Mục lục:
Bộ hồ sơ vay vốn tín dụng của khách hàng là những giấy tờ quan trọng cần được bảo quản và lưu trữ cẩn thận. Sau đây Lưu Hồ Sơ sẽ hướng dẫn lưu hồ sơ tín dụng hiệu quả nhất.
Đối với những người mới bước vào nghề hành chính văn thư đều khá bối rối trong việc lưu trữ hồ sơ, đặc biệt với những ngành đặc thù nhiều giấy tờ như tài chính ngân hàng. Để đảm bảo các hồ sơ tín dụng được bảo quản tốt, không nhầm lẫn, không thiếu sót thì cần có cách sắp xếp khoa học và hợp lý.
>>>Xem thêm bài viết:
Hồ sơ tín dụng là gì
Hồ sơ tín dụng là hồ sơ vay vốn và trả nợ của một khách hàng cá nhân hoặc tổ chức, bao gồm tất cả giấy tờ liên quan đến: thông tin vay của khách hàng ở quá khứ và hiện tại, hình thức vay (tín chấp, thế chấp…), mục đích vay (vay tiêu dùng, vay mua nhà đất…), giấy tờ giải ngân khoản vay.
Hồ sơ tín dụng là tài liệu rất quan trọng liên quan đến khả năng vay nợ của khách hàng trong tương lai. Dựa vào bộ hồ sơ này, đơn vị cho vay sẽ kiểm tra được lịch sử các khoản vay, lịch sử thanh toán, khả năng chi trả của khách hàng để đưa ra quyết định có đồng ý khoản vay tiếp theo của khách hàng đó hay không.
Vì vậy việc lưu hồ sơ tín dụng là một bước quan trọng giúp kiểm tra và quản lý các thông tin vay của khách hàng một cách dễ dàng.
Hồ sơ tín dụng gồm những gì
Trước khi tìm hiểu về cách lưu trữ hồ sơ tín dụng, chúng ta cần nắm được một bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ gì.
Hồ sơ tín dụng vay vốn sẽ bao gồm các phần sau đây: hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ tài chính và hồ sơ tài sản đảm bảo
Hồ sơ pháp lý
Hồ sơ pháp lý chính là những giấy tờ thông tin cá nhân cung cấp lúc ban đầu để ngân hàng xác minh cho các khoản vay, bao gồm:
- CMND/ CCCD, Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng của người đi vay;
- Bản sao CMND/ CCCD/ Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng, có công chứng của người kết hôn với người đứng tên vay vốn;
- Bản công chứng giấy đăng ký kết hôn/ giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đối với người đã kết hôn; Giấy xác nhận độc thân đối với những người chưa lập gia đình;
- Bản công chứng sổ hộ khẩu/ KT3 của người đứng vay và người hôn phối;
Hồ sơ vay vốn
Bộ hồ sơ vay vốn sẽ giúp ngân hàng xác định được mục đích sử dụng vốn muốn vay của khách hàng, bao gồm:
- Đơn đề nghị được vay vốn bản gốc, đơn này theo mẫu ngân hàng cung cấp;
- Đối với khách hàng vay mua nhà đất: Hợp đồng mua bán và sổ đỏ nhà/ đất cần mua;
- Đối với khách hàng vay để xây/ sửa nhà: Hợp đồng thi công xây dựng; giấy phép xây dựng, sửa chữa nhà; Bảng dự toán chi phí;
- Đối với khách hàng vay mua xe: Hợp đồng mua/ bán xe;
- Đối với khách hàng vay tiêu dùng: Bảng khai báo chi tiêu;
- Bản công chứng hợp đồng đầu vào, giấy tờ tài sản cần mua;
- Bản gốc giấy tờ chứng minh vốn tự có;
- Biên bản thỏa thuận, hóa đơn nếu có giữa 2 bên;
Tất cả các thông tin trên sẽ được đưa vào hệ thống CIC giúp ngân hàng tra cứu được lịch sử tín dụng để dễ dàng xếp hạng, đánh giá mức độ uy tín cho khoản vay tiếp theo. Những giấy tờ này sẽ được photo và kẹp vào bộ hồ sơ của khách hàng.
