Giá trị hợp đồng xây dựng dựa trên giá trị dự toán ban đầu, những dự toán thường không được diễn ra chính xác tuyệt đối. Do đó, việc tính đến sự chênh lệch dự toán và điều chỉnh giá hợp đồng cho phù hợp là điều thường xuyên xảy ra trong các hợp đồng xây dựng công trình. Bên cạnh đó, thì cùng một thời điểm mà có quá nhiều hợp đồng đang được triển khai nên các bạn khó có thể theo dõi sát sao được hình thực hình của từng hợp đồng và dễ dẫn đến tình trạng tranh chấp, xung đột hay mâu thuẫn giữa các bên bên od không thực hiện được đúng như những gì cam kết trong hợp đồng gây ảnh hưởng đến thời gian thực hiện hợp đồng cũng như tiến độ thi công. Chính vì vậy, để có thể giảm được những rủi ro hay những sự cố có thể phát sinh ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình quản lý hợp đồng cũng như cách lưu trữ hồ sơ hợp đồng.
Phân công nhiệm vụ quản lý hợp đồng cho cá nhân cụ thể, rõ ràng
Để có thể tránh việc quản lý hồ sơ một cách chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau thì các doanh nghiệp cần phải có sự phân công cụ thể cho từng cá nhân tham gia vào từng công đoạn như quá trình thực hiện hợp đồng từ soạn, dự thảo, thỏa thuận, kí kết cho đến thanh toán, bàn giao, thanh lý hợp đồng,..
Phân công từng cá nhân cụ thể khi lưu hồ sơ
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hợp đồng theo danh mục, khoa học để tiện cho việc tìm kiếm
Sẽ vô cùng khó khăn khi các bạn quản lý cùng lúc một số lượng lớn các hợp đồng đang trong quá trình thực hiện. Do đó, các bạn cần có một sự phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hợp đồng một cách hợp lý nhất, khoa học nhất để có thể thuận tiện cho việc tìm kiếm hợp đồng được nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện khi các bạn cần đến.
Xem xét kỹ tính pháp lý của bản hợp đồng
Một bản hợp đồng luôn được đảm bảo tính pháp lý khi người kí kết có tư cách pháp nhân để có thể chịu trách nhiệm được với những điều khoản đã kí kết. Để có thể tránh được những tình trạng rủi ro tranh chấp khi xảy ra hợp đồng kí kết với người thật sự chưa đủ thẩm quyền và chưa đủ cơ sở pháp lý để đưa ra pháp luật giải quyết thì đây là một vấn đề cực lớn mà các doanh nghiệp cần lưu ý trước khi thực hiện kí kết hợp đồng cần xem xét.
Biết cách lưu trữ hồ sơ hợp đồng
Tìm hiểu, đánh giá khả năng thực hiện hợp đồng của bên đối tác
Một vấn đề nữa mà các doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu để có thể đảm bảo được hợp đồng thực hiện đúng như yêu cầu thì các doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kĩ năng lực, khả năng thực hiện hợp đồng của một số đối tác. Một số đối tác không có năng lực thực hiện hợp đồng đó thì việc ràng buộc bằng hợp đồng chỉ là sự lãng phí. Do đó, việc đảm bảo được yếu tốt này có thể giúp bạn đảm bảo sự thành công của hợp đồng được kí kết.
Cùng với những vấn đề đã nêu trên thì việc chọn một giải pháp phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý, theo dõi hợp đồng thực hiện dễ dàng hơn và hiệu quả hơn là điều vô cùng cần thiết.
