Mục lục:
Cách lưu hồ sơ như thế nào là khoa học nhất? đây là một trong những câu hỏi được rất nhiều người thắc mắc để tìm hướng xử lý phù hợp và tiện lợi nhất trong việc này. Điều này cũng rất quan trọng bởi vì số lượng hồ sơ của mỗi doanh nghiệp khi hoạt động không phải là nhỏ.
Vậy thì giải pháp nào hữu hiệu nhất để áp dụng trong trường hợp này? tất cả sẽ đều được chúng tôi giải đáp trong những thông tin dưới đây. Hãy cùng tham khảo qua để áp dụng nếu bạn thấy phù hợp nhé.
Một số cách sắp xếp và lưu hồ sơ khoa học nhất
Để sắp xếp và lưu hồ sơ một cách khoa học nhất thì bạn nên áp dụng những cách sau:
Chọn tủ hồ sơ lưu trữ
Không nên chứa đựng hồ sơ trong cặp hoặc những nơi có hẹp vì như vậy bạn sẽ không quản lý được với số lượng hồ sơ lớn mà nên:
Một số cách sắp xếp và lưu hồ sơ khoa học nhất
+ Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa: Những chiếc tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa phía trên và hộc tủ phía dưới và mỗi ngăn cần có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ được niêm yết khác nhau ( thường là 28cm x 35 cm ).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong những văn phòng có không gian nhỏ thì bạn nên sử dụng tủ hồ sơ treo trên tường vì loại tủ hồ sơ này có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ cần thiết.
+ Dùng những mẫu ghi chú nhỏ: những mẫu ghi chú nhỏ dán trên tường thành của từng loại hồ sơ và kệ riêng biệt sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy khi cần đến và tốt nhất nên sắp xếp chúng theo ký tự của bảng chữ cái ( a,b,c….).
Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
Việc phân loại và lưu hồ sơ sẽ rất quan trọng trong việc kiểm tra, sắp xếp một cách dễ dàng nhất và bạn nên phân loại như sau:
Một số cách sắp xếp và lưu hồ sơ nhanh chóng
+ Phân loại theo chủ đề: Các hồ sơ cùng loại nên phân theo các chủ đề khác nhau như: báo cáo, quảng cáo, tiếp thị, kế toán….
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một chủ đề bạn nên phân nhỏ hồ sơ theo từng cụm như: Cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm quý 4.
+ Phân loại theo nhóm: Phân theo nhóm cũng rất quan trọng để bạn dễ dàng quản lý và cách phân loại như: Nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
Sắp xếp hồ sơ cần lưu trữ
Sau khi phân loại hồ sơ xong thì bạn cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học và nên sắp xếp theo các cách sau đây:
Sắp xếp hồ sơ cần lưu trữ
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của những sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau sao cho phù hợp. Để làm được điều này thì bạn cần ghi chú cẩn thận về thời điểm để việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp theo mẫu tự theo các thứ tự liền kề nhau như: A, B, C…sẽ được sắp xếp: như A1, A2, A3…B1, B2, B3… làm vậy bạn sẽ dễ dàng biết được vị trí các từ khi tìm kiếm.
Hướng dẫn lưu và sắp xếp hồ sơ
+ Sắp xếp theo tính chất: Bạn cũng sẽ cần quan tâm đến tính chất hồ sơ ví dụ như: Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…hoặc hồ sơ chờ giải quyết, hồ sơ đã giải quyết…
===> Xem thêm: dịch vụ lưu chứng từ quận 12
Lập danh mục và lưu trữ hồ sơ hiệu quả
Danh mục hồ sơ sẽ là bản liệt kê một cách hệ thống nhất hồ sơ của từng đơn vị cụ thể. Nhờ vào các danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý các loại hồ sơ một cách nhanh chóng.
Lưu trữ hồ sơ cũng cần phải chi tiết để các thao tác sử dụng khi cần đến sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn. Bạn nên làm một bảng liệt kê phù hợp cho từng loại khi lưu trữ để tạo sự linh động hơn.
Lập danh mục và lưu trữ hồ sơ hiệu quả
====> Tin nổi bật: Khái niệm và cách lưu trữ thông tin dữ liệu không giới hạn an toàn nhất
Đó là những cách lưu trữ hồ sơ một cách khoa học nhất để bạn tham khảo qua và có thêm cho mình một số kiến thức hữu ích khi lưu trữ. Tuy nhiên, nếu bạn không có nhiều thời gian hoặc nhân sự để thực hiện thì hãy liên hệ với dịch vụ lưu trữ hồ sơ luuhoso.com của chúng tôi để được hỗ trợ.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp nhiều kinh nghiệm thì mọi thao tác đều được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và bạn chỉ cần quản lý bằng phần mềm được cấp quyền. Đặc biệt, mọi thông tin đều đảm bảo về sự an toàn bảo mật tốt nhất và đây cũng là cách lưu hồ sơ khoa học, tiện lợi mà bạn có thể áp dụng.
