Những cách thức để có thể lưu hồ sơ, chứng từ thật chuẩn

Mục lục:

Lưu trữ hồ sơ chứng từ là gì

Lưu hồ sơ rất vất vả

Các loại hồ sơ và chứng từ phát sinh trong quá trình kinh doanh và vận hành các hệ thống buôn bán thì luôn luôn được phát sinh, số lượng mà chúng phát sinh hàng ngày, hàng tháng còn tùy thuộc vào hình thức kinh doanh của chúng ta. Từ đó nhu cầu để bảo lưu các loại hồ sơ, chứng từ này mà chúng ta còn gọi là lưu hồ sơ là một trong những hình thức chúng ta cần ưu tiên để thực hiện cho thật tốt.

Vậy thì tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ ngày nay như thế nào, và có phải nhất thiết khi chúng ta kinh doanh đều cần dành riêng ra cho mình một công tác lưu hồ sơ thật chất lượng và hoàn thành thật tốt công tác này hay không.

Qua bài viết hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu chung về tầm quan trọng của lưu hồ sơ.

>>>> Có thể bạn cần: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

Tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ chứng từ

Thức sự thì công tác lưu chứng từ và hồ sơ trong kinh doanh rất là quan trọng. có thể hiện nay, một số hồ sơ và tài liệu chúng ta không có nhu cầu sử dụng như các bản thảo dự án đã từng thực hiện, các hồ sơ của khách hàng đã ký kết. Tuy hiện tại các loại hồ sơ này không còn nhiều giá trị để sử dụng. Tuy nhiên, trong tương lai không xa chúng ta cũng cần phải sử dụng lại trong nhiều tình huống cho đến khi nào nó hoàn toàn không còn giá trị.

Từ đó mà công tác bảo lưu hồ sơ của chúng ta rất là quan trọng. Chúng ta cần quan tâm và thực hiện chúng sao cho thật chuẩn để từ đó chúng ta có thể thực hiện thật tốt công việc kinh doanh của mình khi mà mỗi lúc cần thiết, các loại hồ sơ này đều được truy xuất dễ dàng và còn nguyên vẹn.

>>> Bài viết có thể bạn quan tâm:

Làm thế nào để lưu trữ hồ sơ thật tốt

Kho lưu hồ sơ

Để có một cách thức lưu trữ hồ sơ thật tốt, đó là vấn đề chung của toàn thể các doanh nghiệp và chúng ta hiện nay sẽ có hai phương pháp để lưu trữ hồ sơ cho chúng ta đó chính là xây dựng kho lưu thật chuẩn và và sử dụng kho lưu chuyên nghiệp từ các dịch vụ cho thuê kho lưu chuyên nghiệp.

Từ đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các hình thức này và tự lựa chọn cho mình một hình thức phù hợp nhất với nhu cầu lưu kho của chúng ta để từ đó chúng ta có thể lựa chọn cho mình một hình thức thật chính xác.

Tự xây kho lưu chuẩn

Tự xây dựng kho lưu chuẩn chính là một hình thức chúng ta tự đầu tư hoàn toàn cho công tác lưu trữ hồ sơ của mình. Từ xây, tự thiết kế kho lưu trữ cho chúng ta để phù hợp với nhiều mục đích lưu trữ khác nhau và đương nhiên chúng ta sẽ phải tự tổ chức ra một bộ phận chuyên về văn thư lưu trữ cho mình. Tự tối ưu kho lưu cho mình. Vậy thì từ đó, chúng ta cũng sẽ có nhiều mặt cần tối ưu và cũng sẽ có nhiều hạn chế như sau:

Những điều cần làm để tối ưu kho lưu

Để tối ưu kho lưu, chúng ta phải xây dựng một hệ thống kho đủ rộng phục vụ cho mục đích lưu trữ hồ sơ. Kèm theo dó chính là các điều kiện tiêu chuẩn như môi trường kho lưu phải thật tốt, quá trình sắp xếp và bảo quản hồ sơ thật tốt dể giúp cho các loại hồ sơ được lưu trữ bên trong các kho lưu này luôn đạt được những điều kiện tiêu chuẩn nhất và còn phải đầu tư thêm các nhân viên thực hiện chăm sóc và bảo quan kho lưu thường xuyên.

Hạn chế khi sử dụng kho lưu tự xây dựng

Mặc dù với lợi thế tự cung cấp theo nhu cầu, các kho lưu mà chúng ta tự xây dựng cũng có khá nhiều mặt hạn chế chẳng hạn như là tốn quá nhiều chi phí đầu tư cho cơ sở vật chất và nguồn nhân lực đầu vào. Mỗi tháng chi phí chúng ta bỏ ra dể vận hành kho lưu, bảo dưỡng, vệ sinh và trả lương cho các nhân viên văn thư cũng khá cao. Ngoài ra khi số lượng hồ sơ vượt quá sức chứa của kho lưu thì chúng cũng nảy sinh ra rất nhiều mặt hạn chế.

Sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp là hình thức mà bên cung cấp dịch vụ tự lo các yếu tố lưu trữ mà chúng ta chỉ cần trả tiền cho gói dịch vụ mình sử dụng hàng tháng ở một mức cố định. Các dịch vụ trên có ưu điểm như sau:

Cần nhiều yếu tố để hoàn thiện kho lưu

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Chúng ta không cần tốn kém quá nhiều chi phí đầu tư bạn đầu như xây dựng kho lưu về cơ sở vật chất cũng như về mặt nhân sự. Tất cả mọi yếu tố về bảo quản, vận hành lưu kho chúng ta đều được cung cấp toàn diện từ phí cung cấp dịch vụ vì thế chúng ta sẽ có thể hoàn thành các chỉ tiêu này thật tốt và hoàn hảo.

Những trường hợp nào cần sử dụng dịch vụ lưu kho

Từ đó nếu như bạn cần lưu trữ hồ sơ mà chúng ta không có điều kiện nhiều để xây dựng và quan lý kho lưu thì hình thức dịch vụ lưu trữ sẽ rất hoàn hảo và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu thiết yếu đó cho chúng ta một cách toàn diện nhất.

Những cách thức lưu chứng từ, hồ sơ thật chuẩn vừa được Lưu Hồ Sơ chia sẻ trong bài viết, hy vọng có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong công tác lưu hồ sơ. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về việc lưu hồ sơ hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin bên dưới hoặc hãy liên hệ khi cần dịch vụ lưu trữ chứng từ hồ sơ giá rẻ chất lượng từ chúng tôi nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/

Nguồn:http://luuhoso.com/