Nhu cầu lưu trữ hồ sơ an toàn ngày nay liệu có dễ thực hiện

Mục lục:

Tổng quan về nhu cầu lưu trữ hồ sơ hiện nay

Trong các lĩnh vực kinh doanh hiện nay, bất cứ lĩnh vực gì đều cần phải thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ. Lưu hồ sơ là công đoạn cất giữ các loại hồ sơ có giá trị mà chúng ta hiện nay chưa cần sử dụng nhưng trong tương lại và chúng ta cần cất giữ chúng cho tới lúc đó và sử dụng. Tuy nhiên việc lưu trữ hồ sơ dữ liệu không chỉ đơn giản là đem chúng cất vào trong các loại tủ kệ như cách thông thường mà chúng ta còn cần cả công đoạn.

>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 7, quận 8, quận 9 TPHCM

Hệ thống kho lưu chuẩn của Vinamoves

Như đã đề cập khi kinh doanh chúng ta phát sinh rất nhiều loại hồ sơ. Nếu chúng ta không cất giữ chúng an toàn, để thất lạc hay mất mát chúng ta sẽ phải chịu trách nhiệm rất lớn nếu như đó là các loại hồ sơ quan trọng hay sẽ rất phiền phức nếu đó là các loại hồ sơ dạng đối chiếu. Chưa kể nếu chúng ta sắp xếp chúng không cẩn thận thì khi tìm kiếm rất khó khăn và mất thời gian.

Vậy khi lưu hồ sơm tại sao chúng ta cần chú trọng đến tính an toàn cao đến như vậy.

>>> Bài viết liên quan:

Vì sao cần độ an toàn khi lưu trữ hồ sơ

Các loại hồ sơ nằm trong hệ thống kho lưu hồ sơ (http://luuhoso.com/kho-luu-tru-chung-tu.html) của chúng ta thường chia ra nhiều loại. Có rất nhiều loại hồ sơ cần độ bảo mật và an toàn rất cao như hồ sơ chi tiết hợp đồng. Các dự án đang thực hiện…. Với các loại hồ sơ này chúng ta không chỉ cần bảo quản chúng thật tốt mà còn phải đảm bảo độ bảo mật của chúng sao cho thật cao để dễ dàng mang lại cho chúng ta sự yên tâm.

Ngoài ra độ an toàn mà chúng ta đề cập còn là chất lượng của các loại hồ sơ khi lưu trữ. Có nhiều loại hồ sơ có thời gian lưu rất lâu, vài năm hoặc thậm chí đến hàng chục năm. Và các loại hồ sơ này khi thực hiện lưu trữ bạn cần phải đảm bảo độ nguyên vẹn của chúng. Tức là khi cần chúng phải còn tốt, không được để hư hao do các yếu tố khách quan hay làm thất lạc do quá lâu…

Các yêu tố cần có để lưu trữ hồ sơ an toàn

Vậy, để có thể lưu trữ hồ sơ thật an toàn chúng ta có những yếu tố nào cần để tập trung quan tâm. Dựa vào nội dung lý do vì sao chúng ta cần giữ hồ sơ an toàn chúng ta có các yếu tố chính cần thực hiện trong công tác lưu trữ hồ sơ của mình sau đây.

Thứ nhất chính là tính bảo mật. Các loại hồ sơ quan trọng phải được đặt ở khu vực riêng, có khóa an toàn, có camera giám sát đảm bảo chỉ có người có quyền xử lý, truy xuất với các loại hồ sơ này mới có thể thực hiện các công đoạn truy xuất hồ sơ khác nhau. Thứ hai chính là môi trường quản lý hồ sơ phải thật tốt, đảm bảo khi lưu lâu năm, hồ sơ không bị hư hỏng, biến dạng, giữ nguyên được tính hiệu lực.

Và cuối cùng là khâu vận hành, quản lý hồ sơ thật hợp lý để khi cần truy xuất bất cứ loại hồ sơ nào ở bất cứ thời điểm nào chúng ta đều có thể truy xuất một cách thật dễ dàng và thật nhanh chóng để mang lại cho các điều kiện lưu trữ của chúng ta sự an toàn và tiêu chuẩn. Từ đó chúng ta thấy rằng chỉ trong công đoạn lưu trữ hồ sơ thôi mà việc thực hiện là hoàn toàn không dễ dàng. Vậy có cách nào để giúp chúng ta lưu trữ hồ sơ tốt hơn không.

Dịch vụ lưu trữ- cách để lưu hồ sơ an toàn nhất

Sử dụng các gói dịch vụ lưu trữ hồ sơ hoàn hảo từ những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ ngày nay chính là một trong những hình thức lựa chọn hoàn hảo nhất, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu lưu trữ hồ sơ hiện nay của chúng ta. Một trong những yếu tố tiện lợi mà nhà cung cấp dịch vụ đem lại cho các bạn chính là yếu tố tối ưu về sự đầu tư và thời gian thực hiện.

Lưu trữ hồ sơ

Chẳng hạn như khi không sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ. Bạn cần phải tự mình xây dựng một hệ thống kho lưu riêng, vận hành chúng. Mất rất nhiều thời gian và tiền bạc cho các công đoạn về lưu trữ này. Khi các bạn sử dụng dịch vụ thì bạn có thể được cung cấp ngay mà không bỏ vốn đầu tư.

Giới thiệu về độ an toàn của dịch vụ lưu trữ hồ sơ – Lưu Hồ Sơ

Từ đó chúng ta ngày nay khi có nhu cầu lưu trữ hồ sơ chỉ cần chọn một công ty dịch vụ cho thuê kho uy tín như Lưu Hồ Sơ là được.

Sự đầu tư hoàn hảo về cơ sở hạ tầng, kho lưu và hệ thống lưu trữ hoàn hảo chính là một trong những yếu tố đã làm nổi bật tên thương hiệu của chúng tôi. Với khả năng phục vụ mọi hình thức về lưu trữ hồ sơ thật trọn vẹn. Lưu Hồ Sơ đã đem lại cho khách hàng rất nhiều sự lựa chọn để có thể hoàn thành công tác lưu trữ hồ sơ, chứng từ khi kinh doanh của mình một cách tiêu chuẩn, an toàn nhất và ngày nay dịch vụ của chúng tôi luôn là lựa chọn số 1 của nhiều khách hàng.

Để biết thêm chi tiết về dịch vụ lưu trữ hồ sơ, chứng từ chất lượng giá rẻ của chúng tôi, hãy liên hệ thông tin bên dưới nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/