Mẹo lưu chứng từ và hồ sơ một cách khoa học

Dù rằng hiện nay, công nghệ lưu chứng từ đã mang đến nhiều giải pháp cho các doanh nghiệp, cơ quan trong việc cất giữ hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, đối với nhiều giấy tờ, hồ sơ và chứng từ không thể mã hóa lưu trữ trên hệ thống, buộc bạn phải lưu trữ truyền thống.

Và đối với việc lưu giữ hồ sơ truyền thống như thế có rất nhiều vấn đề nảy sinh và vô cùng cực khổ để quản lý. Do vậy, trong bài viết lần này Vinamoves xin chia sẻ với mọi người những mẹo vặt lưu trữ hồ sơ, giấy tờ một cách khoa học nhất.

>>> Tham khảo thêm: 

Hệ thống kho bãi lưu chứng từ của Vinamoves

Hệ thống kho bãi lưu chứng từ của Vinamoves

Đối với nhiều lĩnh vực hoạt động, công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ khách hàng, chứng từ hợp đồng,.., từ ngày này sang ngày khác là công việc không thể tránh khỏi và đây cũng là gánh nặng không nhỏ đối với doanh nghiệp, nhất là đối với người quản lý. Phân loại và sắp xếp hòa sơn một cách khoa học là điều rất quan trọng và không phải bất kỳ ai cũng đủ khả năng thực hiện tốt được điều này. Để có cách sắp hồ sơ, chứng từng thật sự theo một nguyên tắc khoa hoặc bạn cần phải tiến hành theo những trình tự sau:

Bố trí, thiết kế phòng lưu chứng từ đúng chuẩn

Tùy thuộc vào số lượng hồ sơ mà doanh nghiệp bạn phải tiếp nhận mỗi ngày và nhà kho lưu trữ mà sẽ có một cách thiết kết tủ kệ đựng hồ sơ riêng biệt. Khó có thể giải thích rõ cho bạn thế nào thiết kế tủ kệ đựng hồ sơ sau cho phù hợp nhưng chắc hẳn bạn sẽ biết  cách thiết kế sao cho tiết kiệm không gian trong phòng.

Hệ thống lưu trữ chứng từ

Hệ thống lưu trữ chứng từ

Phân loại hồ sơ, lưu chứng từ

Theo luật nhiều hồ sơ, giấy tờ kinh doanh có thể lưu trữ lên đến cả chục năm thậm chí là nhiều hơn thế, đấy là những giấy tờ quan trọng cần được bảo quản thật chu đáo. Do vậy tình trạng không đủ kho chứa là chuyện rất bình thường. Nếu gặp phải vấn đề này thì doanh nghiệp bạn có thể tìm kiếm cho mình một dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ để được giải quyết vấn đề .

Nhân viên Vinamoves đang thực hiện sắp xếp chứng từ

Nhân viên Vinamoves đang thực hiện sắp xếp chứng từ

Để phân loại và lưu chứng từ bạn cần dành thời gian để vẽ ra một mô hình bố trí phân loại hồ sơ, hồ sơ bạn phụ trách gồm những phân loại nào, trong phân loại đó gồm những phân loại nhỏ nào, dự trù thêm một ngăn tạm gọi là ngăn dự trù cho những hồ sơ quan trọng ít khi đụng đến.

Sắp xếp hồ sơ, chứng từ

Sau khi đã định hình được những phân loại hồ sơ, điều kế tiếp là sắp xếp hết tất cả các hồ sơ sao cho dễ tìm và tìm nhanh nhất có thể. Có nhiều cách sắp xếp hồ sơ thường thấy như:

+ Sắp xếp theo thời gian được lưu trữ: sử dụng giấy note bút xóa để ghi chú giúp bạn dễ nhớ hơn.

+ Sắp xếp theo mẫu tự chữ cái

+ Theo tính chất hồ sơ: hồ sơ quan trọng hay không, nếu quan trọng thì đặt một ngăn bên trong hạn chế đụng đến, không quan trọng và có thể hủy trong thời gian ngắn thì để bên ngoài. Hồ sơ đã được giải quyết, hòa sơ chưa được giải quyết…

Kho lưu chứng từ của Vinamoves

Kho lưu chứng từ của Vinamoves

Tùy thuộc vào lĩnh vực mà bạn sẽ có thể nghĩ ra cho mình một cách sắp xếp lưu chứng từ hợp lý nhất dành cho bạn.

Bên cạnh đó bạn có thể kết hợp với những phương tiện hỗ trợ như máy Scanner và máy tính lưu trữ một bản sao dưới dạng tập tin, đặt tên hoặc ghi chú cho file scan ấy sao cho dễ dàng tìm thấy bản gốc ở bên ngoài. Chẳng hạn bạn có thể ghi file được scan là vị trí lưu bản gốc như cột số 5, kệ số 5, ngăn tủ thứ 10, như thế cũng khá tiện lợi phải không nào. Phù hợp cho những người không có trí nhớ tốt.

Bảnh giá cho thuê cho lưu chứng từ tại Vinamoves

Bảng giá dịch vụ cho thuê kho của Vinamoves
Kho chứa hàng
1 Tháng Liên hệ
3 Tháng Liên hệ
6 Tháng Liên hệ
12 Tháng Liên hệ
Trên 12 tháng Liên hệ
Kho lưu trữ hồ sơ
1 Tháng Liên hệ
3 Tháng Liên hệ
6 Tháng Liên hệ
12 Tháng Liên hệ
Trên 12 tháng Liên hệ

Với những chia sẻ như trên Vinamoves mong sẽ có thể giúp cho bạn có thể giải quyết được những vấn đề thường gặp trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm một nơi cung ứng dịch vụ cho thuê kho lưu chứng từ xin hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi.

THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trụ sở chính: B6 Khu biệt thự Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
VPĐD: 247 Lê Văn Thịnh, Phường Cát Lái, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 098 278 88 80 – (+84)28 6258 9547 – (+84)28 6258 9548 – 1800 9224
Email: info@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/

Biên tập vởi Trâm Anh
Nguồn http://luuhoso.com/lien-he/

Phương tiện vận chuyển hồ sơ chuyên nghiệp của Lưu Hồ Sơ
Nghề làm công tác lưu trữ – Nghề hi sinh thầm lặng
Menu
1800 9224