Ngày này, công tác lưu trữ hồ sơ chứng từ cũng như thông tin đã được đơn giản hóa nhờ hình thức lưu trữ điện tử dựa trên những công nghệ lưu trữ hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ lưu trữ chúng ta dần loại bỏ được những phương pháp lưu trữ bị động và truyền thống và bạn cũng không còn cần phải đau đáo với những phương thức bảo quản mệt nhọc, luôn đề phòng tình trạng hỏa hoạn làm mất dữ liệu và tốn kém nhiều chi phí quản lý.
>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM
Theo đó bạn chỉ cần bảo mật thật, ngăn chặn người ngoài xâm nhập trái phép những việc còn lại bạn không cần phải bận tâm. Cũng chính vì thế mà phương pháp lưu trữ điện tử đang là một trong những vấn đề cấp bách cần được phổ cập rộng rãi trong công tác lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ điện tử
Những lý do nên chuyển đổi tài lại bằng hình thức lưu trữ điện tử
Sự xuất hiện của lưu trữ điện tử, giúp cho tài liệu điện tử được mọi người dễ dàng khai thác, giúp cho hoạt động quản lý và những công việc hành chính trở nên nhanh chóng, tìm kiếm dễ tiết kiệm về mọi mặt. Tạo được sự kết nối giữa các cá nhân và giữa các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý, dễ dàng thống nhất và đồng bộ giữa các chi nhánh.
>>> Bài viết liên quan:
- Giải quyết tài liệu còn tích đống chưa được xử lý tại các cơ quan Nhà nước
- Cách bố trí, sắp xếp kệ nhà lưu trữ hồ sơ sao cho an toàn gọn gàng
- Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
Song song đó, nếu xét về tính an toàn dữ liệu thì gần như là tuyệt đối vì các công nghệ lưu trữ hiện nay đều được hỗ trợ rất nhiều tính năng cũng như phần mền bảo mật, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu, đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”).
Việc lưu trữ tài liệu điện tử sẽ giúp giảm thiểu được phần lớn không gian kho lưu trữ so với tài liệu giấy, hạn chế được tình trạng thuê kho lưu trữ hồ sơ đang diễn ra tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Ngoài ra, sử dụng lưu dữ liệu điện tử cho phép tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc in ấn, chi phí vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao, đảm bảo an toàn tài liệu…
Tuy nhiên một rào cản của tài liệu điện tử là, những văn bản của tài liệu điện tử thì không có tính pháp lý, vì những tài liệu pháp lý bạn có thay đổi và chỉnh sửa chúng bất cứ điều gì mà không để lại dấu vết.
Như vậy với bài viết trên dịch vụ lưu trữ chứng từ hồ sơ – Lưu Hồ Sơ tin rằng bạn đã phần nào có thêm những kiến thức về Lưu trữ điện tử cho doanh nghiệp và lựa chọn phương pháp lưu trữ giúp hoạt động hiệu quả hơn. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn: http://luuhoso.com/
