Lưu trữ đám mây là gì- có an toàn và hiệu quả không

Lưu trữ đám mây là gì? Có nên lưu trữ đám mây không? Là thắc mắc của rất nhiều người, đặc biệt là những người không rành về công nghệ. Hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu rõ về công cụ lưu trữ này và tìm hiểu xem có phù hợp với chúng ta hay không. Thời đại công nghệ ngày nay ngày càng phát triển. Mọi thứ đều hiện đại hoá trong công việc lưu trữ cũng thế.

Lưu trữ đám mây rất phổ biến và đa số các bạn trẻ đều sử dụng nó như một kho lưu giữ liệu trực tuyến riêng cho mình. Các dữ liệu, hồ sơ của doanh nghiệp thay vì chỉ lưu vào máy tính như ngày trước thì hiện nay đã dần chuyển thành lên công cụ như google drive. Hình ảnh cá nhân thì lưu trên Flickr, cloud,… Chúng ta có thể hiểu nôm na đó là lưu trữ đám mây hay còn gọi là Cloud Storage.

>>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói quận 1, quận 2, quận 3

Lưu trữ đám mây là gì

Lưu trữ đám mây là gì? Lưu trữ này chỉ việc lưu dữ liệu, hồ sơ, hình ảnh, các file mềm vào một dịch vụ của nhà cung cấp bất kì. Chúng ta có thể lưu giữ, kiểm soát và chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai một cách đơn giản nhất. Ở bất cứ nơi đâu, thời điểm nào chỉ cần kết nối với internet chúng ta có thể dễ dàng quản lý tài liệu.

Các dữ liệu sẽ được chúng ta quản lý dễ dàng. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ lưu trữ đám mây và họ không có quyền truy vấn hay kiểm soát tài liệu của chúng ta nếu chúng ta không cho phép. Với các dịch vụ này chúng ta có thể dễ dàng truy cập bằng điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay hoặc PC. 

Các dịch vụ lưu trữ được nhiều người sử dụng là:

• Google drive: Lưu file, văn bảng, trang tính, hình ảnh…
• Droxbox: Lưu tài liệu, ảnh, video,…
• Onedrive: thường sử dụng ở các máy dùng hệ điều hành windown.
• Fshare: rất nổi tiếng ở Việt Nam.

>>> Bài viết bạn nên đọc: 

• Gợi ý cách lưu trữ hình ảnh như thế nào cho hiệu quả
• Chia sẻ tất cả kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ nhân viên
• Cách sắp xếp lưu chứng từ kế toán Lưu Hồ Sơ

Có nên lưu trữ đám mây không

Vậy có nên lưu trữ đám mây không? Chúng ta cùng điểm qua những ưu và khuyết điểm dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về lưu trữ đám mây nhé.

Lợi ích của sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây

• Tiết kiệm chi phí: Các dịch vụ lưu trữ này thường tốn rất ít chi phí. Một số dịch vụ gần như không tốn chi phí. Với bộ nhớ siêu khủng chúng ta có thể thoải mái dùng nó để lưu trữ tài liệu. Thay vì trước đây phải tốn chi phí mua ổ cứng, bộ nhớ…
• Dễ dàng thao tác và kiểm soát: Chúng ta có thể cấp quyền xem, chỉnh sửa cho mọi người hoặc tài khoản cụ thể. Những hành động chỉnh sửa, thao tác đều được lưu lại và kiểm soát dễ dàng.
• Hạn chế rủi ro: Nếu máy tính chúng ta gặp sự cố thì không hề ảnh hưởng đến dữ liệu.

Những nhược điểm của lưu trữ đám mây

Những dịch vụ, sản phẩm bất kỳ đều có ưu điểm và khuyết điểm riêng. Do đó chúng ta nên tìm hiểu thật kỹ xem có phù hợp với doanh nghiệp mình không. Sau đây là một số khuyết điểm của dịch vụ này và tìm hiểu xem có nên lưu trữ đám mây không?

• Chỉ lưu file mềm. Với những hồ sơ, văn bản trên mặt giấy tờ chúng ta cần phải chuyển thành file mềm, số hoá nó mới có thể lưu trữ. Như vậy có thể sẽ phải tốn một khoảng thời gian và nhân lực để tiến hành chuyển đổi.
• Phụ thuộc vào internet. Trong những trường hợp không thể truy cập internet chúng ta sẽ không thể nào thao tác, tìm kiếm tài liệu được. Hoặc trong khoảng thời gian mạng lưới internet có vấn đề cũng sẽ lảm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của chúng ta trên đó.

Gợi ý phương thức thay thế

Đối với các hồ sơ, giấy tờ dưới dạng file mềm thì sử dụng lưu trữ đám mây sẽ là sự lựa chọn vô cùng hoàn hảo. Tuy nhiên với các hồ sơ dưới dạng văn bản thì không phải là ý hay. Chúng ta có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ kho hồ sơ của Lưu Hồ Sơ.

Với hệ thống kho chất lượng cao chúng ta có thể an tâm khi lưu trữ. Đặc biệt các loại hồ sơ văn bản trên mặt giấy tờ dễ dàng lưu trữ.

Lưu Hồ Sơ đã đạt được chứng nhận ISO về cách áp dụng tốt các tiêu chuẩn về quản lý hồ sơ. Quy trình xuất nhập nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo tài liệu chúng ta sẽ không bị thất lạc. Phần mềm quản lý hồ sơ hiệu quả và hệ thống an ninh, phòng chống các rủi ro luôn được thực hiện tốt.

Chúng ta nên lựa chọn cách lưu hồ sơ thật phù hợp với doanh nghiệp mình. Hoặc bạn có thể chọn cả 2 cách lưu dữ liệu này với những dữ liệu quan trọng của công ty để đảm bảo an toàn và hiệu quả. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn lựa chọn được dịch vụ nào thật sự phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ của chúng tôi hãy liên hệ qua thông tin cuối bài nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

• Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
• Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
• Website: http://luuhoso.com/

Nguồn: http://luuhoso.com/lien-he/