Những điều cần biết về số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp là một biện pháp cực kì hiệu quả để doanh nghiệp có thể tiết kiệm được không gian lưu trữ, tăng cường tính bảo mật cho tài liệu của doanh nghiệp. 

Số hóa tài liệu lưu trữ đang được rất nhiều doanh nghiệp thực hiện do có nhiều ưu điểm. Mặc dù, có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp nhưng vẫn hiểu hết về hình thức này. 

Vậy nên bài viết này, Lưu Hồ Sơ sẽ chia sẻ về số hóa tài liệu lưu trữ và những điều cần biết về số hóa tài liệu lưu trữ.

>>> Có thể bạn quan tâm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 4, quận 5, quận, 6 TPHCM

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? 

Số hóa tài liệu lưu trữ là chuyển đổi từ dạng dữ liệu từ dạng văn bản sang những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và có thể lưu trữ. 

Hoặc có thể hiểu số hóa tài liệu lưu trữ chính là mã hóa dữ liệu đã lưu chứng từ, hồ sơ sang dữ liệu lưu trên máy tính. Số hóa dữ liệu đang là giải pháp hiệu quả và bảo mật hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

>>> Cập nhật thêm tin tức: 

• Hướng dẫn sắp xếp hồ sơ thật khoa học và hiệu quả
• Các yếu tố nào quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ?
• Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng chuẩn nhất

Ưu điểm của số hóa dữ liệu: 

• Bảo quản dữ liệu tốt hơn khi lưu dưới dạng văn bản giấy (không bị nhăn, dễ rách,…)
• Tính bảo mật thông tin cao hơn 
• Mang tính tiện lợi vì dễ chia sẻ 
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu 
• Tiết kiệm không gian diện tích lưu trữ cho doanh nghiệp

Và còn rất nhiều ưu điểm khác từ việc số hóa tài liệu cho doanh nghiệp, Lưu Hồ Sơ khuyên rằng nếu doanh nghiệp bạn nhỏ không có diện tích, hoặc là doanh nghiệp kinh doanh những sản phẩm cần bảo mật cao  thì nên chọn loại lưu trữ này. 

Xác định mục tiêu số hóa 

Trước tiên khi doanh nghiệp, tổ chức của bạn muốn số hóa tài liệu phải xác định rõ mục tiêu cũng như yêu cầu của việc số hóa tài liệu doanh nghiệp. Một số tiêu chí để xác định và lựa chọn số hóa tài liệu cho từng doanh nghiệp cụ thể phục thuộc vào: 

• Doanh nghiệp bạn muốn số hóa tài liệu gì? 
• Thời gian mà doanh nghiệp bạn muốn số hóa tài liệu.
• Mục đích chính khi thực hiện số hóa tài liệu của doanh nghiệp bạn là gì? (ví dụ: bảo mật thông tin, vận hành hiệu quả,….)
• Chất lượng tài liệu mà bạn muốn số hóa 
• Loại định dạng đầu ra mà tổ chức bạn yêu cầu là gì? (TIFF, JPEG, PD,…)
• Ngân sách dự kiến để thực hiện cho việc số hóa tài liệu là bao nhiêu? 

Sau khi đã xác định được mục tiêu và những yêu cầu về số hóa tài liệu bạn thực hiện số hóa tài liệu theo quy trình phù hợp.

 

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Theo Quyết định số 176/ QĐ-VTLTNN ngày 21/ 10/ 2011 cho hay, “quy trình số hóa lưu trữ tài liệu” sẽ được tiến hành theo 12 bước. Nhưng dựa vào mục tiêu mà tổ chức hướng tới cùng loại hình và yêu cầu riêng để xác định quy trình số hóa tài liệu của từng tổ chức khác nhau. Về cơ bản, có 5 bước để số hóa: 

Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã lựa chọn để thực hiện số hóa
Việc này rất quan trọng vì phải lựa chọn đúng để mang lại hiệu quả lưu trữ cũng như tiết kiệm thời gian và công sức.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Cần chuẩn bị thật kỹ tài liệu để tránh thiếu sót trong quá trình scan. Để đảm bảo quá trình chính xác và nhanh chóng bạn có thể phân loại tài liệu trước và xử lý tài liệu rách một cách khéo léo.
Bước 3: Bắt đầu scan và lập hệ thống hình ảnh và đặt tên file.
Đây là bước quan trọng nhất, ở bước này danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng vào tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata.
Bước 4: Kiểm tra
Bạn kiểm tra chất lượng của tài liệu được số hóa, nếu chưa đạt yêu cầu cần thực hiện lại.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ
Lưu ý cần bàn giao cả tài liệu gốc và tài liệu đã số hóa, tài liệu số hóa phải đảm bảo đầy đủ như tài liệu đã nhận ban đầu ở bước 1.

Bài viết thông tin về những điều cần biết về số hóa tài liệu lưu trữ mà Lưu hồ sơ muốn chia sẻ với các bạn. Chúc các bạn có thể thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ thành công cho doanh nghiệp mình, đồng thời nếu có bất kì thắc mắc gì về việc lưu trữ hồ sơ hãy liên hệ với chúng tôi Luuhoso – Dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ uy tín rất hân hạnh được phục vụ.

Thông tin liên hệ 

Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
Website: http://luuhoso.com/lien-he
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hường Ngô
Nguồn: http://luuhoso.com/