Hướng dẫn quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp

Quy trình xuất nhập kho bao gồm trình tự nhiều bước thực hiện để tạo thành một dây chuyền khép kín. Sau đây là bài viết liệt kê chi tiết quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp của Lưu Hồ Sơ.

Những người được giao nhiệm vụ quản lý kho của doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ quy trình xuất nhập kho để công tác kiểm tra, quản lý được thực hiện chặt chẽ, và chính xác. Đồng thời hạn chế tối đa nhất sai sót trong việc xuất nhập hàng trong kho.

Các quy trình này được nhiều đơn vị cho thuê lưu kho hàng hóa áp dụng để giữ an toàn và bảo toàn số lượng hàng hóa thực tế luôn đúng và trùng khớp với sổ sách. Doanh nghiệp có thể thực hiện các bước dưới đây.

Quy trình nhập kho nguyên liệu

Trong kho hàng có thể chứa nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. Để quản lý tốt việc nhập nguyên liệu vào kho, doanh nghiệp nên thực hiện trình tự các bước như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch nhập hàng hóa

Lên kế hoạch nhập hàng hóa

Lên kế hoạch nhập hàng hóa

Khi các bộ phận có nhu cầu nhập hàng hóa (có thể là nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm) thì phải báo ngay tới bộ phận kho và các bộ phận liên quan khác. Nên báo cáo số lượng, ngày giờ cụ thể để bộ phận kho bố trí nhân sự và phương tiện hỗ trợ.

Đối với những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ hàng hóa, nên thông báo trước từ 1 – 2 ngày về kế hoạch nhập hàng. Người quản kho nắm bắt được thông tin sẽ thông báo đến các bộ phận khác như bảo vệ hỗ trợ mở cửa hay điều động xe vận chuyển nếu doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ.

Bước 2: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho

Nếu đã có thời gian và số lượng cụ thể, người quản kho phải có trách nhiệm sắp xếp, vệ sinh lại khu vực dự tính để hàng mới. Vị trí để hàng có thể áp dụng theo nguyên lý kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng như FIFO, LIFO…

Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa

Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa

Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa

Khi hàng đã về tới kho, người mua hàng hoặc nhân viên giao hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho. Thủ kho dựa vào hóa đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng hóa để đối chiếu về số lượng, kiểm tra về chất lượng. Nếu phát hiện sai số lượng hoặc có hư hỏng thì phải lập biên bản và báo với đơn vị để xuất để có phương án xử lý.

Bước 4: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Nếu kiểm tra hàng không có sai sót gì thì chuyển toàn bộ giấy tờ mua hàng và phiếu yêu cầu nhập kho cho bộ phận kế toán để đối chiếu thêm một lần nữa trước khi tiến hành in phiếu nhập kho.

Bước 5: Hoàn thành việc nhập kho hàng hóa

Thủ kho sẽ tiến hành việc nhập kho hàng hóa, sắp xếp vào khu vực đã chuẩn bị sẵn, rồi sau đó cập nhật vào thẻ kho. Sơ đồ kho cũng phải được cập nhật lại ngay sau đó để cập nhật thông tin tới các bộ phận.

Xem thêm:

Thông tin về lo nguyên liệu mới sẽ được cập nhật vào phần mềm quản lý hàng hóa hoặc vào File Excel.

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm sẽ được thực hiện giống như nhập nguyên liệu nhưng có một số điểm khác như sau:

  • Bước 1: Sau khi chuyển hàng về tới kho, nhân viên nhập hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho cho kế toán;
  • Bước 2: Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này gồm 1 liên lưu tại số xuất nhập kho, 1 liên gửi cho kế toán, mọt liên đưa cho nhân viên nhập hàng;
  • Bước 3: Sau khi hoàn tất việc kiểm tra số lượng, chất lượng và lập giấy tờ, người giao hàng sẽ bàn giao hàng hóa cho nhân viên kho;
  • Bước 4: Các bộ phận liên quan sẽ ký nhận vào giấy nhập kho. Kế toán cập nhật thông tin vào số kho và hạch toán nhập kho.

Quy trình xuất kho hàng hóa

Quy trình xuất kho hàng hóa

Quy trình xuất kho hàng hóa

Bước 1: Yêu cầu xuất hàng

Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa, nhân viên cần lập một phiếu yêu cầu xuất kho gửi kế toán. Có ghi rõ số lượng, mục đích…

Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho

Từ yêu cầu về số lượng, kế toán sẽ kiểm tra lại lượng hàng tồn trong kho, nếu thiếu thì đề xuất với bên sản xuất, nếu đủ thì tiến hành xuất kho luôn.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Lúc này kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho để gửi tới Thủ kho. Phiếu này được lập thành nhiều liên tùy theo quy định của doanh nghiệp. Một liên sẽ lưu vào sổ xuất nhập, còn lại sẽ đưa cho Thủ kho.

Bước 4: Tiến hành xuất kho

Thủ kho nhận được phiếu xuất kho từ kế toán tiến hành xuất hàng đủ số lượng. Nhân viên nhận hàng ký vào giấy xuất kho và giữ 1 liên.

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho giữ lại một liên phiếu yêu cầu xuất kho, cập nhật lại trong thẻ kho và trả lại phiếu xuất cho kế toán. Tiếp đó kế toán tiến hành ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất.

Trên đây là Hướng dẫn quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp theo mẫu chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách tổ chức, hoạt động, vận hành khác nhau nên có thể áp dụng linh hoạt để phù hợp với tính chất riêng của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ 

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Website: https://www.luuhoso.com
  • Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả Hồng Ân

 

Cách bảo quản hồ sơ trong quá trình vận chuyển bằng xe tải
Chia sẻ cách quản lý hàng hóa hiệu quả
Menu
1800 9224