Hướng dẫn trình tự quét dọn, vệ sinh kho lưu hồ sơ chuẩn nhất

Dọn dẹp kho lưu hồ sơ để kho lưu hồ sơ đạt chuẩn và sạch sẽ là công việc cần thiết. Vậy cách thực hiện chúng như thế nào? 

Trong bài viết này, hãy cùng theo dõi những hướng dẫn trình tự quét dọn, vệ sinh kho lưu hồ sơ chuẩn nhất Lưu Hồ Sơ chi sẻ và áp dụng đối với kho lưu của mình nhé.

>>> Cập nhật thêm tin tức qua bài viết: 

Vì sao chúng ta cần vệ sinh kho lưu hồ sơ

Kho lưu trữ hồ sơ dành cho công tác lưu hồ sơ thì hầu như công ty lớn nào cũng có, các công ty vừa và nhỏ thì sẽ dành số vốn của mình đi thuê kho lưu trữ hồ sơ. Thường thì để lưu hồ sơ thật tốt và an toàn, chúng ta cần các kho lưu được thiết kế tiêu chuẩn với môi trường lưu trữ cho các loại hồ sơ tốt nhất, khô ráo, tránh ẩm ướt và không bụi bặm.

Tuy vậy, trong quá trình vận hành lưu trữ hồ sơ trong thời gian dài thì các điều kiện chuẩn về môi trường này sẽ bị giảm sút do chúng ta thường xuyên vào kho lấy hồ sơ, lưu thêm hồ sơ mới. Lúc này kho lưu hồ sơ sẽ dễ dàng bị bụi đóng, môi trường chuẩn sẽ bĩ kém đi.

Cần thực hiện vệ sinh kho lưu thường xuyên

Cần thực hiện vệ sinh kho lưu thường xuyên

Do đó chúng ta cần phải có kế hoạch vệ sinh kho lưu hồ sơ định kỳ để giúp cho môi trường kho lưu trữ được phục hồi tốt hơn, có chất lượng hơn và đảm bảo được các tiêu chí vệ sinh, an toàn trong bảo quản hồ sơ trong kho của chúng ta như lúc mới xây dựng. Đây là công tác cần thiết mà chúng ta nhất định cần thực hiện định kỳ.

Những bước chuẩn bị khi vệ sinh kho lưu hồ sơ

Sau đây, công ty lưu hồ sơ chất lượng Lưu Hồ Sơ sẽ dành ra một bài viết chia sẻ đến cho các bạn những cách thức vệ sinh kho lưu sao cho thật tốt. Hy vọng với bài viết này chúng ta sẽ có thể biết thêm nhiều thông tin cần thiết, cũng như những cách thức để có thể thực hiện nhiệm vụ lưu hồ sơ cho công ty của mình một cách hoàn hảo hơn.

Đầu tiên chúng ta sẽ đi vào bước chuẩn bị để vệ sinh cho kho lưu trữ của chúng ta:

Chuẩn bị dụng cụ cần thiết

Trước khi tiến hành vệ sinh kho lưu trữ, chúng ta cần chuẩn bị đầy đủ những dụng cụ cần thiết bao gồm: Máy hút bụi và chổi các loại để làm sạch bụi bặm đóng trên sàn, kệ. Cây lau sàn, lau nhà để thực hiện công đoạn lau sạch kho lưu.

Chuẩn bị di dời hồ sơ

Kế đó, chúng ta cần di dời các loại hồ sơ của mình ra một khu vực an toàn, làm trống kho lưu để dễ dàng vệ sinh hơn cũng như khi lau, nước không làm ảnh hưởng đến hồ sơ.

Trong công đoạn này bạn cần thực hiện cẩn thận, khi di dời có đánh dấu ghi chú đàng hoàng để khi thực hiện vệ sinh kho lưu xong chúng ta có thể sắp xếp chúng lại theo đúng vị trí ban đầu của chúng.

