Trong công tác lưu hồ sơ của chúng ta, chúng ta có rất nhiều yếu tố cần thiết khi thực hiện để hoàn thành chúng một cách trọn vẹn và chính vì thế mà ngày nay công nghệ lưu trữ hồ sơ số liệu cũng đã phát triển một cách nhanh chóng. Chẳng hạn như khi xưa khi chúng ta lưu trữ hồ sơ thì công việc dò tìm các loại hồ sơ cần truy xuất một cách thủ công là một việc làm rất tốn kém về thời gian nhưng hiện nay thì điều này lại vô cùng dễ dàng.
>>> Có thể bạn cần: Dịch vụ lưu hồ sơ chứng từ trọn gói giá rẻ chất lượng tốt nhất Tp Hồ Chí Minh.
Truy xuất hồ sơ qua máy tính
Tại các dịch vụ lưu trữ hồ sơ hay các công ty lớn, hiện nay họ áp dụng chế độ lưu trữ hồ sơ thông minh áp dụng thêm cả khả năng lưu trữ và cập nhật của máy tính để có thể tiết kiệm thời gian và tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng nhờ vào khả năng sắp xếp hồ sơ một cách vô cùng khoa học trên máy tính nó giúp cho chúng ta tiết kiệm được một khoảng thời gian rất lớn. Sau đây chúng ta cùng nhau tìm hiểu về cách thức sắp xếp hồ sơ này nhé.
>>> Bài viết liên quan:
- Những nhọc nhằn khi thực hiện tự lưu hồ sơ
- Tầm quan trọng của công tác bảo quản hồ sơ nhân viên công ty
- Những nguyên do khiến hồ sơ lộn xộn khó truy xuất
Tìm hiểu cách thức lưu hồ sơ công nghệ mới
Ngày nay khi chúng ta thực hiện lưu hồ sơ hay hủy hồ sơ đều được thực hiện một cách khá dễ dàng theo những bước sau. Thứ nhất chúng ta xây dựng các kệ lưu với mã số đầu ví dụ khu A lưu trữ các hồ sơ với mã số đầu là A và kệ TL lưu trữ hồ sơ tài liệu với mã số từ 001 đến dài hơn và chúng ta lưu các thông số này vào máy tính với chú tích là tên của các loại tài liệu và ngày tháng lưu.
Với máy tính, lưu hồ sơ dễ dàng hơn
Khi đã thực hiện xong công việc này khi chúng ta cần lưu bất cứ loại tài liệu hay hồ sơ nào chúng ta chỉ cần cập nhất thông tin chi tiết của chúng vào máy tính qua các file lưu trữ và để đó. Lúc cần truy xuất chỉ cần một thao tác search về tên tài liệu đó chúng ta sẽ có được vị trí cụ thể của loại hồ sơ này nằm ở khu nào, kệ nào và ở vị trí hàng thứ mấy, lúc này chỉ cần đến đúng nơi là có thể dễ dàng lấy được loại hồ sơ mà chúng ta cần tìm và truy xuất, thật dễ dàng đúng không nào.
Và nhờ vào khả năng lưu trữ này, ngày nay với các kho lưu trữ rộng lớn với hàng trăm kệ lưu trữ hồ sơ chúng ta cũng chỉ cần mất một chút ít thời gian đi đến là có thể lấy được hồ sơ cần thiết cũng như gom nhóm để tiến hành hủy bỏ các loại hồ sơ không còn cần thiết ví dụ như nhóm hồ sơ về khách hàng đã bỏ hợp đồng và chúng ta không cần lưu trữ nữa đó là một công việc hoàn toàn dễ dàng.
Những thông tin cung cấp trong bài hy vọng hữu ích cho bạn. Ngoài ra hãy theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những thông tin hữu ích khác về lưu hồ sơ chứng từ nhé. Liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin liên hệ bên dưới khi cần sử dụng dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM nhé.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
Địa chỉ: B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6258 9547 – 028 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com
Website: http://luuhoso.com/lien-he/
Nguồn:http://luuhoso.com/
