Công việc lưu trữ hồ sơ tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại hoàn toàn không như bạn nghĩ. Mọi một doanh nghiệp và nhà quản trị phải có một phương pháp hay phương tiện lưu trữ hiệu quả và tốt nhất cho công việc của họ. Giúp bảo quản hồ sơ để các cấp quản trị có thể sử dụng được một cách lâu dài trong những khi cần thiết. Vậy phương pháp thường áp dụng và có kết quả nhanh chóng là những phương pháp nào. Và việc lưu trữ giữa hồ sơ cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp có gì khác biệt.
Những phương pháp lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả
Với các lưu trữ hồ sơ dữ liệu cá nhân thì cần phải cho vào bìa kẹp hồ sơ có tên riêng biệt ở ngoài để dễ dàng tìm kiếm và không phải mất quá nhiều thời gian khi cần đến. Ngoài tên tuổi thì còn phải có những thông tin cơ bản liên quan. Chắc chắn bên trong mỗi bộ hồ sơ phải có sự sắp xếp gọn gàng và theo một trình tự nhất định nào đó. Thường thì dự vào khoảng thời gian từ gần nhất đến xa nhất để lưu trữ. Với các loại hồ sơ hỗn hợp thì phải sắp xếp theo vần các mẫu tự để có thể truy tìm dữ liệu một cách dễ dàng.
Ghi chú trong việc lưu trữ
Còn với trường hợp hồ sơ bị trùng tên hoặc phát sinh một cách liên tục thì tốt nhất là bạn nên phân loại theo từng giai đoạn thời gian cụ thể. Có thể đặt mã phụ sau tên, hoặc là nên sử dụng các bìa hồ sơ có màu để phân biệt hồ sơ khác nhau điều đó giúp bạn không lẫn lộn và dễ dàng lấy chúng khi cần thiết. Việc làm ăn của các doanh nghiệp với những bản hợp đồng liên tục cùng 1 dự án thì việc bảo quản là vô cùng quan trọng chúng quyết định sự phát triển của công ty trong tương lai rất lớn vì thế công việc lưu trữ này là hoàn toàn cần thiết.
Hệ thống lưu trữ thông thoáng
Vấn đề bảo quản phải tuyệt đối bảo mật và tránh hư hại do côn trùng và môi trường phá hoại. Có thể là do chuột hoặc hơi ẩm trong không khi làm hư hỏng tài liệu. Nhòe chữ không còn có thể đọc được hoặc rách do côn trùng và các động vật có hại gây ra. Vì vậy cần phải diệt các loại có hại này nếu như muốn hồ sơ của bạn được bảo vệ một cách an toàn. Hệ thống bảo vệ cũng vô cùng cần thiết bình chữa cháy và những vật dụng cần thiết luôn được chuẩn bị sẵn sang khi có tình huống xảy ra bất cứ lúc nào cũng có thể giải quyết một cách kịp thời.