Hồ sơ chứng minh thu nhập
Đây là những giấy tờ chứng minh người vay có khả năng trả khoản nợ theo định kỳ và cũng là điều kiện đủ để chấp nhận khoản vay, bao gồm:
- Bản hợp đồng lao động của người vay hoặc Quyết định tiếp nhận nếu là nhân viên cơ quan Nhà nước có xác nhận của công ty;
- Giấy xác nhận hệ số lương hoặc quyết định bổ nhiệm có xác nhận của công ty;
- Bảng sao kê lương 3 tháng gần nhất có xác nhận của công ty, nếu được trả lương qua tài khoản ngân hàng thì nộp bản sao kê tài khoản có xác nhận dấu đỏ của ngân hàng đó;
- Một bộ hợp đồng lao động, xác nhận lương, sao kê lương 3 tháng có dấu xác nhận của đơn vị có thẩm quyền của người đồng trách nhiệm trả nợ chung với người vay chính;
- Bản công chứng hợp đồng cho thuê tài sản ( xe, nhà đất) có kèm giấy tờ sở hữu tài sản cho thuê đó nếu có;
Hồ sơ tài sản đảm bảo
Đối với những khách hàng vay thế chấp thì đây là yếu tố giúp ngân hàng hạn chế được rủi ro khoản vay thấp nhất. Người vay cung cấp những giấy tờ chứng minh tài sản nhằm hưởng lãi suất thấp nhất từ ngân hàng.
Những giấy tờ này bao gồm: giấy tờ sở hữu tài sản cá nhân (nhà đất, máy móc, phương tiện…); Giấy tờ có giá trị như cổ phiếu, trái phiếu, sổ tiết kiệm…
Cách lưu hồ sơ tín dụng hiệu quả nhất
Vì có quá nhiều giấy tờ cần được lưu trữ nên nếu không có cách sắp xếp hợp lý sẽ rất dễ làm chúng ta rối và nhầm lẫn. Sau đây sẽ là những mẹo giúp bạn phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tín dụng một cách khoa học và hiệu quả nhất.
- Cách phân loại hồ sơ: Bạn có thể phân theo từng nhóm, từng loại cùng chủ đề;
- Cách sắp xếp: hãy chọn một trình tự dễ nhất với bạn như sắp xếp theo ngày, theo bảng chữ cái, theo số thứ tự hoặc theo tính chất quan trọng…
- Cách bảo quản file hồ sơ: với những giấy tờ quan trọng như hợp đồng tín dụng thì bạn không nên kẹp giấy, nếu để lâu ngày sẽ dễ bị cong và bị hỏng. Nên sử dụng bìa cứng hoặc bì thư A4 để bảo quản bên ngoài, nếu sắp xếp theo ngày tháng có thể sử dụng dây để cột;
- Để đảm bảo an toàn, các bộ hồ sơ tín dụng cần phải được lưu vào máy tính với các danh mục đầy đủ, với những hồ sơ cần lưu lâu năm thì có thể ghi chú vị trí hồ sơ gốc trên file để có thể tìm kiếm dễ hơn;
Đa số những đơn vị cho vay tín dụng sẽ rất khó khăn trong quá trình lưu trữ, bảo quản thông tin hồ sơ vay vốn của khách hàng, vì những hồ sơ này thường phải được lưu trữ trong thời gian dài, khoảng 10 năm. Mà càng ngày lượng khách hàng càng tăng lên, việc truy xuất thông tin gốc cũng càng rắc rối.
Chính vì vậy dịch vụ lưu trữ hồ sơ tín dụng ra đời giúp các đơn vị cho vay tiết kiệm được thời gian và không gian lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Các kho lưu trữ hồ sơ của chúng tôi có đầy đủ tiêu chuẩn về độ an toàn, giúp các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ.
Liên hệ ngay với Lưu Hồ Sơ để được tư vấn, hướng dẫn lưu hồ sơ tín dụng hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
- Website: http://luuhoso.com/lien-he
- Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Tác giả Thanh Hương
Nguồn: Lưu Hồ Sơ
