắm rõ được cách lập bảng.

Xem thêm:

Bài viết này chính là vị cứu tinh cho những ai còn đang mơ hồ về cách lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng excel. Sẽ nhẹ nhàng hơn nếu bạn nắm được cách lập bảng và các công thức hỗ trợ trong excel. Hãy theo dõi và thực hành cùng Lưu Hồ Sơ nhé!

Bảng xuất nhập hàng hóa tồn hàng ngày được lập thế nào trong excel?

Bảng xuất nhập hàng hóa tồn hàng ngày

Bảng xuất nhập hàng hóa tồn hàng ngày

Một trong những mục đích chính của việc lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa trong kho bằng file excel là giúp người quản lý, kế toán có thể nắm rõ tình hình số lượng hàng hóa đang tồn và mới nhập về trong ngày. 

Những số liệu được cập nhật liên tục sẽ khiến công việc quản lý trở nên hiệu quả hơn, tối ưu thời gian làm việc. Nhưng điều quan trọng, bảng này đòi hỏi người làm phải tính toán kỹ lưỡng, cẩn thận với những con số khi nhập thông tin vào excel. Sau đó, bảng số liệu phải được in ra và có cách lưu chứng từ hợp lý, khoa học.

Các thông tin cơ bản trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa trên file excel

Excel là công cụ kẻ bảng và hỗ trợ tính toán tuyệt vời mà bạn có thể tận dụng nó để làm việc, đặc biệt là với nghiệp vụ làm bảng nhập hàng hóa tồn hàng ngày. Để tối ưu thời gian làm việc hiệu quả cũng như dễ dàng quản lý, bạn cũng sẽ đặt tên cho các cột trong excel.

Trước hết, 4 thông tin cơ bản trước khi lập bảng bạn cần phải nắm như sau:

  • Hàng tồn đầu ngày: Thông tin đầu tiên cần được đề cập đến đó là lượng hàng tồn đầu kỳ để kiểm soát số lượng hàng hóa. Bạn lấy số lượng hàng của hôm trước (nếu bảng xuất nhập hàng tồn đơn vị là hàng ngày) hoặc theo tháng nếu bảng đó tính theo đơn vị tháng. 
  • Số lượng hàng hóa nhập vào 1 ngày: Hãy kiểm soát số lượng nhập vào của hàng hóa trong 1 ngày (hoặc 1 tháng) và lấy thông tin ở bảng nhập xuất hàng riêng.
  • Số lượng hàng hóa xuất đi trong ngày: thông tin này thể hiện số hàng đã lấy đi trong kỳ (ngày hoặc tháng đó). Số liệu cũng lấy từ bảng nhập xuất hàng riêng,
  • Hàng tồn cuối ngày: Công thức để tính hàng tồn cuối ngày mà bạn nên nắm rõ: tồn đầu ngày + số lượng hàng hóa nhập trong ngày – số lượng xuất đi trong ngày.

Các cột thể hiện thông tin

Cột A: hiển thị mã hàng hóa (tùy theo mã sản phẩm in trên bao bì). Cột này bao gồm mã hàng hóa đang còn tồn ở ngày trước và mã hàng hóa mới. Không điền những mã hàng hóa đã hết số lượng vào cột này. 

Lưu ý, đối với những mã hàng còn tồn thì bạn phải lấy số liệu ở bảng Nhập – Xuất – Tồn (NXT) của ngày hôm trước. Để lấy thông tin ở cột mã hàng hóa cho ngày hôm nay, bạn cần lọc lại mã hàng hóa còn tồn đọng của ngày hôm trước. Có 2 cách cụ thể như sau:

  • Cách 1: Sử dụng công cụ Data Filter cho cột số lượng hàng hóa (thường đặt ở cột thứ 8) hoặc cột thành tiền (cột 9) của ngày hôm trước trong bảng tổng hợp NXT. Sau đó, các bạn tiến hành lọc các mặt hàng còn tồn dư của ngày hôm trước trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày. Khi đã lọc và biết được thông tin các mã hàng còn tồn kho của ngày hôm trước, bạn tiến hành copy cả cột hàng tồn đó vào cột mã hàng hóa vào bảng của ngày hôm nay. 
  • Cách 2: Dùng công thức hàm IF để hiển thị mã hàng hóa sau đó sử dụng hàm vlookup để dò tìm mã hàng hóa.

Công thức cho hàm IF như sau: =IF(cột 8>0, cột A, “”)

Điều kiện: cột số lượng (tồn cuối ngày) phải lớn hơn 0 thì lấy mã hàng hóa ở cột A. Nếu giá trị nhỏ hơn 0 thì để trống.

