Hướng dẫn sắp xếp hồ sơ thật khoa học và hiệu quả

Mục lục:

Việc sắp xếp và quản lý tài liệu, hồ sơ chưa bao giờ là dễ dàng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự lớn, công việc nhiều.

Sắp xếp tài liệu không chỉ đòi hỏi người sắp xếp phải tỉ mỉ và rất mất công, bên cạnh đó phải có cách sắp xếp thật khoa học để tạo thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần.

Chính vì điều này, nên bài viết này Luuhoso xin chia sẻ với các bạn cách sắp xếp và quản lý tài liệu của bạn một cách hiệu quả nhất.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận 6 TPHCM

Chọn tủ hồ sơ

Chọn tủ tài liệu phù hợp

Trước khi có thể sắp xếp hồ sơ thật khoa học, dễ tìm bạn cần chọn được chiếc tủ đựng hồ sơ thật phù hợp với nhu cầu phục vụ được việc lưu giữ hồ sơ.

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp lớn nhỏ và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để có thể chọn tủ hồ sơ phù hợp nhất. Nhưng Luuhoso khuyên bạn nên chọn những chiếc tủ có nhiều ngăn, nhỏ gọn vừa tiện lợi có thể chứa được nhiều hồ sơ bên cạnh đó còn tiết kiệm không gian cho tổ chức của bạn.

>>> Bài viết liên quan:

Mặt khác, những chiếc tủ có kính cũng nên được bạn ưu tiên lựa chọn vì chúng mang tính thẩm mỹ cao đồng thời cũng mang lại sự tiện lợi khi bạn muốn tìm hồ sơ, kính trong suốt có thể quan sát và mở đúng ngăn bạn cần lấy hồ sơ, tài liệu không cần phải mở nhiều ngăn khác.

Ngoài ra, để có thể tiện cho việc tìm kiếm tài liệu bạn nên sử dụng những mẩu giấy note có nhiều màu để ghi chú, giúp cho quá trình tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.

Cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ

Sau khi đã chọn được tủ hồ sơ thích hợp, hãy cùng Luuhoso tìm hiểu những cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ để chọn lựa cách phù hợp với bạn nhất nhé.

Cách sắp xếp và quản lý hồ sơ

Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu đóng một vai trò rất quan trọng, thay vì phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm khi chất thành đống, lộn xộn, thiếu thẩm mỹ giờ đây bạn chỉ cần đến đúng ngăn tủ chứa tài liệu đã phân loại và lấy chúng ra, thật dễ dàng đúng không nào.

Mỗi loại tài liệu sử dụng trong văn phòng đều có tiêu đề và mục đích sử dụng riêng nên bạn hãy ghi chú chúng lại theo loại và mục đích sử dụng. Ví dụ bạn có thể sắp xếp chúng theo chương, phần đã ghi chú, hoặc theo thời gian và mục đích riêng của từng loại tài liệu.

Hồ sơ và tài liệu hành chính văn phòng: tài liệu về cuộc họp, hội nghị, chỉ định của giám đốc, chủ tịch, …
Hồ sơ, tài liệu về kinh doanh: kế hoạch, chiến lược kinh doanh, báo cáo về doanh thu, doanh số hàng quý, hàng năm, …
Hồ sơ, tài liệu về Marketing: Chiến lược sản phẩm, chiến lược PR, quảng cáo, …
Hồ sơ, tài liệu về tài chính kế toán: quyết toán kinh phí, kiểm kê tài sản, tài chính hàng năm, kế hoạch tài chính.

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Có nhiều cách sắp xếp tài liệu, nhưng sau đây là một số cách mà chúng tôi đúc kết được sau nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lưu hồ sơ:

Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo thời gian, trình tự hoạt động của công ty như theo tháng, quý, năm, …miễn sao để bạn có thể dễ dàng quản lý chúng
Sắp xếp theo mẫu: những loại hồ sơ như báo cáo, hay thống kê bạn có thể phân loại riêng ra với những tài liệu khác.
Sắp xếp theo tính chất: Khi lưu chứng từ, hồ sơ có tính bảo mật bạn cần để riêng, điều này giúp bạn tránh được sự nhầm lẫn gây thiệt hại cho tổ chức.

Cách sắp xếp và quản lý hồ sơ

Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản danh sách liệt kê theo hệ thống các bản tài liệu, việc lập danh mục hồ sơ cũng khá quan trọng, vì sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và thuận tiện trong việc quản lý. Nên chú ý ghi chú theo tên hồ sơ, thời gian, chủng loại và đưa chúng vào file máy tính để tiện hơn cho việc quản lý.

Ngoài ra, khi lập danh mục thường xuyên bạn có thể có một tủ hồ sơ gọn gàng khi loại bỏ những hồ sơ đã quá hạn không dùng đến nữa.

Cách lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ có tính chọn lọc là điều cần thiết nhất là đối với những doanh nghiệp lớn số lượng hồ sơ nhiều thì hồ sơ nên được sắp xếp gọn gàng và lưu file vào máy tính để quá trình quản lý không mất nhiều công sức.

Bài viết hướng dẫn bạn sắp xếp hồ sơ mà Luuhoso muốn chia sẻ với bạn, hy vọng việc sắp xếp và quản lý hồ sơ của bạn trở nên thật dễ dàng và hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì về việc lưu trữ hồ sơ – chứng từ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có được sự hỗ trợ kịp thời nhất có thể nhé.

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: http://luuhoso.com/lien-he
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hường Ngô
Nguồn: http://luuhoso.com/