Mục lục:
Làm thế nào để lưu những bộ hồ sơ một cách khoa học nhất?. Đây cũng là một trong những câu hỏi thường được đặt ra khi cá nhân, doanh nghiệp đang muốn tiết kiệm thời gian và dễ dàng quản lý tài liệu của mình hơn. Câu trả lời cũng sẽ được chia sẻ đến bạn sau đây.
Những bộ hồ sơ tài liệu luôn là phụ kiện hỗ trợ tốt cho việc lưu trữ và hầu như không thể thiếu đối với bất kỳ ai. Bởi vì nếu chúng ta không thực hiện lưu trữ hồ sơ, thì mỗi người sẽ không thể nào tự nhớ hết được mọi thông tin được tiếp nhận.
Tuy nhiên, việc lưu hồ sơ nếu không biết cách sắp xếp sao cho hợp lý nhất thì với số lượng ngày càng tăng dần lên như vậy thì người quản lý cũng sẽ không thể nào kiểm soát hết được. Chính vì vậy nên trong bài viết này Luuhoso sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn cách lưu hồ sơ khoa học nhất hiện nay để bạn tham khảo qua. Cùng xem nhé.
>>> Bài viết bạn có thể quan tâm:
- Chia sẻ cách phân loại và sắp xếp hồ sơ theo phương pháp số
- Các điều luật lưu trữ hồ sơ kế toán của doanh nghiệp hiện nay – Vinamoves
- Thông tư quy định về quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử tại nước ta
Cách 1: Lưu hồ sơ theo vần và mẫu tự
Đây là cách đầu tiên mà bạn có thể tham khảo qua khi thực hiện lưu hồ sơ, và cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Sử dụng tên cho hồ sơ
– Hồ sơ cá nhân: Đặt các tư liệu liên quan đến những cá nhân cần thiết vào bìa kẹp hồ sơ có tên ( hoặc phong bì ) riêng biệt. Bên ngoài thì bạn cần phải ghi tên vào và đi kèm một số thông tin liên quan để dễ quản lý, và đặc biệt là nên sắp xếp tài liệu theo ngày tháng từ gần đến xa.
– Hồ sơ hỗn hợp: Sắp xếp các tài liệu theo từng vần và mẫu tự để dễ dàng truy tìm các tư liệu đảm bảo nhất.
– Hồ sơ cùng tên: Nếu có nhiều tên cùng lúc thì bạn nên phân loại cụ thể theo từng giai đoạn.
– Đối với các hồ sơ khác nhau có cùng tên: Đặt mã số phụ theo tên cụ thể, hoặc đồng thời cũng sử dụng bìa hồ sơ màu khác để phân biệt rõ ràng.
>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM
Bước 2: Sử dụng hồ sơ theo chủ đề cụ thể
– Tên chủ đề cần phải đặt sao cho cụ thể nhất
– Không nên sử dụng các chủ đề mơ hồ, chung chung
– Nên sử dụng đi kèm các công cụ hỗ trợ cụ thể như: thẻ hướng dẫn theo vần, theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ hoặc tạo lập danh sách trên máy tính.
– Đối với kẹp hồ sơ thì bạn có thể dùng cho các dạng như: Hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho tiêu đề chính
– Nên tích hợp bảng mục lục để đảm bảo việc mở hồ sơ có chủ đề cụ thể, rõ ràng
Bước 3: Hồ sơ theo địa danh
Bạn nên thiết lập danh mục địa danh như là một chủ đề cụ thể và đặc biệt là cần thực hiện các cách tra cứu chéo theo tên và chủ đề để dễ dàng tìm hơn khi cần đến.
Cách 2: Lưu hồ sơ theo số và mã số một cách khoa học
Cách này cũng tương đối tiện dụng khi áp dụng và bạn có thể thực hiện như sau:
– Hệ thống số lưu trữ nên tăng dần và liên tục: Đơn giản và không hết số
– Hệ thống lưu trữ cần sử dụng số tự nhiên: ví dụ như 5, 15, 20..
– Hệ thống lưu trữ bằng mã số: Sử dụng kết hợp các chữ và số cụ thể
Cách 3: Sử dụng phương tiện và thiết bị lưu trữ hồ sơ
– Phương tiện giấy: Sử dụng kệ tủ tiêu chuẩn văn phòng cần thiết, tủ kệ mở, tủ kệ di động, tủ kệ an toàn và các loại tủ kệ liên hợp….
– Phương tiện điện tử: Đĩa mềm, đĩa cứng hoặc là các loại đĩa CD-ROM, chụp vi phim
– Vật dụng bổ trợ theo: Nhãn bìa để kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn dùng cho ngăn kéo hồ sơ và bìa kẹp “out”.
– Dù sử dụng phương tiện lưu trữ như thế nào thì những kiến thức áp dụng khoa học kỹ thuật này là rất quan trọng, trong đó các sản phẩm máy tính cá nhân đang rất hữu hiệu.
Cách 4: Sắp xếp hồ sơ theo dạng số và thời gian cụ thể
– Áp dụng phương pháp số dùng để phân loại các hồ sơ luôn đảm bảo được sự thuận tiện đến mức tốt nhất.
– Cách thực hiện cũng có nhiều phần như hệ thống ký tự cuối. Hệ thống này được vận hành theo cách đọc số từ phải sang trái, điều này sẽ giúp loại bỏ tốt được những sai sót cụ thể.
– Phương pháp này cũng có thể áp dụng để nhằm mục đích phân tán các hoạt động lưu trữ và cho phép lấy tài liệu ra một cách dễ dàng.
Cách 5: Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
– Hầu hết các tài liệu sẽ được lưu trữ theo một trình tự thời gian nhất định cụ thể nào đó, đặc biệt đối với ngày tháng hoặc theo thời gian phát sinh.
– Các loại hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ cụ thể nhất.
– Cách lưu hồ sơ một cách khoa học này thường được kết hợp với những cách còn lại được kể trên để đảm bảo cho việc lưu trữ tiện lợi nhất.
Trên đây là hướng dẫn 5 cách lưu hồ sơ khoa học nhất mà bạn có thể tham khảo qua và áp dụng khi đang có nhu cầu tìm hiểu. Nếu thấy bài viết này hữu ích thì hãy nhanh chóng chia sẻ để mọi người cùng biết đến nhé.
Nếu đang cần một dịch vụ lưu chứng từ, hồ sơ giá rẻ vì doanh nghiệp bạn không thể tự thực hiện được việc này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhé.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
– Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
– Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
– Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com
Biên tập bởi: Le Nam
Nguồn: http://luuhoso.com/