Các bước cơ bản thực hiện vệ sinh kho lưu

Sau đây, chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành các công đoạn thực hiện vệ sinh cho kho lưu khi đã có từng bước chuẩn bị đầy đủ. Các công đoạn này được thực hiện theo một trình tự nhất định mà bạn cần đảm bảo thực hiện đúng quy trình để có thể vệ sinh được kho lưu cho chúng ta sạch sẽ và an toàn nhất.

Đầu tiên chính là công đoạn cần thiết nhất và cần được thực hiện kỹ càng nhất:

Xả bụi trong kho lưu, tiến hành thông khí

Như đã đề cập ở phần trên. Khi sử dụng kho lưu trong một thời gian dài, việc chúng ta thực hiện thông thoáng khí bằng các loại quạt trao đổi khí, quá trình truy xuất hồ sơ hàng ngày làm bụi bẩn lọt vào kho lưu. Lâu ngày tình trạng kho lưu bị đóng bụi là không thể tránh khỏi và chúng ta cần có những bước thực hiện thật tốt để tháo bụi ra khỏi kho lưu.

Cần dọn dẹp mọi thứ trước khi vệ sinh kho lưu

Cần dọn dẹp mọi thứ trước khi vệ sinh kho lưu

Công đoạn này thực hiện bằng máy hút bụi và các loại chổi chuyên dụng. đầu tiên chúng ta dùng máy hút bụi để hụt sạch toàn bộ bụi bặm chưa bám sát vào sàn, kệ , tường. Sau khi hút sạch bụi, chúng ta dùng chổi quét để đẩy bong các loại bụi bị bám vào kệ, sàn ra sau đó dùng máy hút bụi hút sách lại một lần nữa.

Lau dọn kho lưu

Sau khi đảm bảo kho lưu của chúng ta đã sạch bụi bẩn, chúng ta thực hiện lau sàn, lau kệ, tủ đựng hồ sơ bằng nước lau chuyên dùng thật kỹ càng qua ít nhất 3 lần lau. Sau đó chúng ta để cho nước khô hẳn rồi mới đến công đoạn tiếp theo.

Trong giai đoạn lau này, bạn nhất thiết cần dời hết mọi loại hồ sơ, máy móc ra để lau cho thật sạch sẽ.

Kiểm tra tình trạng chung

Sau khi lau xong, bạn kiểm tra chung lại tình hình tủ kệ xem kệ lưu còn chắc chắn không, có bị rỉ sét ở kệ sắt hay mối mọt ở kệ gỗ không để tìm cách khắc phục.

Kế đó kiểm tra lại các loại thiết bị trong kho lưu chứng từ như máy thông khí, các loại máy móc chuyển dụng khác để thực hiện sữa chữa hay bảo trì nếu có hư hỏng.

Sắp đặt lại kho lưu

Cuối cùng, sau khi đã thực hiện vệ sinh xong kho lưu, chắc chắn mọi thứ đã đảm bảo thì chúng ta sắp xếp lại các loại hồ sơ vào trong kệ chứa thật ngăn nắp và đúng theo thứ tự.Vậy là xong hết tất cả mọi công toàn cần thiết để chúng ta thực hiện vệ sinh kho lưu.

Hi vọng qua bài viết này, các bạn sẽ được bổ sung thật đầy đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện vệ sinh kho lưu của mình thật hoàn hảo. Ngoài ra, hãy liên hệ ngay với chúng tôi nếu có bất kì thắc mắc gì liên quan đến kho bãi, và đừng quên ghé thăm website của chúng tôi tham khảo dịch vụ khi cần thuê kho lưu trữ chất lượng bậc nhất HCM nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/

Nguyên nhân chúng ta cần sử dụng dịch vụ lưu chứng từ
Tìm hiểu về dịch vụ lưu hồ sơ pháp lý trong kinh doanh
Menu
1800 9224