Đối với những người làm hành chính văn phòng thì vấn đề lưu trữ chứng từ, hồ sơ luôn phải được sắp xếp cũng như là quản lý lưu trữ một cách bảo mật và an toàn. Đây là một điều vô cùng quan trọng vậy phải sắp xếp và lưu trữ như thế nào cho khoa học nhất. Đúng nghĩ với việc lưu chứng từ thì bạn có thể lưu trong file hoặc trong tủ cho tiết kiệm được không gian. Việc bảo quản là vô cùng quan trọng của doanh nghiệp hay một tổ chức nào và nhu cầu cũng như phương pháp quản lý khoa học để có thể dễ dàng tìm kiếm một cách nhanh chóng.
Phân loại hồ sơ khi lưu trữ dữ liệu văn phòng
Bạn có thể sử dụng tủ hồ sơ có nhiều ngăn để lưu trữ nếu có nhiều ngăn thì sẽ phù hợp với kích thước của từng loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn nên dán giấy bên ngoài để có thể dễ dàng phân loại theo từng bộ phận một cách dễ dàng và tìm kiếm. Tùy vào nhu cầu sử dụng và lưu trữ mà bạn nên lựa chọn tủ cho phù hợp có thể là sử dụng hồ sơ treo tường. Trong một văn phòng có không gian nhỏ thì bạn có thể treo hồ sơ trên tường một cách dễ dàng. Đây là loại tủ có thể tiết kiệm khộng gian một cách hiệu quả với một mức giá phù hợp và không quá đắt đỏ so với nhu cầu lưu trữ hồ sơ quan trọng.
Làm gì với hồ sơ lưu trữ
Việc sử dụng những mẫu giấy ghi chú để dán lên mặt ngoài của túi hồ sơ giúp bạn kiểm tra một cách dễ dàng và nhanh chóng mỗi khi cần. Đây chính là công đoạn phân loại hồ sơ nếu như bạn cứ để chúng chồng chất và lẫn lộn vào nhau thì sẽ rất khó phân loại để tìm kiếm. Việc thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ sẽ làm cho bạn mất rất nhiều thời gian và làm cho công việc trỡ nên trì trệ không thể như mong muốn. Chính vì vậy mà các công ty luôn tìm cách lưu trữ một cách khoa học. Phương pháp sắp xếp khoa học thì có thể tiết kiệm thời gian một cách nhanh chóng và tốt nhất là bạn nên sắp xếp theo thứ tự một cách khoa học.
Lưu trữ như thế nào cho khoa học
Sắp xếp theo thời gian là một cách mà nhiều công ty hay làm khi lưu trữ hồ sơ việc này giúp bạn kiểm soát tài liệu một cách dễ dàng qua từng thời điểm nhất định. Sẽ dễ dàng tìm kiếm và khi biết rõ thời điểm bởi có ghi chú thời gian một cách rõ ràng trong hồ sơ. Ngoài ra việc sắp xếp theo tính chất công việc cũng rất cần thiết. Hồ sơ nào chưa giải quyết và giải quyết những loại hồ sơ nào rồi để có thể kiểm tra và lưu trữ một cách khoa học.
