Lý do tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ?

Tất cả các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước đều phải có bộ phận lưu hồ sơ, việc này ảnh hưởng đến tương lai, giúp bạn phòng trừ được những rủi ro bất ngờ.

Công tác lưu giữ hồ sơ là gì? Đây là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp, phân loại, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ
Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ

Bạn mới mở doanh nghiệp và không nắm rõ lý do tại sao cần phải lưu giữ cũng như quản lý tất cả các tài liệu, chứng từ hay vật mang tin. Hãy cùng Vinamoves tham khảo các lý do điển hình sau đây, để từ đó bạn sẽ thấy những lợi ích cũng như sự cấp thiết của việc này.

Đánh giá được hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp

Căn cứ các tư liệu lưu trữ đã được tập hợp, thống kê từ quá khứ đến hiện tại, bạn sẽ dễ dàng biết được doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp mình. Đây được xem là những con số tài chính quan trọng và hết sức giá trị. Và bạn sẽ đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh trong những năm vừa qua là tốt hay kém.

Dự báo được tương lai, định hướng phát triển kinh tế

Bạn đã có sẵn một kho dữ liệu vô cùng giá trị từ công tác lưu hồ sơ, nhờ những số liệu được thu thập trước đó, bạn có thể dễ dàng phân tích, dự báo được những con số tương lai. Để từ đó, bộ phận quản lý đưa ra được những kế hoạch sản xuất, chiến lược kinh doanh phát triển doanh nghiệp sao cho phù hợp với tình hình thực tại, cũng như hợp xu hướng thời đại.

Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ
Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ

Xử lý công việc nhanh gọn, hiệu quả

Khi bạn cần thông tin để xử lý dữ liệu, nếu chẳng may, bạn không lưu giữ hồ sơ trước đó hoặc những tư liệu liên quan một cách cẩn trọng và thông minh thì thời gian để bạn có kết quả báo cáo với ban quản lý sẽ khá lâu. Không những vậy, yếu tố thời gian và chất lượng sẽ kéo theo hiệu quả làm việc của bạn bị giảm sút. Nên việc lưu trữ hồ sơ là việc vô cùng cấp thiết.

Bằng chứng cho các cơ quan kiểm tra

Trường hợp cơ quan thuế, bộ phận thanh tra và kiểm toán kiểm tra hoạt động, sự minh bạch của doanh nghiệp hàng năm hoặc đột xuất, bắt buộc bạn phải luôn có sẵn tài liệu để chứng minh. Số liệu, tư liệu đã có, bạn dễ dàng giải thích với các cơ quan điều tra trong những sự vụ, đặc biệt là các sự vụ mang tính rủi ro.

Chuyển giao thông tin tốt trong trường hợp bất khả kháng

Khi nhân viên trong bộ phận nghỉ bệnh, chuyển đổi bộ phận công tác hoặc nghỉ việc, bạn rất khó để nắm bắt được các thông tin mà người ấy đã và đang xử lý. Nhờ vào các hồ sơ lưu giữ trước đó, bạn nhanh chóng được chuyển giao mọi tư liệu, từ đó thụ lý nhanh hơn, hiệu quả hơn và không làm chậm trễ quá trình hoạt động sản xuất.

tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ
Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ

Thực hiện đúng theo quy định nhà nước

Theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/07/2012, và Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về “Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” (ban hành ngày 03/06/2011) thì việc lưu trữ hồ sơ là bắt buộc.

Một số tài liệu càng để lâu, giá trị càng cao

Có những hồ sơ, tư liệu bạn để càng lâu thì càng giá trị, ví dụ như cổ phiếu, tiền tệ cổ. Nên việc lưu giữ chúng đúng cách, đúng thời hạn biết đâu sẽ mang lại lợi ích lớn, sự may mắn cho bạn.

tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ
Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ

>> Tham khảo bài viết: Tìm đơn vị tư vấn dịch vụ lưu hồ sơ chuyên nghiệp tại tp. Hồ Chí Minh

Tóm lại, việc lưu giữ hồ sơ khá là quan trọng và cấp thiết. Hoạt động này sẽ giúp bạn phòng tránh được những rủi ro không cần thiết, cũng như giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, tạo nên giá trị cho tương lai. Vinamoves cũng đã và đang thực hiện tốt công tác này, nếu bạn muốn biết cách thực hiện ra sao, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.

Cách sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý nhất
Phương tiện và thiết bị lưu trữ kho hồ sơ thế nào thì chất lượng?
Menu
1800 9224