Mục lục:
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính là quản lý file lưu hồ sơ nhân sự thật khoa học và hợp lý.
Tất cả doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ vẫn phải lưu trữ các file lưu hồ sơ nhân sự, bao gồm các giấy tờ tài liệu gốc và file lưu trên máy vi tính. Vậy những nguyên tắc cần phải nắm rõ khi lưu trữ File hồ sơ nhân sự? Tìm hiểu cùng Lưu Hồ Sơ trong bài viết dưới đây.
>>> Bài viết cùng chủ đề:
Tại sao phải quản lý File lưu hồ sơ nhân sự
Quản lý tốt file lưu hồ sơ nhân sự sẽ tạo nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trên rất nhiều phương diện khác nhau, cụ thể như:
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ nhân sự tức là doanh nghiệp đang thực hiện đúng theo quy định của pháp luật;
- Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về vấn đề pháp lý khi có các cơ quan chức năng kiểm tra về hoạt động kinh doanh của công ty;
- Doanh nghiệp sẽ nắm rõ các thông tin về nhân sự, giúp quản lý nhân viên tốt hơn. Đồng thời có thể đưa ra nhiều chiến lược nhân sự mới dựa vào hồ sơ của nhân viên đó như dựa vào thời gian công tác, năng lực nhân viên, bảng xử phạt khen thưởng… người quản lý sẽ phát huy được khả năng lãnh đạo và cách dùng người đúng trong nhiều tình huống.
- Doanh nghiệp sẽ dễ dàng giải quyết những tranh chấp với nhân sự trong thời gian làm việc. File lưu hồ sơ nhân sự có những giấy tờ quan trọng có thể làm bằng chứng nếu sự việc đưa ra pháp luật.
Nguyên tắc cần phải nắm rõ khi lưu trữ File hồ sơ nhân sự
File lưu hồ sơ nhân sự phải đầy đủ giấy tờ
File lưu hồ sơ nhân sự phải đầy đủ giấy tờ liên quan tới nhân viên đó:
- Đối với lao động đang trong thời gian thử việc: hồ sơ sẽ bao gồm những giấy tờ như đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch; Giấy CMND/ CCCD photo công chứng; Giấy tờ bằng cấp photo công chứng; Visa lưu trú còn hạn ( đối với người nước ngoài);
- Đối với lao động dưới 15 tuổi: hồ sơ bao gồm CMND/ CCCD/ hộ chiếu photo có công chứng của người đại diện pháp luật cho nhân sự dưới 15 tuổi; Văn bản cho phép người đại diện pháp luật có thể giao kết hợp đồng của người lao động dưới 15 tuổi;
- Hồ sơ nhân sự nhân viên chính thức: Ngoài những giấy tờ trong thời gian thử việc, lao động chính thức cần bổ sung thêm những giấy tờ sau:
- Hợp đồng lao động chính thức có đầy đủ chữ ký của hai bên;
- Các khoản bảo hiểm doanh nghiệp thực hiện với người lao động;
- Phụ lục hợp đồng lao động;
- Tất cả những quyết định thăng chức, tăng lương cho người lao động sẽ được đưa quyết định nội bộ doanh nghiệp;
- Các giấy tờ phát sinh phải có đầy đủ chữ ký của hai bên và yêu cầu có 2 bản;
Các file lưu hồ sơ nhân sự phải đi kèm đầy đủ với hồ sơ lương của lao động khi cơ quan thuế kiểm tra quyết toán. Ngoài ra, bộ hồ sơ cũng cần phải đầy đủ những thông tin sau: loại hình lao động; Quy chế lao động; Quy chế về lương, thưởng phạt; Hình thức trả lương…
Lưu trữ hồ sơ nhân sự theo đúng thời gian quy định
File lưu hồ sơ nhân sự đều phải được lưu trữ xuyên suốt trong quá trình lao động làm việc và công tác tại doanh nghiệp, chúng gắn liền với quá trình hoạt động của toàn bộ công ty. Không những thế, bộ hồ sơ nhân sự sẽ phải được lưu ít nhất 5 năm kể từ khi nhân viên chính thức chấm dứt hợp đồng lao động.
Nguyên tắc khi lưu file hồ sơ nhân sự trên máy tính
Hồ sơ nhân sự không chỉ được lưu file giấy tờ trong kho lưu chứa mà cũng cần phải hệ thống trên các Folder trong máy tính. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn lưu file nhân sự trên máy tính hợp lý:
- Phân chia các giấy tờ trong năm thành nhóm lớn, rồi phân cấp thành các nhóm nhỏ hơn( tùy theo sự sắp xếp của các doanh nghiệp). Tuy nhiên hồ sơ nhân sự chỉ nên phân từ 3 – 4 cấp, tránh phân quá nhiều dẫn đến rối mắt và mất nhiều thời gian tìm kiếm;
- Những thư mục quan trọng cần thay đổi Icon tạo điểm nhấn như Thư mục nhân viên ưu tú, xuất sắc của năm…; Có thể tạo mật khẩu với những mục quan trọng và cần được an toàn;
- Tổ chức File lưu hồ sơ nhân sự theo năm: Toàn bộ file nhân sự sau khi kết thúc một năm cần được giải nén để nhẹ file và làm rộng bộ nhớ lưu trữ. Lưu các file nén từng năm vào một không gian riêng để tránh thất lạc và dễ quản lý;
Có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự
Cùng với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm hỗ trợ quản lý file hồ sơ nhân sự cũng được ra đời để giảm nhẹ gánh nặng cho doanh nghiệp. Ngoài việc lưu file, quản trị nhân sự, những phần mềm hỗ trợ còn có thể chấm công, tính lương tháng, tính bảo hiểm xã hội, thuế Thu nhập cá nhân…
Tùy theo nhu cầu, năng lực, cơ cấu doanh nghiệp để quyết định có sử dụng phần mềm lưu file hồ sơ doanh nghiệp hay không.
Trên đây là những nguyên tắc cần phải nắm rõ khi lưu trữ File hồ sơ nhân sự, dịch vụ lưu trữ hồ sơ Lưu Hồ Sơ mong rằng bạn sẽ thực hiện tốt công việc
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
- Website: http://luuhoso.com/lien-he
- Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Tác giả Thanh Hương
Nguồn: Lưu Hồ Sơ