Cách xử lý đối với mã hàng phát sinh mới

Cách xử lý đối với mã hàng phát sinh mới

Cách xử lý đối với mã hàng phát sinh mới

Lấy tại bảng xuất nhập kho. Nếu bạn đang loay hoay do mới tập tành vào nghề thì hãy sử dụng cách này để quản lý hàng phát sinh hiệu quả: Tô màu khi có hàng mới phát sinh để phân biệt và dễ lọc. Sau đó copy và paste ra sheet Danh Mục Hàng Hóa là xong.

  • Cột B: Tên của chủng loại hàng hóa

Để lấy tên của hàng hóa, bạn dùng hàm Vlookup để lấy tên trong sheet danh mục hàng hóa. 

Công thức: =VLOOKUP($B12;DMHH!$B$6:$D$14;2;0)

B12 là ô mã hàng hóa trong bảng tổng hợp NXT của ngày hôm nay.

  • Cột C: đơn vị tính toán

Sử dụng Vlookup để tiến hành dò tìm từ sheet danh mục hàng hóa.

=VLOOKUP($B12;DMHH!$B$6$:$D$14;4;0)

  • Cách tính số tồn đầu kỳ:

Cột số lượng: dùng hàm vlookup lấy từ cột tồn cuối ngày của bảng TH NXT ngày hôm trước.

Cột thành tiền: Cũng sử dụng hàm Vlookup lấy từ cột thành tiền của bảng TH NXT ngày hôm trước sang.

Cách tính số hàng tồn đầu ngày

Cách tính số hàng tồn đầu ngày

Cách tính số hàng tồn đầu ngày

  • Cột 1: số lượng hàng hóa bạn dùng hàm Vlookup tương tự như trên.
  • Cột 2: Để tính thành tiền nhập kho trong kỳ, bạn cũng dùng hàm Vlookup để dò tìm từ bảng NXT của ngày hôm trước.

Thông tin về số nhập trong kỳ được lấy từ bảng kê khai nhập xuất kho đã được tạo trước đó. Cũng có 2 cột số lượng và thành tiền (cột 3 và 4) đều lấy từ bảng kê khai xuất nhập. Trong đó để tính số lượng và tính thành tiền bạn sẽ dùng hàm Sumif.

  • Cột 5: đơn giá xuất kho chỉ sử dụng khi đến cuối kỳ và tính bình quân đơn giá xuất kho, và chỉ dành cho những công ty nào sử dụng đơn giá xuất kho.
  • Cột 6: thông tin của cột này là hiển thị số lượng hàng hóa đã xuất ra trong ngày. Dùng hàm sumif tương tự như phần nhập hàng vào kho.
  • Cột 7: Thành tiền

Các doanh nghiệp phương pháp đích danh để tính đơn giá xuất kho thì sử dụng hàm Sumif được lấy từ Bảng kê phiếu.Với cách tính bình quân sẽ dễ hơn rất nhiều, khi đã có cột đơn giá bạn chỉ cần nhân đơn giá với số lượng ra số tiền.

  • Cột 8 là thông tin về số lượng hàng còn tồn lại cuối kỳ. Bạn cũng dùng số lượng đầu kỳ+nhập trong kỳ và trườ đi cuối kỳ. Công thức tùy theo cột tương ứng (cột 1+cột 3 -cột 6)
  • Cuối cùng là cột 9 (thành tiền), bạn chỉ cần lấy số tiền tồn đầu ngày cộng với tiền nhập vào sau đó trừ đi số tiền đã chi trong ngày.

Đối với các bạn kế toán mới, lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng excel có thể là công việc không hề đơn giản và cần sự tập trung cao độ để tính đúng các loại tiền, số lượng hàng hóa và phân loại mã hàng hóa. Nhưng nếu luyện tập thành thạo, bạn sẽ thấy một quỹ đạo công việc cứ vậy mà quay tròn và sẽ cảm thấy dễ dàng hơn. 

Trăm hay không bằng tay quen, muốn trở thành kế toán thực thụ thì hãy luyện tập sử dụng thành thạo excel, nắm được các thông tin cơ bản có trong bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày. Chúc bạn thành công.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: https://www.luuhoso.com
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

 

Lưu ý về các quy định phòng cháy chữa cháy cho nhà xưởng, kho bãi
CFS là gì? Tìm hiểu thông tin về kho CFS tại Việt Nam
Menu
1800 9224